酒店管理系统功能需求文档

酒店管理系统功能需求文档1.引言1.1文档目的本文档旨在明确酒店管理系统（HotelManagementSystem,HMS）的功能边界、非功能要求及数据规范，为系统开发、测试、部署及运维提供依据，确保系统满足酒店日常运营需求，提升管理效率与客户体验。1.2文档范围本需求覆盖酒店核心业务场景，包括：预订管理（在线/电话预订、修改/取消）；入住管理（身份验证、房卡发放）；房态管理（实时监控、状态更新）；客账管理（消费记账、结算支付）；客房服务（服务请求、清洁管理）；会员管理（注册、积分、等级权益）；报表统计（营收、房态、会员分析）；系统管理（权限、参数、日志）。1.3读者对象开发人员：依据需求实现系统功能；测试人员：设计测试用例，验证功能正确性；酒店管理人员：确认需求符合运营实际；运维人员：参考非功能需求部署与维护系统。1.4术语定义术语定义房态房间当前状态（空闲、已预订、已入住、维修中、脏房）预授权银行根据酒店请求冻结客人账户资金，用于担保入住或消费的操作入住率已入住房间数占酒店总房间数的比例（%）平均房价总客房收入除以已入住房间数（元/间）RBAC基于角色的访问控制（Role-BasedAccessControl），通过角色分配权限2.系统概述2.1系统目标效率提升：自动化处理预订、入住、结算等流程，减少前台人工操作；体验优化：支持移动端预订、电子房卡、个性化服务，提升客人满意度；数据驱动：通过报表统计分析房态、营收、会员行为，辅助管理层决策；安全可靠：保障客人信息与资金安全，符合法律法规要求。2.2应用场景场景描述前台接待客人到店后，前台完成身份验证、房卡发放、押金收取，快速办理入住客房运营客房人员通过系统接收清洁请求，标记房间状态，前台实时更新房态财务结算客人退房时，系统自动生成账单，支持多种支付方式，完成结算与预授权处理会员营销系统记录会员消费行为，发送个性化优惠信息，提升会员粘性与复购率2.3整体架构系统采用分层架构设计，分为三层：表现层：提供前台Web界面、移动端APP/小程序，支持客人与员工操作；业务逻辑层：实现核心业务功能（如预订、入住、结算），处理业务规则与流程；数据层：存储客人信息、房间信息、账单数据等，采用关系型数据库（MySQL）与缓存（Redis）提升性能。3.功能需求3.1预订管理模块3.1.1在线预订功能描述：客人通过移动端或官网选择入住/离店日期、房间类型，系统显示实时房价与房态，提交预订并完成支付（可选）。输入：入住日期、离店日期、房间类型、客人联系方式、支付信息（若需预付）。输出：预订确认短信/邮件（含预订号、房间信息）。处理逻辑：1.系统校验日期有效性（如离店日期≥入住日期）；2.检查所选房间类型是否有空闲房间；3.计算总费用（房价×天数+服务费）；4.若需预付，调用支付接口完成支付；5.生成预订记录，更新房态为“已预订”。3.1.2电话预订功能描述：前台员工根据客人电话请求，录入预订信息，生成预订记录。输入：客人姓名、联系方式、入住/离店日期、房间类型、特殊需求（如无烟房）。输出：预订记录（存储于系统）、客人确认短信（可选）。3.1.3预订修改/取消功能描述：客人通过在线或电话方式修改预订（如调整日期、房间类型）或取消预订，系统更新预订状态并通知客人。处理逻辑：修改预订：校验新日期/房间类型的可用性，更新预订记录，发送修改确认信息；取消预订：根据取消政策（如入住前24小时取消全额退款），退还押金或扣除手续费，更新房态为“空闲”。3.1.4预订确认功能描述：在线预订支付完成后，系统自动确认；电话预订需前台员工人工确认（如核实客人信息）。