环卫公司采购合同管理规章

环卫公司采购合同管理规章

一、总则1.适用范围：本规章适用于环卫公司及其下属各部门、分支机构在经营活动中涉及的所有采购合同的管理，涵盖全体员工与相关业务往来的客户。2.目的：为加强环卫公司采购合同管理，规范采购行为，防范合同风险，保障公司合法权益，提高采购效益，结合公司实际情况，特制定本规章。3.企业文化与经营理念体现：秉持公司“绿色环卫，服务社会”的企业文化，以“高效、优质、诚信”的经营理念为指导，确保采购合同管理既满足公司业务需求，又能体现社会责任，实现社会效益与经济效益的统一。二、采购合同管理组织与职责1.扁平化管理架构：公司实行扁平化采购合同管理架构，设立采购合同管理小组，由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员。小组负责统筹协调采购合同管理工作，简化决策流程，提高工作效率。2.各部门职责-采购部门：负责采购合同的起草、谈判、签订及执行跟踪，确保采购活动符合公司需求和相关法律法规。同时，负责收集、整理供应商信息，建立供应商评估和管理体系。-法务部门：对采购合同的合法性、合规性进行审核，提供法律咨询和风险防范建议，参与重大采购合同的谈判和纠纷处理。-财务部门：负责采购合同的财务审核，包括预算控制、付款安排、发票管理等，监督采购资金的合理使用，保障公司财务安全。-使用部门：提出采购需求，参与采购合同技术条款的制定和验收工作，确保所采购的货物或服务符合实际工作需要。三、采购合同的签订1.采购需求确认-使用部门根据工作实际需要，提出采购需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。-采购部门对使用部门提交的采购需求进行审核，核实需求的合理性和必要性，并结合公司预算和库存情况，确定最终采购需求。2.供应商选择-采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行资格审查，包括供应商的营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。-采用招标、询价、竞争性谈判等方式，选择合适的供应商。对于重大采购项目，应组织相关部门和专家进行综合评审，确保选择的供应商具备良好的供应能力和服务水平。3.合同起草与审核-采购部门根据采购需求和与供应商达成的意向，起草采购合同文本。合同内容应包括双方当事人的基本信息、采购标的、数量、质量、价格、交货方式、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。-合同起草完成后，采购部门将合同文本提交给法务部门进行合法性审核，财务部门进行财务条款审核，使用部门进行技术条款审核。各部门应在规定时间内提出审核意见，采购部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。4.合同签订-采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代理人与供应商签订合同。签订合同前，应再次核对合同条款，确保合同内容准确无误。-合同签订后，采购部门应将合同副本分发给法务部门、财务部门、使用部门等相关部门，以便各部门履行各自职责。四、采购合同的执行与监控1.合同执行-采购部门负责采购合同的具体执行，按照合同约定的时间、地点、方式等要求，督促供应商按时交付货物或提供服务。-使用部门在收到货物或接受服务后，应及时进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格等是否符合合同要求，服务是否达到约定标准。验收合格后，使用部门应出具《验收报告》。-财务部门根据合同约定和《验收报告》，办理付款手续。付款时，应严格审核发票的真实性、合法性和完整性，确保付款金额准确无误。2.合同监控-采购部门应建立采购合同执行台账，对合同执行情况进行实时跟踪和记录，及时掌握合同执行进度，发现问题及时解决。-定期对采购合同执行情况进行总结分析，评估供应商的履约能力和服务质量，为后续采购活动提供参考。-对于合同执行过程中出现的变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并按照规定的程序办理相关手续。变更或解除合同的书面协议应作为合同的组成部分进行管理。五、采购合同的风险管理1.风险识别与评估-法务部门会同采购部门、财务部门等相关部门，定期对采购合同进行风险识别和评估。风险识别主要包括合同主体风险、合同条款风险、履行风险、市场风险等方面。-对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施-针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险合同，应加强合同审核和监控力度，采取担保、保险等风险转移措施；对于中风险合同，应完善合同条款，加强合同执行过程中的沟通协调；对于低风险合同，可简化管理流程，但仍需关注合同执行情况。-在采购合同签订前，要求供应商提供一定金额的履约保证金或银行保函，以降低供应商违约风险。-加强对市场价格波动的监测和分析，在合同中约定价格调整条款，以应对市场风险。六、采购合同的财务管理1.预算管理-财务部门根据公司年度经营计划和采购需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目、金额、资金来源等信息，并报公司管理层审批。-采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，对于超出预算的采购项目，应按照规定的程序进行审批。2.付款管理-财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款时，应审核合同、发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分、合规。-对于预付款项，应加强跟踪管理，确保供应商按照合同约定履行义务。如供应商未能按时履行义务，应及时追回预付款项。3.成本控制-采购部门在采购过程中应注重成本控制，通过招标、询价、谈判等方式，争取最优的采购价格和条件。同时，应合理控制采购数量，避免库存积压。-财务部门应定期对采购成本进行分析和核算，对比采购预算和实际采购成本，找出差异原因，提出改进措施，降低公司采购成本。七、采购合同的信息管理1.信息收集与整理-采购部门负责收集采购合同相关信息，包括合同文本、供应商信息、采购需求、验收报告、付款记录等。对收集到的信息进行整理和分类，建立采购合同信息档案。-信息档案应按照合同编号、采购项目、签订时间等进行索引，以便查询和管理。2.信息共享与利用-建立公司内部采购合同信息管理系统，实现采购合同信息在各部门之间的共享。各部门可根据工作需要，查询和使用相关信息，提高工作效率和协同性。-定期对采购合同信息进行分析和统计，为公司决策提供数据支持。例如，分析供应商的供货情况、采购成本变化趋势等，为优化采购管理提供依据。八、采购合同的绩效考核1.考核指标设定-建立采购合同绩效考核体系，设定考核指标，对采购部门及相关人员在采购合同管理工作中的表现进行考核。考核指标包括合同签订的及时性、准确性、合同执行的进度和质量、采购成本控制、供应商满意度等。-根据不同岗位的职责和工作重点，确定各项考核指标的权重，确保考核指标的科学性和合理性。2.考核方式与周期-采用定量与定性相结合的考核方式，定期对采购部门及相关人员进行考核。考核周期可分为月度、季度和年度，根据考核结果进行奖惩。-考核结果应及时反馈给被考核人，帮助其了解工作中的优点和不足，制定改进措施，提高工作绩效。九、采购合同管理中的人文关怀1.员工培训与发展-定期组织采购合同管理相关培训，提高员工的业务水平和综合素质。培训内容包括法律法规、合同管理知识、谈判技巧、沟通技巧等。-为员工提供职业发展规划指导，鼓励员工在采购合同管理领域不断学习和进步，为员工的晋升和发展提供机会。2.工作环境与氛围营造-关注采购部门员工的工作压力，合理安排工作任务和工作时间，避免员工过度劳累。营造良好的工作氛围，促进员工之间的沟通与协作。