供应商管理标准操作流程SOP

供应商管理标准操作流程SOP6详细流程步骤6.1供应商准入流程输入：使用部门需求申请、潜在供应商名单输出：准入供应商名录、采购合同关键控制点：审核标准一致性、资质真实性、样品验证有效性6.1.1需求提出使用部门根据业务需要，填写《供应商准入申请表》（详见8.1），明确需求内容（如产品规格、数量、交付时间）、质量要求及供应商资质要求（如ISO认证、行业经验），提交至采购部。6.1.2供应商寻源采购部通过以下方式获取潜在供应商：公开渠道：行业展会、招标平台、供应商数据库；内部推荐：使用部门、技术部推荐；竞争性谈判：针对复杂或高价值需求，邀请多家供应商参与。6.1.3初步筛选采购部对潜在供应商进行资质初审，审核内容包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；行业资质（如生产许可证、特种设备制造许可证）；过往合作经验（如服务过的客户、成功案例）；基本产能（如生产规模、交付能力）。筛选后保留3-5家符合要求的供应商进入下一环节。6.1.4现场审核采购部组织跨部门审核组（质量部、技术部、使用部门），依据《供应商现场审核checklist》（详见8.2）对供应商进行现场核查，重点关注：质量体系运行情况（如QC流程、检验设备）；生产工艺与技术能力（如生产线配置、研发团队）；产能与交付保障（如设备利用率、库存管理）；合规性（如环保认证、劳动法规遵守情况）。审核结束后，审核组出具《现场审核报告》，评分≥80分（满分100）的供应商进入样品验证环节。6.1.5样品验证技术部根据使用部门需求，要求供应商提供样品（或样机），按照《产品技术规格书》进行测试，内容包括：性能指标（如尺寸、精度、功能）；可靠性（如寿命、耐候性）；兼容性（与公司现有产品的匹配度）。测试合格后，技术部出具《样品验证报告》，反馈至采购部。6.1.6合同签订采购部与通过样品验证的供应商谈判，确定价格、交付条款、质量保证、付款方式等内容，形成《采购合同》（详见7.2），经法务部审核、双方签字盖章后生效。6.1.7准入备案采购部将准入供应商信息录入《供应商名录》（详见8.3），标注供应商分类（战略/关键/普通/辅助），并同步至质量部、技术部、使用部门。6.2供应商评估与分级流程输入：供应商日常绩效数据、现场审核报告、样品验证报告输出：供应商分级结果、评估报告关键控制点：指标量化、评估周期一致性、结果应用及时性6.2.1评估周期设定战略型供应商：每季度评估1次；关键型供应商：每半年评估1次；普通型/辅助型供应商：每年评估1次。若发生重大质量事故或交付延迟，启动专项评估（即时）。6.2.2评估指标与权重采购部牵头制定《供应商绩效评估表》（详见8.4），指标及权重如下：维度指标示例权重（%）质量产品合格率、退货率40交付准时交付率、齐套率25成本价格竞争力、成本降低率20服务响应时间、问题解决率156.2.3数据收集与评分质量部提供质量指标数据（如IQC检验报告、客户投诉记录）；采购部提供交付与成本指标数据（如交付记录、价格对比表）；使用部门提供服务指标数据（如问题反馈处理记录）；各部门根据指标完成情况评分，采购部汇总计算总分。6.2.4分级结果根据总分将供应商分为四级：A级（优秀）：总分≥90分，优先合作、给予政策支持（如增加订单、延长付款期）；B级（合格）：80分≤总分＜90分，维持现有合作；C级（待改进）：70分≤总分＜80分，要求制定整改计划并跟踪验证；D级（不合格）：总分＜70分，启动降级或退出流程。6.2.5结果反馈与应用采购部向供应商反馈评估结果，对于C级供应商，发出《整改通知书》（详见8.5），要求30日内提交整改计划；对于A级供应商，在后续采购中给予优先选择权（如招标时加5分）。6.3日常管理与绩效监控流程输入：供应商绩效数据、订单执行记录、问题反馈输出：绩效监控报告、整改计划关键控制点：数据实时性、问题闭环处理6.3.1订单执行监控采购部跟踪供应商订单执行情况，重点监控：交付时间：是否符合合同约定；交付数量：是否齐套；交付质量：是否符合IQC标准。若发生延迟或质量问题，及时与供应商沟通，记录《订单异常处理记录》（详见8.6）。6.3.2质量监控质量部通过以下方式监控供应商质量：进货检验（IQC）：对每批到货产品进行抽样检验，记录合格率；过程质量控制（IPQC）：对战略/关键型供应商进行现场质量巡检（每季度1次）；客户投诉：收集终端客户对供应商产品的投诉，分析rootcause并要求整改。