学校学生档案管理制度与目录清单

学校学生档案管理制度与目录清单为规范学生档案管理，维护档案真实性、完整性和安全性，保障学生合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）等法律法规，结合学校实际，制定本制度。（一）总则1.目的：建立科学、规范的学生档案管理体系，全面记录学生成长历程，为教育教学、学生发展、学校管理提供真实依据。2.适用范围：本校全日制在校生（含专科、本科、研究生）的档案管理。3.基本原则：真实性：档案材料必须客观反映学生实际情况，不得伪造、篡改。完整性：全面收集学生在校期间的各类材料，确保档案内容完整。规范性：档案整理、归档、保管、利用符合国家及学校相关标准。保密性：严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。（二）管理职责1.校长室：负责统筹学生档案管理工作，审批档案管理重大事项。2.教务处：负责收集、整理学生入学、学习、毕业等环节的档案材料（如录取通知书、成绩单、毕业证存根等），牵头协调各教学单位档案工作。3.学生处：负责收集学生思想品德、综合素质、奖惩、社会实践等档案材料（如德育考核表、奖惩决定书、社会实践记录等），指导班主任开展档案收集工作。4.班主任：负责本班学生日常档案材料的收集、初审（如作业样本、社团活动记录、志愿者服务记录等），定期向学生处、教务处移交材料。5.档案管理部门：负责学生档案的最终归档、保管、利用及销毁工作，制定档案管理操作规范，监督各部门执行情况。（三）档案收集1.收集范围：涵盖学生从入学到毕业（或离校）的全周期材料，具体包括入学档案、在校学习档案、思想品德与综合素质档案、奖惩档案、毕业与就业档案及其他相关材料（详见本文第二部分“学生档案目录清单”）。2.收集要求：及时性：各类材料需在事件发生后1个月内完成收集（如新生报到后1个月内收集入学档案，学期结束后2周内收集本学期成绩单）。完整性：材料需齐全、无遗漏（如奖惩档案需包含奖励证书原件及审批表，处分档案需包含处分决定书、学生检讨及整改记录）。真实性：材料需有经办人签字或单位盖章（如社会实践记录需有实践单位盖章，奖惩决定书需有学生处盖章）。3.收集流程：各责任部门（教务处、学生处、班主任等）按职责分工收集材料；材料初审（检查真实性、完整性）；向档案管理部门移交（填写《档案移交清单》，双方签字确认）。（四）整理归档1.分类体系：采用“年级-班级-学生个人”三级分类法，确保档案条理清晰、查找便捷。2.整理规范：装订：使用统一规格的档案袋（或档案盒），档案袋封面注明学生姓名、学号、年级、班级、档案类别（如“2023级-汉语言文学1班-张三-入学档案”）。目录：每袋档案内附《档案材料目录》（详见本文第二部分“学生档案目录清单”），注明材料名称、收集时间、经办人、保管期限。排序：按材料形成时间顺序排列（如入学档案按录取通知书、新生登记表、体检表、身份证复印件顺序排列）。3.归档时间：入学档案：新生报到后1个月内完成归档；在校学习档案：每学期结束后2周内完成归档；毕业档案：毕业前1个月内完成归档（包含毕业审核材料、就业材料等）。（五）保管利用1.保管条件：档案室需符合防火、防潮、防虫、防盗要求，配备温湿度调控设备（温度保持14-24℃，湿度保持45%-60%）；档案柜需使用铁皮柜，定期检查档案保存状况（每季度一次），防止档案损坏。2.保管期限：永久保管：毕业档案（毕业证存根、学位证存根、就业推荐表）、奖惩档案（校级及以上奖励证书、重大处分决定书）；长期保管（10-30年）：在校学习档案（成绩单、毕业论文）、思想品德与综合素质档案（德育考核表、社会实践记录）；短期保管（1-10年）：临时材料（如休学复学证明、转校证明）。3.