企业IT资产管理制度及实施细则

企业IT资产管理制度及实施细则第一章总则1.1制定目的为规范企业IT资产管理，提升资产利用效率，保障资产安全完整，降低信息化运营风险，根据《企业内部控制基本规范》《信息安全技术企业信息技术资产安全管理规范》（GB/T____）等法律法规及企业实际情况，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于企业所有IT资产的全生命周期管理，包括但不限于硬件资产、软件资产、数据资产、网络资产；适用于企业各部门及全体员工（含劳务派遣人员、外包人员）。1.3定义与分类1.3.1IT资产定义IT资产是指企业拥有或控制的、用于支撑信息化建设与业务运营的有形资产（如服务器、电脑）和无形资产（如软件许可、数据），以及相关的网络基础设施（如路由器、防火墙）。1.3.2IT资产分类类别细分示例硬件资产服务器（机架式、塔式）、台式电脑、笔记本电脑、打印机、扫描仪、存储设备（硬盘、NAS）软件资产系统软件（操作系统、数据库管理系统）、应用软件（办公软件、业务系统）、授权许可（如微软Office365许可）数据资产结构化数据（业务数据库、财务报表）、非结构化数据（文档、图片、视频）、半结构化数据（Excel表格、XML文件）网络资产路由器、交换机、防火墙、无线AP、负载均衡设备、VPN设备第二章管理职责2.1归口管理部门（IT管理部）制度建设：负责制定、修订IT资产管理制度及实施细则，完善管理流程。统筹管理：负责IT资产的采购审核、登记入账、维护监督、报废处置等全生命周期管理。台账管理：建立《IT资产总台账》，记录资产编号、名称、类别、规格、责任人、存放地点等信息，定期更新。技术支撑：负责核心IT资产（如服务器、网络设备）的专业维护、故障排查及应急处置。清查配合：配合财务部门开展资产清查，核对台账与实物一致性。2.2财务部门预算管理：审核IT资产采购预算，确保符合企业年度预算规划。核算管理：建立IT资产明细账，记录资产原值、折旧、净值等财务信息，定期与IT管理部核对台账。报废确认：审核报废资产的账面价值，确认是否符合财务核销规定。处置监督：监督报废资产处置收入的上缴，确保资金流入企业账户。2.3业务部门需求提出：根据业务需求，合理提出IT资产采购申请，确保需求与业务目标一致。日常管理：负责本部门IT资产的日常保管、使用规范落实及维护申请。交接管理：员工离职时，办理IT资产交接手续，确保资产及时回收。2.4员工个人保管责任：妥善保管本人使用的IT资产（如电脑、手机），不得私自转借、调换或改装。使用规范：遵守《信息安全管理制度》，不得违规访问、传播非法信息。故障报告：及时向部门负责人或IT管理部报告资产故障，配合故障排查。第二章采购与验收管理2.1采购流程2.1.1需求发起业务部门根据业务发展需要，填写《IT资产采购申请表》（附件1），内容包括：采购理由（如业务扩张需新增电脑）；资产类别（硬件/软件/网络）；规格参数（如电脑配置：CPU型号、内存容量、硬盘大小）；预算金额（需附报价单或市场调研说明）；使用部门及责任人。申请表经部门负责人签字后，提交IT管理部审核。2.1.2审核审批IT管理部审核：重点审核需求的合理性（是否符合信息化规划）、规格的兼容性（是否与现有系统匹配）、必要性（是否可通过现有资产调剂解决）。财务部门审核：审核预算是否在年度批准范围内，资金来源是否合法。分管领导审批：经上述审核通过后，报企业分管领导（如CTO、财务总监）审批。2.1.3采购实施对于硬件资产（如服务器、电脑）：由采购部门按照《企业采购管理制度》开展招标或询价，选择合格供应商签订合同。对于软件资产（如业务系统、办公软件）：需确认授权许可类型（终身/年度）、授权数量、支持服务（如升级、运维），避免超授权使用。对于网络资产（如路由器、防火墙）：需评估供应商的技术能力（如售后支持、兼容性），确保符合企业网络架构要求。2.1.4到货验收采购资产到货后，由IT管理部、业务部门、采购部门组成验收小组，开展以下工作：硬件资产：核对型号、规格、数量与合同一致，检查外观是否完好（如无划痕、破损），通电测试性能（如服务器运行稳定、电脑开机正常）。