企业行政流程审批标准化手册

企业行政流程审批标准化手册前言为规范企业内部行政流程审批管理，明确审批权责、提高审批效率、保证流程可追溯，结合企业实际运营需求，特制定本手册。本手册适用于企业各部门日常行政事务的审批管理，旨在通过标准化操作减少流程冗余、规避合规风险，为企业高效运营提供制度保障。第一章适用范围与典型应用场景一、适用范围本手册涵盖企业内部常见行政审批事项，包括但不限于：费用报销（差旅费、办公费、招待费等）办公用品采购申请企业用印申请（合同、文件、证明材料等）会议室使用申请差旅审批（国内/国外出差）固定资产采购（办公设备、家具等）其他行政类事项（如车辆使用、访客接待等）二、典型应用场景新员工入职物资申领：人力资源部为新员工办理入职时，需通过“办公用品采购申请”流程申领办公文具、设备等，经行政部审核后发放。部门业务招待：市场部为拓展客户需举办招待活动，需提交“费用报销”流程，详细说明招待对象、事由、预算，经部门负责人及分管领导审批后，财务部安排付款。合同用印审批：销售部与客户签订销售合同，需通过“企业用印申请”流程，合同文本、审批单，经法务部审核合规性、总经理审批后，行政部加盖公章。跨部门会议协调：项目部组织月度工作复盘会，需提前通过“会议室使用申请”流程预约会议室，明确时间、参会人数、设备需求，经行政部确认后安排使用。第二章行政审批管理原则与权限划分一、审批管理原则规范性原则：所有审批事项需严格按照本手册流程及模板执行，保证信息完整、依据充分。高效性原则：审批人需在承诺时限内完成审批，无合理理由不得拖延，避免影响工作进度。可追溯性原则：审批流程需全程留痕，审批记录（含申请材料、审批意见、时间节点）由行政部统一存档保存，保存期限不少于3年。权责对等原则：审批人对审批事项的合规性、真实性承担相应责任，严禁越权审批或推诿责任。二、审批权限划分根据事项类型、金额大小及影响范围，审批权限如下表所示（注：金额标准可根据企业实际调整）：审批事项金额/范围审批人层级费用报销≤5000元部门负责人*→行政部专员*→财务经理*5000-20000元部门负责人*→行政部专员*→财务经理*→分管领导*＞20000元部门负责人*→行政部专员*→财务经理*→分管领导*→总经理*办公用品采购≤3000元部门负责人*→行政部专员*＞3000元部门负责人*→行政部专员*→分管领导*企业用印日常文件、证明材料部门负责人*→行政部经理*合同、重要协议部门负责人*→法务专员*→行政部经理*→总经理*会议室使用所有会议室部门负责人*→行政部专员*差旅审批国内出差部门负责人*→分管领导*国外出差部门负责人*→分管领导*→总经理*第三章常见行政流程操作指南一、费用报销流程（一）适用场景员工因公支出（差旅费、办公费、招待费等）需报销费用时适用。（二）操作步骤发起申请申请人登录企业OA系统（或填写纸质《行政费用报销审批表》），填写以下信息：基本信息：申请人姓名*、所属部门、报销日期、报销类型（差旅费/办公费/招待费等）；报销明细：费用发生时间、地点、事由、金额（需分项列示，如交通费、住宿费、餐费等）、对应的发票数量及金额；附件清单：清晰发票原件（电子发票需PDF版）、相关证明材料（如出差行程单、招待清单、会议通知等）。提交前需检查信息完整性，保证金额计算准确、附件齐全。部门负责人审核部门负责人*收到审批申请后，1个工作日内完成审核，重点核对：报销事项是否属于部门工作必需，是否符合预算；费用金额是否合理，是否存在超标准支出（如差旅住宿标准参照《企业差旅费管理办法》）；附件是否与报销明细匹配（如发票抬头是否为企业全称、报销事由是否与发票内容一致）。审核通过：在OA系统或审批表“部门意见”栏签字确认，流转至下一环节；审核不通过：注明原因，退回申请人修改。行政部审核行政部专员*收到申请后，1个工作日内完成审核，重点核对：报销类型是否符合行政类费用管理规范（如招待费需提前申请备案）；发票合规性（发票真伪、是否有税务监制章、是否在有效期内）；附件是否完整（如差旅费需附出差审批单、交通票据等）。审核通过：签字确认，流转至财务部；审核不通过：注明原因，退回申请人。财务部审核财务经理*收到申请后，2个工作日内完成审核，重点核对：金额计算是否准确（含税价与不含税价、小写金额与大写金额是否一致）；是否符合企业财务制度（如报销时限：费用发生需在30日内提交申请）；预算余额是否充足（如部门年度预算已用完，需提交额外预算说明）。审核通过：签字确认，按权限流转至分管领导或总经理；审核不通过：注明退回原因。领导审批（按权限）分管领导或总经理收到审批申请后，2个工作日内完成审批，重点核对：大额费用（≥20000元）的必要性及战略匹配度；特殊事项（如超标准报销）是否经事先沟通确认。审批通过：签字确认，流转至财务部；审批不通过：注明原因，退回申请人。财务支付与归档财务部收到最终审批通过的申请后，3个工作日内完成支付（银行转账或现金报销），并在OA系统中标记“已完成”。行政部每月收集所有报销审批表及附件，按部门、时间分类归档，电子版备份至企业服务器，纸质版统一保存。二、办公用品采购申请流程（一）适用场景部门因办公需求需采购文具、设备耗材、劳保用品等时适用。