利用规定：查阅权限：学生本人：可查阅自己的档案（需持身份证，经档案管理部门审批）；学校内部人员：因工作需要查阅（如教师评教、辅导员了解学生情况），需经部门负责人审批；校外单位：需持单位介绍信、经办人身份证，经校长审批。借阅流程：填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅目的、材料名称、借阅时间，经审批后办理借阅手续（借阅期限不超过7天）。利用要求：不得涂改、损毁、抽取档案材料；不得复制未公开的档案信息（如学生隐私信息）；如需复制，需经档案管理部门同意并注明“复制件”字样。（六）移交销毁1.档案移交：转校：学生转校时，档案管理部门需将其档案密封，移交至转入学校（填写《档案移交函》，双方签字确认）；毕业：毕业生档案需移交至就业单位（或人才市场），移交前需由学生处审核档案完整性，档案管理部门办理密封手续。2.档案销毁：销毁范围：超过保管期限且无保存价值的档案（如短期保管的临时材料）；销毁程序：1.档案管理部门提出销毁申请，编制《档案销毁清单》（注明档案名称、数量、销毁原因）；2.经校长室审批；3.由档案管理部门、纪检部门共同监销（销毁时需全程记录，监销人签字确认）；4.《档案销毁清单》归档保存（永久保管）。（七）责任追究1.未履行收集职责：如教务处未及时收集新生录取通知书，班主任未收集学生社会实践记录，责令限期整改，情节严重的给予部门负责人或经办人通报批评。2.伪造、篡改档案：如伪造学生成绩单、篡改奖惩记录，给予责任人记过处分，情节严重的解除劳动合同（或开除学籍），涉嫌违法的移送司法机关。3.泄露档案信息：如泄露学生身份证号、家庭住址等隐私信息，给予责任人警告处分，造成严重后果的承担法律责任。4.档案损坏、丢失：如因保管不当导致档案损坏、丢失，责令责任人赔偿损失，情节严重的给予降级或撤职处分。（八）附则1.本制度自发布之日起施行，原有学生档案管理制度同时废止。2.本制度由档案管理部门负责解释，如有修订需经校长室审批。二、学生档案目录清单以下为学生档案具体材料目录，涵盖入学至毕业全周期，明确了材料名称、收集责任部门、收集时间、保管期限，便于各部门执行。（一）入学档案材料名称收集责任部门收集时间保管期限备注录取通知书教务处新生报到后1个月内长期原件新生登记表教务处新生报到后1个月内长期需学生本人签字体检表校医院新生报到后1个月内长期需校医院盖章身份证复印件教务处新生报到后1个月内长期正反面户籍证明教务处新生报到后1个月内长期非本地户籍学生提供（二）在校学习档案材料名称收集责任部门收集时间保管期限备注学期成绩单教务处每学期结束后2周内长期需任课教师签字作业样本班主任每学期结束后2周内短期（5年）选取1-2份代表性作业实验报告任课教师实验结束后1周内短期（5年）需指导教师签字毕业论文（设计）教务处毕业前1个月内长期原件（含答辩记录）（三）思想品德与综合素质档案材料名称收集责任部门收集时间保管期限备注德育考核表学生处每学期结束后2周内长期需班主任、学生处签字社会实践记录班主任实践结束后1个月内长期需实践单位盖章志愿者服务记录学生处服务结束后1个月内长期需志愿者组织盖章社团活动记录团委活动结束后1个月内短期（5年）需社团负责人签字（四）奖惩档案材料名称收集责任部门收集时间保管期限备注奖励证书学生处获奖后1个月内永久原件（校级及以上）奖励审批表学生处获奖后1个月内永久需学生处盖章处分决定书学生处处分后1个月内永久需校长室盖章学生检讨班主任处分后1个月内永久需学生本人签字（五）毕业与就业档案材料名称收集责任部门收集时间保管期限备注毕业证存根教务处毕业前1个月内永久原件学位证存根教务处毕业前1个月内永久原件（本科及以上）就业推荐表学生处毕业前1个月内永久需学生处盖章劳动合同复印件学生处就业后1个月内长期需单位盖章（六）其他档案材料名称收集责任部门收集时间保管期限备注体检更新表校医院每年9月短期（5年）需校医院盖章转校证明教务处转校后