聘用档案员合同范本

聘用档案员合同范本1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX集团有限公司，住所地位于中国北京市朝阳区建国路88号XX大厦18层，法定代表人：张三，联系电话甲方系一家依法设立并有效存续的有限责任公司，主营业务包括企业档案管理、信息咨询服务及相关配套服务。甲方基于自身业务发展需要，就档案管理服务事宜，经友好协商，委托乙方提供专业档案员服务，双方根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，本着平等自愿、诚实信用的原则，达成如下协议。

甲方在档案管理领域具有丰富的行业经验，现有档案数量约XX万卷，涉及业务范围涵盖财务、人事、合同、技术等多个领域。为提升档案管理规范化水平，甲方经评估后决定引入外部专业服务，以优化档案整理、归档、存储及检索流程。甲方承诺将向乙方提供必要的档案管理权限及配套资源，确保乙方能够按照合同约定履行服务义务。甲方对档案安全及保密性有严格要求，要求乙方严格遵守相关法律法规及行业规范，确保档案信息不被泄露或滥用。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX档案管理有限公司，住所地位于中国上海市浦东新区张江高科技园区科苑路88号XX科技园5号楼12层，法定代表人：李四，联系电话乙方系一家专业从事档案管理服务的机构，具备国家档案局颁发的档案服务机构资质，拥有专业的档案管理团队及先进的数字化存储系统。乙方基于自身专业能力及服务经验，同意接受甲方委托，提供档案员服务，双方经协商一致，达成如下协议。

乙方在档案管理服务领域深耕多年，已为多家大型企业提供过档案管理解决方案，积累了丰富的项目实施经验。乙方团队配备档案管理师、数字化工程师及行政人员共XX名，均持有专业资格证书，能够满足甲方多样化的档案管理需求。乙方承诺将严格按照甲方要求及国家相关标准，提供档案整理、分类、扫描、索引、存储及数字化加工等全方位服务，并确保服务过程符合ISO9001质量管理体系要求。乙方将配备专用设备及安全存储设施，保障档案实体及电子信息的安全。

双方合作背景及前提条件：

甲方作为一家综合性企业，在日常运营中积累了大量档案资料，但由于内部资源有限，档案管理工作的专业性和效率有待提升。为解决上述问题，甲方通过市场调研及需求分析，选择乙方作为档案管理服务提供商。乙方在档案管理服务领域具有显著优势，能够提供从档案整理到数字化转型的全流程服务，双方基于此合作基础，共同制定本合同，明确各自权利义务，确保合作顺利进行。

本合同范本中，甲方作为委托方，主要负责提供档案管理需求、配合乙方工作及支付服务费用；乙方作为服务提供方，主要负责履行档案员服务职责，确保服务质量及档案安全。双方合作的前提是：甲方需向乙方提供必要的档案管理权限及原始资料，乙方需按照合同约定提供专业服务，双方共同遵守法律法规及行业规范。本合同范本的制定，旨在通过明确双方权利义务，构建长期稳定的合作关系，促进档案管理工作的规范化、标准化及信息化发展。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的在于，由乙方为甲方提供专业的档案员服务，以帮助甲方实现档案管理工作的规范化、系统化及信息化，提升档案利用效率，并确保档案实体及信息安全。具体服务范围包括但不限于：

1.档案整理与分类：对甲方提供的档案进行系统性整理，按照档案类型、保管期限、形成时间等进行分类编目；

2.档案扫描与数字化：将纸质档案进行高精度扫描，生成数字化图像文件，并建立电子索引数据库；

3.档案存储与管理：提供安全的实体档案存储环境，并对数字化档案进行备份及异地容灾管理；

4.档案检索与利用：建立档案检索系统，方便甲方按需查询利用档案信息，并提供档案借阅、复印等配套服务；

5.档案安全与保密：严格遵守国家及行业档案管理法规，采取物理隔离、技术加密等措施，确保档案信息安全；

6.档案规范指导：为甲方提供档案管理制度建设、人员培训等咨询服务，协助甲方完善档案管理体系。

本合同范围涵盖上述全部服务内容，双方应按照约定全面履行各自义务，确保合同目的得以实现。

第二条定义

1.档案员服务：指乙方根据本合同约定，为甲方提供的包括档案整理、分类、扫描、数字化、存储、检索、安全保护等在内的专业服务；

2.档案：指甲方在日常经营管理过程中形成的具有保存价值的各类文件、资料、图纸、照片等原始记录，包括但不限于纸质档案及电子档案；

3.数字化档案：指将纸质档案通过扫描等方式转换为电子图像文件，并建立索引数据库的档案信息；

4.保管期限：指根据国家档案法规及甲方档案管理制度，对档案划分的永久、长期、短期等不同保存年限；

5.档案检索系统：指乙方为甲方建立的，能够支持按关键词、时间、分类等多维度查询档案信息的数据库系统；

6.档案安全：指采取必要措施，防止档案实体损毁、丢失、泄密或被非法利用的状态。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务：

