采购合同评审与审批模板

采购合同评审与审批模板使用指南一、模板适用范围与核心价值本模板适用于各类企业（含生产制造、服务、贸易等类型）在开展采购业务时，对采购合同进行规范化评审与审批的场景。通过标准化流程，可保证合同条款合规、风险可控，同时提升跨部门协作效率，保障企业采购利益。无论是常规物料采购、设备采购，还是服务外包类采购合同，均可基于本模板进行评审与审批操作。二、采购合同评审审批全流程操作指南（一）合同发起与资料准备发起主体：采购部门或需求部门（根据企业采购权责划分确定）。准备资料清单：《采购合同（草案）》（需包含合同双方基本信息、采购标的、数量、价格、交付/验收条款、付款方式、违约责任、争议解决等核心要素）；《采购需求说明书》（明确技术参数、质量标准、交付时间等需求细节）；供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、资质证明等复印件，加盖供应商公章）；比价/议价记录（至少3家供应商报价单或谈判记录，保证价格合理性）；其他补充材料（如技术协议、图纸、previous合作记录等）。提交方式：将上述资料整理成电子版（PDF+可编辑版）及纸质版（需发起人签字），提交至评审牵头部门（通常为采购部或法务部）。（二）部门初审（多维度风险排查）牵头部门：采购部参与部门：需求部门、财务部、法务部、仓库/使用部门（根据采购标的类型选择性参与）1.需求部门初审审核要点：采购标的（规格、型号、技术参数）是否与《采购需求说明书》一致；数量、交付时间是否满足生产/运营需求；验收标准是否明确、可执行（如需第三方检测，需明确检测机构资质）。输出成果：在《采购合同评审表》（见模板表单1）中填写“需求部门评审意见”，签字确认后反馈至采购部。2.财务部初审审核要点：合同价格构成是否清晰（单价、总价、是否含税等），是否符合预算审批流程；付款方式、账期是否与企业财务制度一致（如预付款比例、进度款节点、质保金比例）；发票类型（增值税专用发票/普通发票）及开票要求是否合规；涉及外汇支付的，需确认汇率锁定条款及支付路径。输出成果：在《采购合同评审表》中填写“财务部评审意见”，重点标注价格及付款风险点，签字确认后反馈。3.法务部初审审核要点：合同主体是否合法（供应商营业执照、经营范围与合同标的匹配度，是否存在特许经营限制）；合同条款是否完整（违约责任、争议解决方式、知识产权归属、保密条款等）；格式条款是否显失公平，是否存在法律风险（如“霸王条款”、免责条款模糊）；争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地是否符合企业利益。输出成果：对合同草案进行修订（标注修订内容），或在《采购合同评审表》中填写“法务部评审意见”，明确法律风险点及修改建议，签字确认。4.仓库/使用部门初审（如涉及实物采购）审核要点：交付地点、运输方式、装卸责任是否明确；包装标准是否符合存储/使用要求；售后服务（如质保期、维修响应时间）是否满足实际使用需求。输出成果：在《采购合同评审表》中填写“仓库/使用部门评审意见”，签字确认。（三）综合评审（跨部门意见整合与决策）牵头部门：采购部参与人员：采购部负责人、需求部门负责人、财务部负责人、法务部负责人、分管副总（根据合同金额及重要性确定参会层级）评审会议组织：采购部提前3个工作日将各部门初审意见及合同草案汇总，发送至参会人员；召开评审会议（或线上会议），逐条讨论各部门提出的意见，重点对争议条款（如价格、付款、违约责任）进行协商。评审结论形成：若所有部门无异议，形成“通过评审”结论，进入审批流程；若存在争议，由分管副总牵头协调，达成一致后修订合同；若无法达成一致，需上报总经理决策。输出成果：形成《采购合同综合评审会议纪要》（见模板表单2），明确评审结论、修订内容及责任部门，全体参会人员签字确认。