工程档案管理实施细则及流程

工程档案管理实施细则及流程一、总则（一）目的为规范工程档案管理，保障工程建设过程中形成的文件材料真实、完整、系统、有效，满足工程竣工验收、运维管理、质量追溯及后续改造的需求，根据国家相关规定，结合工程实际情况，制定本细则。（二）依据1.《建设工程文件归档规范》（GB/T____）；2.《科学技术档案工作条例》（国发〔1980〕302号）；3.《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T____）；4.工程建设项目相关合同及批复文件。（三）适用范围本细则适用于新建、扩建、改建的建筑工程、市政工程、轨道交通工程等项目的档案管理，涵盖从项目前期策划到竣工验收及运维阶段的全部文件材料。（四）基本原则1.真实性：档案内容必须真实反映工程建设实际情况，不得伪造、篡改；2.完整性：收集范围覆盖工程全生命周期，确保无遗漏；3.系统性：按工程逻辑关系分类整理，保持文件间有机联系；4.有效性：文件格式、签署、审批手续符合国家及行业规定；5.可追溯性：通过编码规则实现文件来源、流转、修改的全程追踪。二、工程档案管理实施细则（一）档案分类与编码1.分类体系工程档案按建设程序和专业属性分为6大类，每大类下细分至三级目录（示例如下）：一级分类二级分类三级分类前期文件项目审批文件可行性研究报告、批复勘察设计文件地质勘察报告、施工图施工文件地基与基础工程施工记录、检验批主体结构工程钢筋安装记录、混凝土报告监理文件监理规划监理大纲、规划监理实施文件监理日志、旁站记录竣工图建筑工程平面图、立面图安装工程给排水、电气系统图竣工验收文件验收管理文件竣工验收方案、会议纪要验收结论文件竣工验收报告、备案表运维文件运维记录设备运行日志、维修记录改造文件改造方案、验收记录2.编码规则采用“项目代码+阶段代码+类别代码+顺序号”的12位编码体系（示例：XXXM-____）：项目代码：项目名称拼音首字母（如“XX项目”为“XXXM”）；阶段代码：前期文件（01）、施工文件（02）、监理文件（03）、竣工图（04）、竣工验收文件（05）、运维文件（06）；类别代码：二级分类拼音首字母（如“地基与基础工程”为“DJJC”）；顺序号：三位阿拉伯数字（如001、002）。（二）文件材料收集1.责任主体与范围责任主体收集范围建设单位前期文件（项目审批、勘察设计）、竣工验收文件（验收方案、备案表）、运维文件（改造记录）施工单位施工文件（施工记录、检验批、隐蔽工程验收）、竣工图（施工图修改版）监理单位监理文件（监理规划、日志、旁站记录）、验收意见（分部工程验收结论）2.收集要求及时性：施工文件随工程进度同步收集（如检验批在验收后1日内收集，隐蔽工程记录在隐蔽前收集）；监理文件每月25日前整理当月资料；完整性：不得遗漏关键文件（如混凝土试块报告必须对应检验批，隐蔽工程记录必须有监理签字）；真实性：文件内容与工程实际一致，签署、审批手续齐全（如施工记录需项目经理、监理工程师签字）。（三）整理与组卷1.组卷原则按单位工程或分部工程组卷（如“XX楼地基与基础工程”为一个卷）；保持文件逻辑顺序（如施工文件按“施工准备→施工过程→验收”排列，监理文件按“规划→细则→日志→验收”排列）；卷内文件不跨类别（如施工记录与检验批同卷，不得混入监理文件）。2.卷内整理要求卷内目录：包含文件编号、名称、形成日期、页数、责任人（示例如下）；文件编号文件名称形成日期页数责任人XXXM-____地基与基础分部工程验收记录____1张三（项目经理）XXXM-____土方开挖检验批____2李四（施工员）备考表：说明卷内文件总数、修改情况（如“本卷共15页，无修改”或“第3页因笔误修改，修改人：王五，____”）；卷皮与装订：卷皮采用国家标准档案盒（尺寸：310mm×220mm×50mm），注明项目名称、卷号、类别、编制单位、编制日期；纸质文件用线装或胶装，不得用订书钉。（四）归档要求1.归档时间施工文件、监理文件：竣工验收后3个月内完成归档；前期文件、竣工验收文件：项目批复或验收后1个月内归档；竣工图：竣工验收前完成绘制，与施工文件同步归档。2.归档载体与份数纸质档案：原件1份（存建设单位），复印件2份（存施工、监理单位）；电子档案：与纸质档案同步归档，格式为PDF/A-1（长期可读取），元数据（如文件名称、形成日期、责任人）完整；声像档案：照片（JPEG格式，分辨率≥300DPI）、视频（MP4格式，码率≥10Mbps），注明拍摄时间、地点、内容（如“____，XX楼地基开挖，拍摄人：赵六”）。