（1）甲方有权要求乙方按照本合同约定提供档案员服务，并对服务质量进行监督和检查；

（2）甲方有权根据自身需求，对乙方提供的服务内容、标准及进度进行调整，但应提前书面通知乙方；

（3）甲方有权要求乙方对服务过程中接触到的甲方档案信息承担保密义务，不得泄露或用于合同约定范围之外的目的；

（4）甲方应向乙方提供必要的档案管理权限，包括但不限于档案库房钥匙、信息系统访问权限、档案交接手续等，确保乙方能够顺利开展服务；

（5）甲方应按照本合同约定，按时足额向乙方支付服务费用，逾期支付应承担违约责任；

（6）甲方应保证所提供档案的真实性、完整性，并对档案内容负责，乙方仅对档案整理、数字化等操作过程负责；

（7）甲方应配合乙方进行档案盘点、质量验收等工作，并及时反馈意见建议；

（8）甲方应建立档案管理制度，并对乙方人员进行必要的工作指导，确保双方合作顺畅；

（9）甲方应妥善保管档案管理相关资料，包括电子及纸质文档，并确保在合同终止后及时回收或销毁乙方工作成果；

（10）甲方在合同履行过程中，如需变更服务内容或增加服务范围，应与乙方协商一致，并签订补充协议。

2.乙方的权力和义务：

（1）乙方有权按照本合同约定，向甲方收取服务费用，并要求甲方按时支付；

（2）乙方有权要求甲方提供必要的工作条件，包括但不限于档案库房、设备设施、信息系统等，甲方应予以配合；

（3）乙方应组建专业的档案管理团队，配备具备相应资质及经验的服务人员，确保服务质量符合合同约定及行业标准；

（4）乙方应严格按照档案管理规范，对甲方档案进行整理、分类、扫描、数字化等操作，确保工作质量及档案安全；

（5）乙方应建立完善的档案管理制度及操作流程，并定期进行内部培训，提升服务能力；

（6）乙方应对服务过程中接触到的甲方档案信息承担保密义务，制定保密措施，防止信息泄露或被滥用，未经甲方书面同意，不得向任何第三方披露；

（7）乙方应建立档案数字化成果备份机制，并采取异地容灾等措施，确保档案信息安全；

（8）乙方应建立档案检索系统，并确保系统稳定运行，方便甲方按需查询利用档案信息；

（9）乙方应配合甲方进行档案盘点、质量验收等工作，并根据甲方反馈及时改进服务；

（10）乙方应配备专用设备及安全存储设施，确保档案实体及数字化信息的安全，防止损毁、丢失或被篡改；

（11）乙方应建立服务报告制度，定期向甲方汇报工作进展、存在问题及改进措施，并接受甲方监督；

（12）乙方在合同履行过程中，如遇服务人员变动或工作条件变化，应及时通知甲方，并采取措施确保服务不中断或质量不受影响；

（13）乙方在合同终止后，应根据甲方要求，将未完成的服务工作继续完成，并将相关工作成果及资料交还甲方，并配合甲方进行档案管理工作的交接；

（14）乙方应遵守国家及行业档案管理法规，确保服务过程合法合规，并承担因违反法规而产生的法律责任；

（15）乙方应建立客户档案，详细记录服务过程、工作成果及双方沟通情况，以备查验。

第四条价格与支付条件

1.服务费用：甲方同意向乙方支付档案员服务费用，具体金额根据服务范围及工作量确定。首期服务费用为人民币XX万元整（￥XXXXXX），包含档案整理、分类、扫描、数字化、存储及检索系统建设等全部服务内容；后续年度服务费用为人民币XX万元整（￥XXXXXX），自合同生效次年起每年支付一次。最终结算金额根据实际完成工作量及双方确认的服务报告确定，多退少补。

2.支付方式：甲方应通过银行转账方式将服务费用支付至乙方以下指定账户：

开户名称：XX档案管理有限公司

开户银行：XX银行XX支行

银行账号：XXXXXX

3.支付时间：首期服务费用应在合同签订后XX日内支付；后续年度服务费用应在每年合同生效日的XX日内支付。乙方应在收到款项后向甲方开具等额发票。甲方逾期支付服务费用，每逾期一日，应按逾期支付金额的XX‰向乙方支付违约金，逾期超过XX日，乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方支付全部应付费用及违约金。