处理逻辑：确认后，预订状态更新为“已确认”，房态保持“已预订”。3.2入住管理模块3.2.1身份验证功能描述：前台员工读取客人有效身份证件（身份证、护照），系统自动填充客人信息（姓名、性别、出生日期），验证证件有效性（调用公安接口）。输入：有效身份证件信息。输出：客人信息（自动填充至入住表单）、验证结果（通过/不通过）。3.2.2房卡发放功能描述：支持实体房卡或电子房卡（移动端）发放，记录发放时间与方式。处理逻辑：实体房卡：前台通过读卡器写入房间信息，记录发放时间；电子房卡：系统向客人移动端发送电子钥匙，支持蓝牙开门。3.2.3押金收取功能描述：入住时收取押金，支持现金、刷卡、电子支付（如微信/支付宝）。输入：押金金额、支付方式。输出：押金凭证（打印或电子凭证）、预授权冻结（若采用预授权方式）。3.2.4入住登记功能描述：完成身份验证与押金收取后，系统生成入住记录，更新房态为“已入住”。处理逻辑：支持批量登记（团队入住），录入客人到店时间，关联预订记录（若有）。3.2房态管理模块3.2.1房态查询功能描述：前台员工可按楼层、房间类型、状态（空闲/已预订/已入住/维修中）查询实时房态。输入：查询条件（楼层、房间类型、状态）。输出：房态列表（显示房间号、状态、客人信息（若已入住））。3.2.2房态更新功能描述：系统自动或手动更新房态：自动更新：客人退房后，系统标记房间为“脏房”；维修完成后，自动更新为“空闲”；手动更新：前台员工可修改房态（如将“维修中”改为“已修复”）。处理逻辑：房态变更需记录操作人及时间，便于追溯。3.2.3维修管理功能描述：录入维修申请，指定维修人员，跟踪维修状态（待维修/维修中/已修复）。输入：房间号、维修类型（如空调故障、水管漏水）、维修人员。输出：维修记录（存储于系统）、维修状态提醒（通知前台与维修人员）。3.3客账管理模块3.3.1消费记账功能描述：前台或其他部门（如餐饮、洗衣房）录入客人消费（如餐饮、洗衣、迷你吧），关联房间号。输入：房间号、消费项目、金额、消费时间。输出：消费记录（关联至客人账单）。3.3.2账单查询功能描述：客人或前台员工可查询当前账单或历史账单，显示消费明细（项目、金额、时间）。输入：房间号、客人联系方式（客人查询时）。输出：账单明细（网页/移动端显示或打印）。3.3.3结算处理功能描述：客人退房时，系统自动生成总账单（房费+消费），支持多种支付方式（现金、刷卡、电子支付），完成结算。输入：房间号、支付方式、优惠券/积分（若使用）。输出：结算凭证（打印或电子）、预授权完成（扣除实际费用）。处理逻辑：1.计算总费用（房费+消费-优惠券/积分抵扣）；2.支持部分支付（如现金+电子支付）；3.结算完成后，更新房态为“脏房”，发送离店确认短信。3.3.4预授权管理功能描述：处理入住时的预授权冻结、退房时的预授权解冻与完成。处理逻辑：预授权冻结：入住时，调用支付接口冻结客人账户资金（金额等于押金）；预授权解冻：取消预订或退房时，解冻冻结的资金；预授权完成：结算时，扣除实际费用（如房费+消费），剩余资金解冻。3.4客房服务模块3.4.1服务请求功能描述：客人通过移动端或电话提交服务请求（如打扫房间、送行李、送矿泉水），系统自动分配给客房人员。输入：服务类型、房间号、请求时间。输出：服务工单（通知客房人员）、客人确认短信（如“您的打扫请求已收到，将在30分钟内处理”）。3.4.2清洁管理功能描述：客房人员完成清洁后，标记房间状态为“已清洁”，前台确认后更新房态为“空闲”。输入：房间号、清洁时间、清洁人员。输出：清洁记录（存储于系统）、房态更新提醒（前台）。