6.3.3服务监控使用部门定期反馈供应商服务情况，如：响应时间：是否在24小时内回复问题；解决能力：是否在规定时间内解决问题（如72小时内修复设备）；沟通效率：是否配合公司需求调整（如临时增加订单）。6.3.4绩效分析与预警采购部每月汇总供应商绩效数据，生成《供应商绩效监控报告》，若指标低于阈值（如准时交付率＜95%、产品合格率＜98%），发出黄色预警（口头提醒）；若连续2个月低于阈值，发出红色预警（书面通知整改）。6.4供应商升级/降级流程输入：供应商评估结果、整改验证报告输出：供应商分类调整通知关键控制点：升级/降级依据充分、流程透明6.4.1升级申请若供应商连续2次评估为A级（优秀），或在成本降低、技术创新方面有突出贡献（如提出合理化建议降低成本10%），采购部可提出《供应商升级申请表》（详见8.7），附相关证明材料（如评估报告、成本降低方案），提交至分管领导审批。6.4.2降级触发若供应商评估为D级（不合格），或连续2次评估为C级（待改进）且整改无效，采购部启动降级流程，将其从战略型/关键型调整为普通型/辅助型，减少订单量或暂停合作。6.4.3结果执行审批通过后，采购部更新《供应商名录》，并书面通知供应商调整结果及后续合作要求（如升级后增加订单、降级后减少订单）。6.5供应商退出流程输入：评估结果、重大质量事故报告、合同终止申请输出：供应商退出通知、替代供应商名单关键控制点：风险评估、替代方案保障6.5.1退出触发条件供应商出现以下情况之一，启动退出流程：连续3次评估为D级（不合格）；发生重大质量事故（如产品缺陷导致公司客户投诉或召回）；违反合同约定（如泄露公司机密、未按时交付导致生产线停工）；财务状况恶化（如破产、资不抵债）；公司业务调整（如不再需要该类产品/服务）。6.5.2风险评估采购部组织跨部门评审（质量部、技术部、使用部门），评估退出风险：替代供应商是否到位；库存清理是否完成；合同终止的法律风险（如违约金、未履行条款）。6.5.3整改与验证（可选）若供应商因非重大问题（如交付延迟）触发退出，采购部可给予1次整改机会，要求30日内提交整改计划并验证效果；若整改无效，继续退出流程。6.5.4退出执行采购部向供应商发出《供应商退出通知书》（详见8.8），明确终止合作的原因、时间及后续安排（如剩余订单处理、库存退货）；与供应商办理合同终止手续，清理应付账款、库存及知识产权等事项；启动替代供应商寻源流程（参考6.1供应商准入流程），确保供应链连续性。6.5.5记录归档采购部将退出供应商的相关记录（如评估报告、退出通知书、合同终止协议）归档，保存期限为5年。6.6供应商关系维护流程输入：供应商反馈、合作需求、行业动态输出：供应商满意度调查结果、合作改进计划关键控制点：定期沟通、需求响应、长期合作机制6.6.1定期沟通战略型供应商：每季度召开一次高层会议，讨论业务规划、技术合作等；关键型供应商：每半年召开一次协调会，解决合作中的问题（如交付、质量）；普通型/辅助型供应商：每年召开一次座谈会，收集反馈意见。6.6.2满意度调查采购部每年组织一次《供应商满意度调查》（详见8.9），内容包括：公司采购流程的合理性；沟通效率与响应速度；付款及时性；合作政策的公平性。调查结果反馈至相关部门，推动流程改进（如简化审批流程、缩短付款周期）。6.6.3长期合作机制对于战略型供应商，建立联合研发、成本共担机制（如共同开发新产品、分享成本降低成果）；对于关键型供应商，签订长期框架合同（如1-3年），稳定订单量，降低双方风险。7相关文件序号文件名称编号发布部门1《供应商评估管理办法》SCM-001采购部2《采购合同管理办法》SCM-002采购部3《质量控制标准》QMS-003质量部4《产品技术规格书》TEC-005技术部8记录表单序号表单名称编号保存部门保存期限1《供应商准入申请表》SCM-F001采购部5年2《供应商现场审核checklist》SCM-F002采购部5年3《供应商名录》SCM-F003采购部长期4《供应商绩效评估表》SCM-F004采购部5年5《整改通知书》SCM-F005采购部5年6《订单异常处理记录》SCM-F006采购部3年7《供应商升级申请表》SCM-F007采购部5年8《供应商退出通知书》SCM-F008采购部5年9《供应商满意度调查