（二）操作步骤提交申请申请人填写《办公用品采购申请表》，内容包括：申请人信息：姓名*、部门、联系方式；采购需求：物品名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途（需注明“日常办公/专项活动”等）；紧急程度：一般/紧急（紧急需注明原因，优先处理）。提交前需确认库存情况（可通过行政部登记的办公用品台账查询），避免重复采购。部门负责人审批部门负责人*审核采购需求的必要性及合理性，1个工作日内完成审批，签字确认后流转至行政部。行政部审核与汇总行政部专员*收到申请后，1个工作日内完成审核：核对采购物品是否符合企业《办公用品目录》（如非目录内物品需说明理由）；汇总各部门申请，编制《月度办公用品采购清单》，优化采购数量以降低成本。审核通过：提交分管领导审批；审核不通过：退回申请人调整需求。分管领导审批（超3000元）分管领导*审核采购预算，重点核对大额采购（＞3000元）的性价比及必要性，1个工作日内完成审批。采购与发放行政部根据审批通过的采购清单，联系供应商（优先选择企业合格供应商名录）下单采购，保证物品质量符合标准。物品入库后，行政部登记《办公用品入库台账》，通知申请人领取，领取时需在《办公用品领用登记表》上签字确认。三、企业用印申请流程（一）适用场景需加盖企业公章、合同章、财务章等印章时适用（含纸质文件、电子材料）。（二）操作步骤提交申请申请人填写《企业用印申请表》，内容包括：用印信息：文件名称、份数、用印类型（公章/合同章/财务章）、用印事由；附件材料：需用印的文件电子版（或纸质文件复印件），保证内容清晰、完整；用印紧急程度：一般/紧急。部门负责人审核部门负责人*审核用印事项的关联性（如用印文件是否与部门职责相关），1个工作日内完成审批，签字确认后流转至法务部（合同/协议类）或行政部（日常文件类）。法务部审核（合同/协议类）法务专员*收到合同类用印申请后，2个工作日内完成合规性审核，重点核对：合同主体是否合法、合同条款是否与企业制度冲突、是否存在法律风险；合同内容是否与谈判一致（如金额、履行期限、违约责任等）。审核通过：签字确认，流转至行政部；审核不通过：注明修改意见，退回申请人。行政部审核与登记行政部经理*收到用印申请后，1个工作日内完成审核：核对附件材料是否与申请表一致，用印类型是否恰当（如财务章仅限用于财务相关文件）；检查用印登记台账，保证同一文件重复用印已注明原因。审核通过：安排用印；审核不通过：退回申请人。用印与记录行政部专员核对审批材料无误后，在指定位置加盖印章，保证印章清晰、不模糊。用印完成后，在《企业用印登记表》上记录：用印日期、文件名称、份数、申请人、审批人、用印人等信息，电子版申请表及用印文件同步归档。第四章审批模板示例一、《行政费用报销审批表》基本信息申请人姓名*所属部门报销日期报销类型（□差旅费□办公费□招待费□其他）报销明细费用项目金额（元）报销总额（大写）小写：附件清单□发票（共张）□行程单□其他：部门意见负责人签字：*日期：行政部审核审核人：*日期：财务部审核审核人：*日期：领导审批分管领导/总经理：*日期：财务支付信息付款方式：□银行转账□现金账号/收款人：财务经办：*日期：二、《办公用品采购申请表》申请人信息姓名*部门联系方式采购需求物品名称规格型号数量紧急程度□一般□紧急（原因：）部门审批负责人签字：*日期：行政部审核审核人：*日期：分管领导审批（＞3000元）签字：*日期：三、《企业用印申请表》用印信息文件名称份数用印类型（□公章□合同章□财务章）用印事由附件材料□文件电子版（已）□纸质文件复印件（共页）紧急程度□一般□紧急（原因：）部门审核负责人签字：*日期：法务部审核（合同类）审核人：*日期：行政部审核审核人：*日期：用印记录用印日期：用印人：*归档编号：第五章操作注意事项一、通用注意事项申请材料完整性：所有审批事项需提交完整申请材料，信息填写真实、准确，不得漏填、错填（如金额、日期、事由等）。审批时限要求：审批人需在承诺时限内完成审批，紧急事项（如24小时内需用印的合同）需在申请时标注，审批人需优先处理。特殊情况处理：遇审批人出差或请假，可由其授权人代为审批（需提前在OA系统设置授权），或由上一级领导临时审批。审批记录查询：申请人可通过OA系统实时查询审批进度，对审批结果有异议的，需在3个工作日内向行政部反馈，由行政部协调沟通。二、各流程注意事项（一）费用报销发票需为合规增值税发票，抬头、税号、开户行等信息必须与企业全称一致，发票需加盖发票专用章，电子发票需完整PDF版（不可截图）。差旅费报销需附出差审批单（注明出差事由、时间、地点、交通工具），住宿费、交通费不得超过企业标准（详见《企业差旅费管理办法》）。招待费报销需提前填写《招待费申请表》，注明招待对象、事由、预算，未经提前申请的招待费，财务部有权拒绝报销。（二）办公用品采购采购需求需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，非紧急物品每月25日前提交次月采购申请，行政部统一汇总采购。办公用品发放实行“以旧换新”制度（如笔、文件夹等），领用人