软件资产：检查授权许可文件（如licensekey）是否齐全，安装测试是否符合功能要求（如办公软件正常使用、业务系统兼容现有数据）。网络资产：测试网络连通性（如路由器转发正常、防火墙规则有效），核对配置参数与合同一致。验收合格后，填写《IT资产验收单》（附件2），三方签字确认。验收不合格的，由采购部门联系供应商退换货。2.2登记与入库台账录入：IT管理部在验收后1个工作日内，将资产信息录入《IT资产总台账》（附件3），包括：资产编号（采用“类别+年份+流水号”格式，如“HW-____”代表2024年采购的第1件硬件资产）；资产名称（如“戴尔服务器R750”）；类别（硬件/软件/网络/数据）；规格参数（如“CPU：IntelXeonSilver4310，内存：64GB，硬盘：2TBSSD”）；采购日期、供应商、采购金额；使用部门、责任人、存放地点（如“销售部-张三-3楼301室”）。资产交付：IT管理部将资产交付业务部门，办理《IT资产交接单》（附件4），双方签字确认。第三章使用与维护管理3.1使用规范3.1.1通用规范不得私自拆卸、改装IT资产（如电脑加装硬盘、路由器修改配置），如需升级，需向IT管理部提出申请，由专业人员实施。离职员工需在办理离职手续前，将使用的IT资产交还部门负责人，由IT管理部更新台账。3.1.2分类规范硬件资产：电脑、打印机等设备需放置在通风、干燥处，避免阳光直射；键盘、鼠标等外设需定期清洁（每季度1次）。软件资产：禁止破解、盗版软件，不得私自安装未经IT管理部批准的软件（如个人聊天工具、游戏）；操作系统及应用软件需定期更新（每月1次），查杀病毒（每周1次）。数据资产：遵守《数据安全管理制度》，不得泄露、篡改、删除企业数据；重要数据（如客户信息、财务报表）需定期备份（每天1次），备份数据存储在企业内部服务器或加密云盘。网络资产：禁止私自修改网络配置（如IP地址、路由器密码）；无线设备需设置强密码（8位以上，包含字母、数字、符号），定期更换（每季度1次）。3.2维护管理3.2.1日常维护（责任主体：业务部门/员工）电脑：清理桌面垃圾文件（每周1次），检查电源线、网线是否松动（每月1次）。打印机：清理进纸口灰尘（每季度1次），检查墨盒余量（当提示“低墨”时及时更换）。软件：更新杀毒软件病毒库（每周1次），清理浏览器缓存（每月1次）。3.2.2专业维护（责任主体：IT管理部）核心资产（服务器、网络设备）：每月进行1次全面检查，包括：服务器：检查CPU利用率、内存占用率、硬盘健康状态（如使用SMART工具）；网络设备：检查端口状态（如是否有丢包、延迟）、配置备份（每月1次）、固件更新（每半年1次）。普通资产（电脑、打印机）：每季度进行1次巡检，处理常见故障（如电脑蓝屏、打印机卡纸）。维护记录：IT管理部需建立《IT资产维护记录》（附件5），记录维护日期、资产编号、故障描述、处理结果、维护人员等信息。3.2.3故障处理员工发现资产故障后，需填写《IT资产故障申请表》（附件6），提交部门负责人审核后，报IT管理部。IT管理部接到申请后，需在1个工作日内响应：minor故障（如电脑死机、打印机卡纸）：现场处理，当天解决；major故障（如服务器宕机、网络中断）：启动应急方案，2小时内恢复（如切换备用服务器），后续跟进rootcause分析。第四章报废与处置管理4.1报废条件符合下列情形之一的IT资产，可申请报废：1.硬件资产：使用年限超过规定期限（如服务器5年、电脑3年），性能下降无法满足业务需求；或损坏严重，修复成本超过资产原值的50%。2.软件资产：授权许可到期且无法续期；或技术落后，无法兼容现有系统（如旧版操作系统无法运行新版业务软件）。3.网络资产：设备老化，频繁出现故障（月故障次数超过3次）；或被新技术替代（如旧路由器无法支持千兆网络）。4.数据资产：超过保存期限（如过期的业务数据、无效的文档）；或数据损坏无法恢复（如硬盘损坏且无备份）。