4.费用调整：如因甲方需求增加导致服务范围扩大或工作量显著增加，双方应在协商一致的基础上，另行签订补充协议，对服务费用进行调整。乙方因国家政策变化、原材料价格波动等非自身原因导致成本增加的，可向甲方提出费用调整请求，并提供相关证明文件，双方协商确定调整幅度。

第五条履行期限

1.合同有效期：本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期为XX年，自XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日止。合同期满前XX个月，如双方均有意继续合作，应另行签订续期合同。

2.服务启动：乙方应在收到甲方首期服务费用并完成相关准备工作后XX日内开始提供档案员服务。

3.项目节点：本合同项下的档案员服务分为两个阶段：

（1）初期实施阶段：乙方负责完成档案的全面整理、分类、扫描及数字化索引建立，预计在合同生效后XX个月内完成；

（2）持续维护阶段：自初期实施阶段结束后，乙方负责档案的日常管理、维护、更新及提供档案检索利用服务，直至合同期满。

4.临时服务：对于甲方提出的紧急档案处理需求，乙方应在收到请求后XX小时内响应，并尽快安排人员处理，相关费用由双方另行协商确定。

5.合同终止：合同期满或双方协商一致，或因本合同约定的解除条件成就，合同终止。合同终止后，乙方应在XX日内完成工作成果的移交，并配合甲方进行档案管理工作的交接，直至甲方确认无误。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）甲方未按时支付服务费用的，除按照第四条约定支付违约金外，若逾期超过XX日，乙方有权暂停服务，直至甲方付清全部款项及违约金；逾期超过XX日，乙方有权单方解除合同，并要求甲方支付相当于XX期服务费用的违约金，并承担乙方因此遭受的损失。

（2）甲方未按约定提供必要的工作条件、档案权限或原始资料的，导致乙方无法正常履行服务的，甲方应承担由此造成的乙方人员窝工、设备闲置等损失，并赔偿乙方人民币XX万元整（￥XXXXXX）的违约金；若因此延误服务进度，乙方完成服务的日期相应顺延，甲方仍需按原计划支付服务费用。

（3）甲方要求乙方变更服务内容或增加服务范围未提前书面通知或未经乙方书面同意的，由此产生的额外费用由甲方承担；若变更或增加内容导致乙方工作难度显著增加或超出原合同范围，双方应就费用及履行方式重新协商，若协商不成，乙方有权拒绝变更或增加，甲方仍需按原合同约定支付费用。

（4）甲方因保管不善导致已移交或正在合作处理的档案损毁、丢失或信息泄露的，甲方应承担全部赔偿责任，包括但不限于修复费用、信息损失赔偿等，乙方有权要求甲方支付相当于合同总金额XX%的违约金。

（5）甲方单方解除合同的，应向乙方支付相当于XX期服务费用的违约金，并赔偿乙方因此遭受的直接经济损失，包括但不限于已投入的人员成本、设备折旧等。

2.乙方违约责任：

（1）乙方未按约定提供档案员服务，或服务质量不符合合同约定及行业标准的，甲方有权要求乙方在XX日内整改，并赔偿由此造成的甲方损失；若整改后仍不合格，或乙方逾期未整改的，甲方有权要求乙方支付相当于当期服务费用XX%的违约金，并有权解除合同，乙方应退还甲方已支付但未提供对应服务的费用，并赔偿甲方因此遭受的损失。

（2）乙方因操作不当导致甲方档案实体损毁、丢失、篡改或信息泄露的，乙方应承担全部赔偿责任，包括但不限于修复费用、信息损失赔偿等，并赔偿甲方因此遭受的直接经济损失，赔偿金额不得低于人民币XX万元整（￥XXXXXX）。若违约行为构成犯罪的，乙方还应承担相应的刑事责任。

（3）乙方未按约定履行保密义务，泄露或滥用甲方档案信息的，应立即停止违约行为，并赔偿甲方全部损失，包括但不限于商业秘密损失、声誉损失等，违约金金额不低于人民币XX万元整（￥XXXXXX），甲方有权解除合同，并追究乙方的法律责任。

（4）乙方擅自暂停服务或提前终止合同的，应向甲方支付相当于XX期服务费用的违约金，并赔偿甲方因此遭受的损失；若因乙方原因导致甲方业务中断或产生额外费用的，乙方应承担全部责任。

（5）乙方交付的数字化档案成果存在严重质量问题，如图像清晰度不足、索引错误率超过XX%、系统不稳定无法正常使用等，甲方有权要求乙方在XX日内修复或更换，若乙方未能按时有效解决，甲方有权要求乙方支付相当于当期服务费用XX%的违约金，并有权解除合同，乙方应退还甲方已支付但未提供合格服务的费用，并赔偿甲方因此遭受的损失。