3.4.3物品配送功能描述：录入配送物品（如毛巾、矿泉水），记录配送时间与签收人（客人或员工）。输入：房间号、物品名称、数量、配送人员。输出：配送记录（存储于系统）、客人签收确认（可选）。3.5会员管理模块3.5.1会员注册功能描述：支持线上（移动端）或线下（前台）注册会员，收集会员基本信息（姓名、联系方式、生日）。输入：会员姓名、联系方式、生日、注册渠道（线上/线下）。输出：会员卡号（或电子会员ID）、注册确认短信。3.5.2积分管理功能描述：记录会员消费积分，支持积分兑换与过期处理。处理逻辑：积分获取：每消费1元积1分（可配置），特殊活动（如生日当月）双倍积分；积分兑换：积分可兑换房间、餐饮、洗衣服务等，兑换后扣除相应积分；积分过期：每年年底清零未使用积分（可配置）。3.5.3等级权益功能描述：根据会员积分或消费金额划分等级（如银卡、金卡、钻石），享受不同权益。等级规则（示例）：银卡：积分≥1000分，享受9折房费优惠、免费矿泉水；金卡：积分≥5000分，享受85折房费优惠、免费早餐、优先预订；钻石：积分≥____分，享受8折房费优惠、免费升级房间、延迟退房（至14点）。3.5.4会员营销功能描述：系统分析会员消费行为，发送个性化营销信息（如生日祝福、优惠活动）。处理逻辑：生日提醒：会员生日前3天发送短信，赠送生日优惠券（如房费8折）；消费提醒：会员消费后发送短信，告知当前积分与等级；活动推送：酒店推出新活动时，向会员发送短信或APP通知。3.6报表与统计模块3.6.1房态报表功能描述：生成每日/每周/每月房态报表，显示房间占用率、空闲率、维修率。输出：报表内容（日期、总房间数、已入住房间数、空闲房间数、维修房间数、占用率、空闲率、维修率）。3.6.2营收报表功能描述：生成每日/每周/每月营收报表，显示总收入、各部门收入（客房、餐饮、洗衣）、平均房价、入住率。输出：报表内容（日期、总营收、客房收入、餐饮收入、洗衣收入、平均房价、入住率）。3.6.3会员分析报表功能描述：生成会员增长报表、会员消费报表、会员等级分布报表，分析会员行为。输出：会员增长报表：月度新增会员数、流失会员数、会员增长率；会员消费报表：月度会员消费总额、平均消费金额、top10消费会员；会员等级分布报表：各等级会员数量占比（银卡、金卡、钻石）。3.6.4服务质量报表功能描述：生成客房服务响应时间报表、客人投诉报表，分析服务质量。输出：服务响应时间报表：月度服务请求平均响应时间、最长响应时间、最短响应时间；客人投诉报表：月度投诉数量、投诉类型（房态、服务、设施）、投诉处理率。3.7系统管理模块3.7.1用户权限管理功能描述：设置用户角色（如前台接待、客房经理、财务人员、系统管理员），分配不同权限（如前台接待只能操作入住/退房，财务人员只能操作账单结算）。输入：角色名称、权限列表（如“预订管理”“入住管理”“账单结算”）、用户信息（姓名、账号、密码）。输出：用户角色关联记录（存储于系统）。3.7.2参数设置功能描述：配置系统参数，如退房时间、押金金额、积分规则、取消政策。输入：参数名称（如“退房时间”）、参数值（如“12:00”）。输出：参数配置记录（存储于系统）。3.7.3日志管理功能描述：记录用户操作日志（如登录、修改房态、结算账单），便于追溯。输出：日志内容（操作时间、操作人、操作类型、操作内容、结果）。3.7.4数据备份功能描述：支持自动备份（每日凌晨）与手动备份，备份数据存储于安全位置（如云存储、本地服务器）。