4.2报废流程4.2.1申请业务部门填写《IT资产报废申请表》（附件7），内容包括：资产编号、名称、类别、规格；报废理由（如“电脑使用3年，频繁死机，修复成本高”）；使用年限、原值、净值（由财务部门提供）。申请表经部门负责人签字后，提交IT管理部。4.2.2审核IT管理部审核：核实报废理由是否符合条件，检查资产是否有修复价值（如电脑是否可通过更换配件恢复使用）。财务部门审核：审核资产净值是否准确，确认报废是否符合财务核销规定（如是否提足折旧）。4.2.3审批经上述审核通过后，报企业分管领导（如CTO、财务总监）审批。4.2.4处置数据清除：报废前，IT管理部需清除资产中的所有企业数据（如电脑硬盘格式化、服务器数据擦除），确保信息安全。处置方式：硬件资产：可选择变卖（如通过二手市场出售）、捐赠（如捐赠给公益机构）、回收（如交给有资质的电子垃圾回收公司）。软件资产：注销授权许可（如向软件供应商申请注销license），避免超授权使用。网络资产：拆除设备中的配置文件（如路由器中的IP地址、防火墙规则），防止信息泄露。4.2.5账务处理IT管理部：在报废审批通过后，更新《IT资产总台账》，标记资产状态为“报废”。财务部门：根据报废审批文件，核销资产账面价值，计入当期损益；处置收入需上缴企业财务，不得私自截留。4.3处置监督报废处置过程需由IT管理部、财务部门、审计部门共同监督，确保处置程序合法、透明。处置收入需开具正规发票，存入企业银行账户，财务部门需出具《处置收入确认单》（附件8），记录收入金额、处置方式、收款日期等信息。第五章监督与考核5.1监督机制5.1.1定期检查IT管理部每季度对各部门IT资产管理情况进行检查，内容包括：资产台账是否完整（如是否有遗漏、错误）；资产存放是否规范（如电脑是否放在指定位置、网络设备是否有标识）；使用是否符合规范（如是否有私自安装软件、转借资产的情况）；维护记录是否齐全（如是否有日常维护、故障处理记录）。检查结果需形成《IT资产管理检查报告》，报企业管理层。5.1.2资产清查财务部门每年会同IT管理部开展全面资产清查，核对《IT资产总台账》与实物是否一致，重点检查：资产是否存在（如是否丢失、被盗）；资产状态是否准确（如是否已报废但未核销）；资产价值是否真实（如是否有资产增值或减值）。清查结果需出具《资产清查报告》，报企业总经理办公会审批。5.1.3投诉举报员工发现IT资产管理中的违规行为（如私自变卖资产、隐瞒报废收入），可通过企业内部投诉渠道（如邮箱、热线）举报，纪检部门需在3个工作日内响应，调查处理结果需反馈给举报人。5.2考核指标指标名称计算方式考核标准资产利用率（实际使用时间/总可用时间）×100%≥90%（优秀）、80%-90%（合格）、＜80%（不合格）资产完好率（完好资产数量/总资产数量）×100%≥95%（优秀）、90%-95%（合格）、＜90%（不合格）报废合规率（合规报废资产数量/总报废资产数量）×100%100%（优秀）、90%-100%（合格）、＜90%（不合格）故障响应及时率（及时响应故障数量/总故障数量）×100%≥95%（优秀）、90%-95%（合格）、＜90%（不合格）5.3奖惩措施奖励：对考核优秀的部门（如资产利用率≥90%、完好率≥95%），给予部门年度绩效加分（如加5分）；对考核优秀的员工（如维护记录齐全、未发生违规行为），给予个人奖金（如1000元/人）或荣誉称号（如“IT资产优秀管理员”）。处罚：对考核不合格的部门（如资产利用率＜80%、完好率＜90%），扣减部门年度绩效得分（如扣5分），并要求提交整改报告；对违规员工（如私自转借资产、泄露数据），根据情节轻重给予警告（如扣当月绩效的10%）、记过（如扣当月绩效的20%）、解除劳动合同（如造成重大损失）；对因保管不善造成资产丢失、损坏的员工，需赔偿损失（如按资产净值的50%赔偿）。第六章附则6.1制度生效本制度自2024年X月X日起生效，原《企业IT资产管理办法》同时废止。6.2制度修订本制度的修订需由IT管理部提出，经财务部门、法律部门审核，报企业总经理办公会批准后实施。6.3解释权本制度的解释权归企业IT管理部所有。6.4附件清单1.《IT资产采购申请表》2.《IT资产验收单》3.《IT