会议纪要编写标准模板格式规范

会议纪要编写标准模板格式规范一、适用范围本规范适用于各类企业、事业单位及社会团体的内部会议记录，涵盖战略规划会、项目推进会、部门例会、跨部门协调会、专题研讨会等会议类型。无论是定期召开的常规会议，还是因临时需求召开的专项会议，均可参照本模板规范会议纪要的编写流程与内容要求，保证会议成果的有效沉淀与传达。二、编写流程与操作指南会议纪要的编写需遵循“会前准备—会中记录—会后整理—审核分发”的标准化流程，各环节操作要点（一）会前准备：明确目标，夯实基础明确会议核心目的与会议组织者（如主持人、发起部门）确认会议主题、需解决的核心问题及预期成果（如形成决议、明确分工、确定方案等）。示例：若会议为“Q3产品迭代方案评审会”，需明确评审重点（功能优先级、资源调配、时间节点）及是否需输出最终决议。收集会议背景资料提前获取会议议程、参会人员名单、上次会议纪要（如有）、相关方案或数据报告等资料，熟悉会议背景，避免记录时因信息不足遗漏关键内容。准备记录工具与模板根据会议重要性选择记录方式：常规会议可使用电子模板（如Word、Excel）实时录入；重要或复杂会议建议采用“电子记录+手写备注”结合方式，保证信息完整。提前打开标准化会议纪要模板（见第三部分），填写会议基本信息（如名称、时间、地点等）。（二）会中记录：客观全面，抓准重点记录会议基本信息实时填写会议名称、召开时间（起止时间精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（含部门、职务）、缺席人员及原因（如需）。按议程顺序记录讨论内容以会议议程为框架，逐项记录议题讨论过程：议题背景：简要说明讨论的问题来源或现状（如“根据用户反馈，当前登录流程存在操作繁琐问题”）。主要观点：客观记录参会人员的发言要点，避免主观评价，用“总认为”“主管提出”“经理建议”等表述注明发言人（人名用号代替）。争议点：对存在分歧的内容，需明确记录不同意见及理由（如“技术部建议采用A方案，开发周期短但兼容性风险；产品部坚持B方案，兼容性好但工期延后2周”）。突出决议与待办事项对会议达成的共识、决议需重点记录，明确结论内容（如“决议：优先采用B方案，由*技术部3日内提交优化后的排期计划”）。对待办事项需记录“任务描述、负责人、截止时间”，避免模糊表述（如“待办：完成市场调研报告——负责人：*专员——截止时间：2023年X月X日”）。使用辅助符号提升效率采用统一符号标记内容类型：△表示决议，○表示待办，？表示存疑问题，→表示下一步行动，保证记录条理清晰。（三）会后整理：核对信息，规范输出24小时内完成初稿会议结束后立即整理记录，补充会中遗漏的关键信息（如未注明发言人的观点、数据细节等），根据录音（需提前征得同意）或笔记核对内容准确性。结构化梳理内容按照模板框架（见第三部分）组织内容：会议基本信息→会议议程及讨论情况→决议事项→待办事项→其他事项（如附件、下次会议安排等）。语言需简洁、客观，避免口语化表达（如将“我觉得这个方案可行”改为“*认为该方案可行”）。审核与修订初稿完成后，提交主持人或会议组织者审核，重点核对决议、待办事项的准确性及完整性，根据反馈修改后形成终稿。（四）分发与归档明确分发范围会议纪要终稿需发送至所有参会人员、相关领导及需执行待办事项的部门/人员，保证信息触达。规范归档管理电子版纪要需按“年份-月份-会议类型”分类存档（如“2023-09-产品迭代会纪要”），保存期限不少于1年；涉及公司战略、重大项目的纪要需长期保存。三、会议纪要标准模板会议纪要会议基本信息项目内容会议名称召开时间年月日时分至时分召开地点（如：公司301会议室/线上会议平台：腾讯会议，会议号：X–）主持人记录人参会人员（含部门、职务，如：总（总经理）、主管（市场部主管）、*专员（运营部专员））缺席人员及原因（如：*经理（研发部），因出差无法参会）会议议程及讨论情况序号议题名称讨论内容（含背景、主要观点、争议点）发言人1议题一：问题▲背景：根据数据，当前指标下滑10%。▲观点：建议从渠道优化入手；提出需先排查用户反馈问题。、2议题二：方案▲争议：A方案成本低但风险高，B方案周期长但稳定性强。▲结论：暂缓决策，需补充数据后再次讨论。、、*…………决议事项序号决议内容依据（如：基于议题X讨论结果）1成立专项小组，负责项目推进，组长：，组员：、*，X月X日前提交小组名单。议题二讨论结果2同意方案预算调整，增加费用，由*部门负责审批。议题三决议………待办事项序号任务描述负责人所属部门截止时间所需资源/支持备注1完成市场调研报告*专员市场部2023–需*部门提供数据含竞品分析2优化系统登录流程*工程师技术部2023–申请服务器资源2台优先级：高…其他事项附件清单：方案V2.0、Q2销售数据报表（详见附件1、2）。下次会议安排：时间：2023年X月X日14:00；地点：线上会议室；议题：方案落地评审。备注：本次会议录音已存档，如需请联系记录人。记录人签字：______________审核人签字：______________日期：年月日日期：年月日四、编写要点与注意事项客观性原则严禁记录个人主观判断或情绪化表述，需如实反映会议讨论过程，如“多数人同意”而非“我认为正确”。突出重点，避免流水账聚焦“决议”和“待办”，减少对讨论过程的冗长描述，非核心观点可概括性记录（如“*补充了细节”）。信息准确，责任到人待办事项的负责人、截止时间需明确，避免使用“尽快”“适时”等模糊词汇；决议内容需与会议结论一致，避免歧义。格式规范，统一风格标题字体统一为黑体三号，为宋体小四，行距1.5倍；表格样式简洁，边框统一为实线，保证排版清晰。保密与时效性涉及公司敏感信息（如财务数据、战略规划）的会议纪要需标注“内部文件，注意保密”，仅限相关人员查阅；纪要需在会后24小时