处理逻辑：自动备份：系统每日凌晨2点自动备份数据库，生成备份文件；手动备份：系统管理员可随时触发备份，选择备份路径；备份恢复：支持从备份文件恢复数据（如系统故障时）。4.非功能需求4.1性能需求响应时间：前台操作（如入住登记、结算账单）响应时间≤2秒；报表生成（如月度营收报表）时间≤10秒；并发用户数：支持50个并发用户同时操作，系统性能无明显下降；吞吐量：每日处理预订量≥1000笔，入住量≥800笔，结算量≥800笔。4.2可用性需求系统uptime：≥99.5%（每年downtime≤43.8小时）；故障恢复时间：系统发生故障后，30分钟内恢复正常运行；用户支持：提供7×24小时技术支持，响应时间≤30分钟（电话/在线客服）。4.3安全性需求权限控制：采用RBAC模型，防止未授权访问（如前台接待无法查看财务报表）；日志审计：所有操作日志保留6个月以上，便于追溯（如账单异常时查看操作记录）；支付安全：调用第三方支付接口（如微信支付）时，采用官方SDK，确保支付信息安全。4.4可扩展性需求多门店支持：系统支持新增门店，每个门店独立管理，数据集中存储或分布式存储；功能扩展：支持新增功能模块（如餐饮管理、会议管理），无需修改现有系统架构；硬件扩展：支持服务器集群部署，提升系统吞吐量与可用性。4.5兼容性需求浏览器兼容：支持主流浏览器（Chrome、Firefox、Edge、Safari），版本不低于最近两个major版本；移动端兼容：支持iOS（版本≥12）、Android（版本≥8）移动端设备，适配不同屏幕尺寸；第三方系统兼容：支持与POS系统、CRM系统对接（采用标准接口，如RESTful）。5.数据需求5.1实体与属性实体属性客人客人ID（主键）、姓名、性别、联系方式、有效身份证件类型、有效身份证件号码、会员ID（外键）、注册时间房间房间ID（主键）、房间号、楼层、房间类型（标准间/大床房/套房）、价格、状态（空闲/已预订/已入住/维修中/脏房）、描述（有无窗户）预订预订ID（主键）、客人ID（外键）、房间ID（外键）、入住日期、离店日期、预订类型（在线/电话）、预订状态（待确认/已确认/已取消/已完成）、押金金额、支付状态（未支付/已支付）账单账单ID（主键）、客人ID（外键）、房间ID（外键）、入住日期、离店日期、总费用、房费、消费费用、押金金额、支付方式、结算状态（未结算/已结算）、结算时间会员会员ID（主键）、姓名、联系方式、生日、积分、等级（银卡/金卡/钻石）、注册时间、最后消费时间5.2数据关系客人与预订：1对多（一个客人可有多条预订记录）；房间与预订：1对多（一个房间可有多条预订记录，但同一时间段内只能有一条有效预订）；客人与账单：1对多（一个客人可有多条账单记录）；房间与账单：1对多（一个房间可有多条账单记录）；客人与会员：1对1（一个客人对应一个会员账户）。6.接口需求6.1第三方支付接口接口名称：微信支付接口、支付宝支付接口；接口类型：RESTful；功能：实现支付、预授权冻结/解冻/完成；输入参数：订单号、金额、支付方式、客人ID；输出参数：支付状态（成功/失败/待支付）、支付凭证、预授权ID（若为预授权操作）。6.2身份验证接口接口名称：公安身份证验证接口；接口类型：SOAP；功能：验证有效身份证件的真实性；输入参数：有效身份证件号码；输出参数：客人姓名、性别、出生日期、证件有效期、验证结果（通过/不通过）。6.3移动端接口接口名称：预订接口、入住接口、账单查询接口、服务请求接口；接口类型：RESTful；功能：支持移动端实现预订、入住（电子房卡）、账单查询、服务请求；输入参数：用户令牌（身份验证）、请求参数（如入住日期、房间类