3.不可抗力免责：任何一方因不可抗力（如战争、自然灾害、政府行为等）导致无法履行或无法完全履行合同义务的，不承担违约责任，但应在不可抗力发生后XX日内通知对方，并提供相关证明文件，双方应根据不可抗力影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。因不可抗力造成的损失，双方各自承担。

4.赔偿限额：除非本合同另有约定或法律另有规定，任何一方在本合同履行过程中，因其违约行为给对方造成损失的，赔偿金额应以违约方实际损失为限，包括直接损失和可预见的间接损失，但赔偿总额不应超过合同总价款的XX倍。双方均应采取合理措施防止损失扩大，若违约方未采取合理措施导致损失扩大的，不得就扩大的损失要求赔偿。

第七条不可抗力

1.定义：本合同所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于：地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律、法规的变更、政策的调整等）、流行病疫情、网络攻击、电力或通讯中断（非一方过错导致的）、以及双方在签订合同时无法预见的其他类似事件。

2.通知与证明：任何一方因不可抗力而无法履行或无法完全履行本合同义务时，应立即通知对方，并在不可抗力发生之日起XX日内，向对方提供有效的事故证明文件（如政府部门公告、新闻报道、保险理赔证明等）。通知和证明的及时性是主张不可抗力免责条件的必要前提。

3.责任免除：遭遇不可抗力的一方，根据不可抗力的影响，部分或全部免除责任。不可抗力影响消除后，应立即恢复履行合同义务，但履行期限可相应顺延。因不可抗力导致的合同履行障碍或延迟，双方互不承担违约责任。

4.合同解除：如不可抗力持续影响合同履行超过XX日，且通过双方努力仍无法克服，或导致合同目的无法实现的，受影响一方有权书面通知对方解除本合同。合同解除后，双方应就合同履行情况及费用结算进行协商，已产生的不可归责于双方的损失，应相互补偿。

5.不可抗力条款独立性：本合同不可抗力条款的适用，不影响合同其他条款的效力。即使发生不可抗力，双方仍需履行保密、通知等附随义务。

第八条争议解决

1.协商：凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商的方式解决。协商应本着公平、合理的原则进行，由双方授权代表就争议事项达成一致意见，并签署书面备忘录或补充协议。

2.调解：若双方协商未能解决争议，可共同选择第三方调解机构进行调解。调解应遵循自愿、公平、中立的原则。经调解达成一致协议的，双方应签署调解协议书，调解协议书经双方签字后具有合同约束力。

3.仲裁：若协商或调解无法解决争议，或双方在合同签订时已明确约定仲裁，则任何一方均有权将争议提交至XX仲裁委员会（或其他双方约定的仲裁机构），按照该仲裁机构的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。仲裁地点为XX市。仲裁过程中，除非仲裁机构另有规定，双方应承担各自的仲裁费用，但因仲裁机构错误或故意行为导致的费用由该机构承担。

4.诉讼：除上述仲裁条款约定外，任何一方亦有权按照中华人民共和国相关法律规定，向有管辖权的人民法院提起诉讼。若选择诉讼方式，原则上应向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼，除非双方另有明确书面约定。诉讼过程中，双方应相互提供有关证据材料，并承担各自的法律诉讼费用，除非法院判决或调解书明确由对方承担。

5.争议解决效力：无论采用何种争议解决方式，各方均应遵守并履行最终达成的解决方案（无论是协商一致、调解协议、仲裁裁决还是法院判决）。任何一方不得就同一争议事项再行向对方或第三方提出任何形式的诉讼、仲裁或索赔，除非该争议解决方案被确认无效或无法执行。

第九条其他条款

1.通知：本合同项下的所有通知、请求、要求或其他通信，均应以书面形式作出，并通过专人递送、挂号信、传真、电子邮件或本合同约定的其他方式进行。通知应在送达时视为有效送达。任何一方变更联系方式或地址，应提前XX日书面通知对方，否则按原地址发送的通知视为有效送达。

2.合同变更：对本合同的任何修改、补充或变更，均须经双方授权代表签署书面文件方能生效。任何口头约定或非书面形式的变更均不具法律效力。

3.完整协议：本合同及其附件、补充协议、以及双方就此达成的所有口头或书面沟通，共同构成双方就本合同标的达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解或安排。

4.可分割性：若本合同任何条款被有管辖权的人民法院或仲裁机构认定为无效、非法或不可执行，该条款应被视为从本合同中删除，但本合同的其余条款应继续保持完全有效和约束力。

5.法律适用：本合同的订立