环卫公司财务凭证保管规定

环卫公司财务凭证保管规定

一、总则本规定适用于环卫公司全体员工涉及财务凭证相关的工作环节，旨在规范公司财务凭证的保管流程，确保财务信息的完整性、准确性和安全性，符合公司企业文化中严谨务实的要求，保障公司经营活动的顺利开展，实现经济效益与社会效益的平衡发展。公司秉持“高效服务、绿色环卫、精细管理、共创价值”的经营理念，在财务凭证保管工作中落实扁平化管理原则，减少不必要的层级流程，提高工作效率。二、财务凭证范围界定1.原始凭证涵盖各类发票、收据、报销单、合同、协议等。如环卫设备采购发票，记录了公司购置清扫车、垃圾运输车等设备的支出；与各街道社区签订的环卫服务合同，明确了服务范围、费用及相关责任。2.记账凭证根据原始凭证编制，用于记录经济业务的会计分录。包括收款凭证、付款凭证和转账凭证，详细反映公司资金的收付及各类业务的账务处理。三、凭证的整理与装订1.日常整理财务人员在接收原始凭证后，应按照业务类型和时间顺序进行初步分类整理。对凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，确保凭证内容清晰、手续完备。如报销凭证需有经办人签字、部门负责人审批、财务审核等流程签字。2.定期装订每月末，财务人员将当月整理好的记账凭证及所附原始凭证进行装订。装订时要确保凭证排列整齐，编号连续，采用专业的装订设备和材料，保证装订牢固、美观。装订成册后，在封面上注明公司名称、所属期间、凭证种类、起止号码等信息。四、保管场所与设施1.专用档案室公司设立专门的财务凭证档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。安装烟雾报警器、除湿机、防虫药品投放装置，设置门禁系统和监控设备，确保档案室环境安全可靠，符合安全生产要求。2.存储设备购置标准的档案柜，按照年份、凭证类别进行分类存放。档案柜应编号管理，便于查找和使用。同时，建立电子档案目录，方便快速检索。五、保管期限规定1.法定保管期限根据国家财务法规和税收政策要求，各类财务凭证的保管期限有所不同。原始凭证、记账凭证一般保管期限为30年；涉及外事和对私改造的重要凭证永久保管。2.公司内部规定对于一些与公司核心业务密切相关、可能涉及法律纠纷或对公司发展有重要影响的凭证，在法定保管期限基础上，适当延长保管时间，以满足公司内部管理和外部审计等需求。六、借阅与查阅管理1.内部借阅公司内部员工因工作需要借阅财务凭证，需填写《财务凭证借阅申请表》，注明借阅原因、借阅凭证名称、预计归还时间等信息，经部门负责人审批后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过3个工作日，如需延期，应重新申请。2.外部查阅如有外部审计机构、税务机关等依法需要查阅公司财务凭证，应按照相关法律法规要求，由公司财务负责人接待，并在指定地点进行查阅。查阅过程中，公司财务人员应全程陪同，确保凭证安全。七、销毁处理流程1.鉴定与审批保管期限届满的财务凭证，由财务部门会同档案管理部门进行鉴定。对确无保存价值的凭证，编制《财务凭证销毁清册》，详细记录凭证名称、数量、所属期间等信息，经公司主管领导审批后，方可进行销毁。2.销毁实施采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保凭证信息无法恢复。销毁过程应进行录像或拍照记录，销毁人员在销毁清册上签字确认。同时，将销毁记录妥善保存，以备后续查询。八、信息化管理与备份1.电子凭证管理随着公司数字化转型，对于电子财务凭证，应建立专门的电子档案管理系统，进行分类存储和备份。电子凭证应与纸质凭证保持一致，并确保其真实性、完整性和可读性。2.定期备份财务部门指定专人负责电子凭证的备份工作，定期将财务数据备份到外部存储设备，并存储在异地，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。九、监督与考核1.内部监督公司审计部门定期对财务凭证保管工作进行检查，核实凭证的整理、装订、保管、借阅等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见。2.绩效考核将财务凭证保管工作纳入相关财务人员的绩效考核体系。对于工作认真负责、严格遵守规定的员工，给予相应的绩效奖励；对于违反规定，导致凭证损坏、丢失等情况的员工，视情节轻重给予绩效扣分、警告、罚款等处罚。十、人力资源保障与培训1.人员配备根据公司业务规模和财务凭证保管工作的需要，合理配备专业的财务人员和档案管理人员。确保相关人员具备财务、档案管理等专业知识和技能。2.培训提升定期组织财务凭证保管相关的培训活动，包括新的财务法规、档案管理技术等内容。加强员工对企业文化、经营理念的理解，提高员工的责任意识和业务水平，体现公司对员工的人文关怀，促进员工与公司共同成长。十一、附则1.本规定自发布之日起生效实施，如有