物资采购管理制度

物资采购管理制度1.总则1.1CKTJ-2采购管理是指对整个项目采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动。包括各分部和工区以及架子队的物资采购（含甲供物资、甲控物资与自购物资）的管理活动。1.2项目采购过程应符合相关合同，设计文件规定的数量，技术要求和质量标准，符合进度、安全、环境和成本管理要求。1.3经理部管理的物资设备采购全部实行招标采购。并且，必须在铁道部和沪昆铁路客专湖南公司公布的合格生产（供应）商中进行。1.4经理部成立物资设备招标采购领导小组，由项目经理，总工程师，物资设备部，工程技术部，计划合同部，财务部，实验室等部门人员参加。并且按照《中华人民共和国招标投标法》和铁道部、沪昆铁路客专湖南公司有关规定程序，严格遵照执行。1.5经理部物设部建立招标采购文档资料管理制度，全过程全方面记录招标采购工作情况。内容包括：需求计划、招标计划、，资格预审，招标文件，投标文件，评标记录，中标通知书，采购合同等。1.6分部物设部在自行采购管理范围内自行组织采购或招标采购。对于直接影响工程实体质量和安全的砂、石等自购物资，应进行充分的市场调研，确定合格生产（供应）商，建立健全合格供方资料。1.7各分部自行采购的物资设备尽可能招标或者竞争性谈判采购。采用批量订货，分期执行，合理库存，充分利用社会资源大库存。以确保合理资源配置，保证施工，降低成本。1.8采购人员必须做到采购的物资货比三家，询质比价，择优选用。在保证质量原则下，性价比不得高于市场价。1.9确定经济合理的物资运输方案，最大限度控制成本支出，努力降低工程造价。1.10合同的签订必须由经理部经理或分部经理签订（或授权签订），使用招标文件规定的格式或者所在地工商管理部门制定的正式文本合同书。合同原件由物资部门归档并妥善保存。凡违反股份公司规定，造成合同纠纷和经济损失的，由经理部或分部追究签订人及相关人员的经济责任。2.管理职责2.1在项目常务副总经理的领导和公司职能主管部门支持下，计划合同部应负责对CKTJ-2项目施工的参建单位进行评价选择。2.2物资设备部（1）负责编制项目经理部物资设备流程和制度，制定物资采购、验收、储存、使用、核算和消耗的管理办法并监督实施。（2）负责编制和上报甲供、甲控物资的需求计划，组织协调供应及甲供物资的结算建帐工作。（3）负责制定甲控、自购物资的招议标方案，负责自购料合格供应商的评定及物资采购合同审查工作。（4）指导、监督各项目分部及作业工区和架子队的物资设备工作，并定期进行考核评价。（5）及时处理物资采购供应中的突发事件和重大问题。（6）负责采购文档资料的管理。2.3项目分部（1）负责编制和上报甲供、甲控物资的需求计划。（2）负责实施项目自行采购的物资和架子队物资采购管理工作，保存采购文件资料。3.项目采购控制3.1项目采购计划控制编制实施CKTJ-2项目的专项采购计划应是项目施工单位年度计划与目标控制的一部分。项目采购计划内容可包括：（1）项目采购工作范围，内容及管理要求。（2）项目采购信息，包括产品或服务的数量、技术标准、质量要求。（3）检验方式和标准。（4）供方资质审查要求。（5）项目采购控制目标及措施。3.2对物资供方的选择评价计划合同部和物资设备部及项目分部应依据公司和项目经理部相关物资采购等办法规定，评价和选择合格供方，建立合格供方名录及供方档案。3.3项目采购合同控制物资设备部和项目分部对物资采购等均应实行合同控制，用合同约束各生产供货厂商，使CKTJ-2项目采购风险降到最小。3.4项目采购作业控制物资设备部和采购责任人员应对所经办处理或监督处理进货过程的每次作业活动进行有效控制.包括:（1）选配适任的人员担任采购工作；（2）事前应进行策划安排，对采购作业过程中可能的突发情况应制订应对措施；（3）做好按期供货催交、运输监控及供货材料物品的验收交接入库等作业的管理并保存相应记录。3.5项目采购验收控制（1）项目分部和现场试验室应对甲供、甲控和自购的物资进场进行检验和试验，并对验收结果做出处理，必要时可委托相关部门或第三方进行验证。需要到供货单位现场验证时，应在供货合同中对拟验证的安排和产品放行的方法做出规定。（2）采购产品检验使用的检验器具应满足检验精度和检验项目的要求，并在有效期内，产品检验涉及的标准规范应齐全有效。检验抽样频次，代表批次和检验项目必须符合规定要求。产品取样必须有代表性，且按规定的部位、数量及采选的操作安排进行。4.执行文件（1）沪昆铁路客运专线湖南有限责任公司1）关于印发《沪昆铁路客运专线湖南有限责任公司物资设备管理办法》的通知沪昆湘物设〔2009〕43号2）关于印发《沪昆客专湖南公司建设项目甲供甲控物资设备目录》的通知沪昆湘物设〔2010〕98号3）关于印发《沪昆铁路客运专线湖南有限责任公司建设项目甲控物资设备合格供应商目录（第一批）》的通知沪昆湘物设函〔2010〕57号4）关于印发《沪昆铁路客运专线湖南有限责任公司建设项目甲控物资设备合格供应商目录（第二批）》的通知沪昆湘物设函〔2010〕196号5）关于印发