3.归档验收建设单位组织监理、施工单位进行归档验收，验收内容包括：1.文件真实性（与工程实际一致）；2.完整性（无遗漏关键文件）；3.规范性（分类、编码、组卷符合细则要求）；4.电子档案有效性（格式正确、元数据完整）。验收合格后，出具《工程档案归档验收证明》（附件1），作为竣工验收的必备资料。三、工程档案管理流程（一）前期准备（项目启动前）1.建设单位制定《工程档案管理方案》，明确分类编码规则、收集范围、归档要求；2.施工、监理单位成立档案管理小组（施工单位设专职档案员，监理单位设兼职档案员）；3.组织档案管理人员培训（学习GB/T____、本细则及档案软件操作）。（二）文件收集（工程建设期间）1.施工单位：每日收集施工文件（如施工记录、检验批），每周五整理；每月25日将当月资料交监理单位审核（审核内容：签字手续、内容真实性）；2.监理单位：每月整理监理文件（如监理日志、旁站记录），次月5日前交建设单位备案；3.建设单位：收集前期文件（如项目批复、勘察报告），及时归档。（三）整理组卷（竣工验收前）1.施工单位：按分类编码规则将施工文件组卷，编制卷内目录、备考表；绘制竣工图（用施工图修改，注明修改部位、日期、修改人）；2.监理单位：将监理文件组卷，核对施工文件与监理记录的一致性（如检验批与监理签字是否对应）；3.建设单位：整理前期文件、竣工验收文件，与施工、监理单位对接，确保资料齐全。（四）归档验收（竣工验收后3个月内）1.施工单位向建设单位提交《归档申请》（附件2）及组卷资料；2.建设单位组织监理、施工单位进行验收（验收标准见本细则2.4.3）；3.验收合格后，建设单位出具《归档验收证明》，施工单位将档案移交建设单位档案管理部门；4.验收不合格的，施工单位在15日内整改，重新提交验收。（五）保管利用（归档后）1.保管要求：纸质档案存入符合“八防”（防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防尘、防高温、防有害气体）要求的库房，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；电子档案存储在专用服务器（异地备份），采用PDF/A格式，定期检测可读性（每年1次）；声像档案存入光盘（一式2份），标注项目名称、拍摄日期，单独保管。2.利用要求：查阅档案需填写《档案查阅申请表》（附件3），经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅（不得带出库房）；复制档案需注明用途（如“工程改造参考”），经建设单位项目负责人批准；借阅档案需办理借阅手续（期限不超过15日），逾期需续借。四、保障措施（一）组织保障建设单位成立档案管理领导小组（组长：项目负责人；副组长：分管工程的副总经理；成员：各部门负责人、监理单位负责人、施工单位负责人），负责统筹档案管理工作；施工单位成立档案管理小组（组长：项目经理；副组长：技术负责人；成员：专职档案员、施工员、质检员），负责施工文件收集、整理；监理单位指定兼职档案员（由总监理工程师担任），负责监理文件管理。（二）制度保障建设单位制定《工程档案管理办法》《档案分类编码规则》《档案利用制度》《档案销毁制度》等文件，明确各环节要求；施工、监理单位根据建设单位制度，制定本单位档案管理实施细则（如《施工文件收集流程》《监理日志填写规范》）。（三）人员保障建设单位配备1名专职档案管理人员（要求：档案学本科以上学历，3年以上工程档案管理经验，熟悉GB/T____标准）；施工单位配备1名专职档案管理人员（要求：工程管理专科以上学历，2年以上档案管理经验，熟悉施工流程）；监理单位配备1名兼职档案管理人员（要求：具有监理工程师资格，1年以上档案管理经验，熟悉监理工作流程）。（四）技术保障建设单位购买档案管理软件（如“XX档案管理系统”），实现电子档案录入、检索、查询、统计功能；配备扫描仪（分辨率≥600DPI）、专用服务器（存储容量≥1TB）、光盘刻录机（用于电子档案备份）；电子档案采用异地备份（将电子档案复制到移动硬盘，存入建设单位异地库房），确保数据安全。五、附则（一）解释权本细则由建设单位负责解释。（二）修订与完善本细则每年修订1次（每年12月），根据工程实际情况调整分类编码规则、收集范围等内容。（三）未尽事宜本细则未涉及的内容，参照《建设工程文件归档规范》（GB/T_