（四）分级审批（权责匹配与最终决策）根据合同金额及重要性，设置分级审批权限（以下为示例，企业需根据自身规模调整）：合同金额（不含税）审批人≤5万元采购部负责人5万-20万元分管采购副总20万-50万元分管副总+总经理＞50万元总经理+董事会（如需）审批要点：审批人需重点审核合同是否符合企业战略采购目标、成本是否合理、风险是否可控；对超过预算的合同，需附《预算调整审批表》；审批通过后，在《采购合同审批表》（见模板表单3）中签署“同意”意见；若不通过，需注明理由并退回采购部重新修订。（五）合同签署与归档文本定稿：采购部根据审批意见修订合同草案，最终形成《采购合同（正式文本）》（一式N份，数量根据合同签署方及归档要求确定）。签署流程：企业方：由授权代表人（法定代表人或其委托代理人）签字，并加盖企业合同专用章；供应商：需确认签字人是否为法定代表人或授权代表，并加盖供应商公章（合同专用章需与营业执照名称一致）。归档管理：采购部在合同签署后3个工作日内，将合同正本、评审记录、审批文件、会议纪要等资料整理成册，提交至档案管理部门归档；电子版合同同步至企业OA系统或合同管理系统，便于后续查阅。三、配套工具表单模板表单1：采购合同评审表合同编号：__________合同名称：__________供应商名称：__________评审部门评审人职务评审意见（请勾选或填写）签字日期需求部门*需求经理□同意□有条件同意（修改条件：_________________________________）□不同意（理由：______）财务部*财务主管□同意□有条件同意（修改条件：_________________________________）□不同意（理由：______）法务部*法务专员□同意□有条件同意（修改条件：_________________________________）□不同意（理由：______）仓库/使用部门赵六*仓库主管□同意□有条件同意（修改条件：_________________________________）□不同意（理由：______）采购部（汇总）周七*采购经理综合各部门意见：□建议通过□建议修订后通过□建议驳回（修订/驳回理由：________________________）表单2：采购合同综合评审会议纪要会议时间：______年_月_日_:会议地点：_________主持人：__________参会人员：采购部（）、需求部门（）、财务部（）、法务部（赵六）、分管副总（周七*）序号评审议题讨论内容决议内容责任部门完成时限1合同价格条款财务部提出单价高于市场均价5%，需重新谈判采购部3个工作日内与供应商重新谈判，价格控制在预算范围内采购部____月__日2交付时间需求部门要求10月30日前交付，供应商承诺11月15日修订合同交付时间为11月10日，逾期按0.05‰/天支付违约金采购部____月__日3违约责任法务部要求明确“供应商延期交付超过30天，企业有权解除合同”条款按法务部意见修订合同条款法务部____月__日4综合结论各部门无重大异议，修订后通过评审同意按修订意见完善合同文本，提交审批采购部____月__日表单3：采购合同审批表合同编号：__________合同名称：__________合同金额（不含税）：__________供应商名称：__________审批环节审批人职务审批意见签字日期部门初审*采购经理□同意□修订后同意□不同意（理由：______）分级审批周七*分管副总□同意□修订后同意□不同意（理由：______）最终审批吴八*总经理□同意□修订后同意□不同意（理由：______）四、操作规范与风险提示（一）资料完整性要求发起评审前，需保证所有必备资料（合同草案、供应商资质、比价记录等）齐全，资料缺失将导致评审流程延误。对于特殊采购（如进口设备、招标项目），需额外提供批文、许可证等文件。（二）评审时效管理各部门需在收到评审资料后2个工作日内完成初审并反馈意见，综合评审会议需在5个工作日内组织完成，紧急合同可缩短至1-2个工作日，保证采购进度不受影响。（三）条款一致性原则合同文本需与评审会议纪要、审批意见保持一致，避免“评审一套、签署一套”的情况。若签约前需再次修改，需重新履行审批流程（仅针对重大条款变更，如金额、交付时间、核心违约责任等）。（四）保密与合规要求