公文格式教学课件

公文格式教学课件目录公文基础第一章：公文概述第二章：公文种类格式规范第三章：公文格式要素第四章：公文写作技巧第五章：公文排版与印制实操应用第六章：常见公文范例解析第七章：电子公文格式实操练习与答疑1.公文概述2.公文种类3.公文格式要素4.标题与正文写作5.称谓与用语规范6.数字与标点使用7.附件与落款8.常见公文范例解析9.公文排版与印制规范第一章：公文概述公文是国家机关、社会组织以及企事业单位在行使职权或处理公务过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文定义机关、团体在行使职权或处理公务过程中形成的具有特定效力和规范格式的正式文书。作为机关间沟通的重要桥梁，公文是传达意图、表达诉求的官方载体。公文作用规制令使：下达指令，明确任务参谋决策：提供依据，辅助决策宣传舆论：传达精神，统一思想凭证存档：记录历史，备查参考法定与约定俗成格式区别法定格式：国家标准明确规定，必须严格执行公文的基本构成眉首发文机关名称发文字号签发人主体标题主送机关正文内容版记附件说明发文机关署名成文日期印章位置第二章：公文种类根据《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文主要有15种。每种公文都有其特定的适用场景、功能定位和格式要求。正确选择公文种类是公文写作的第一步。决议适用于会议讨论通过的重大决策事项，如"关于加强党的建设的决议"决定适用于对重要事项或重大行动作出安排，如"关于机构改革的决定"通知适用于发布规章制度、传达重要精神，如"关于加强政务公开的通知"党政机关公文种类详解决议类公文决议：会议讨论通过的重大决策，如"关于深化改革的决议"决定：对重要事项或重大行动作出安排，如"关于成立专项工作组的决定"命令（令）：公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施指导类公文公告：向社会公开宣布重要事项或者法定事项通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项意见：对重要问题提出见解和处理办法沟通类公文通知：传达要求下级机关执行和有关单位周知的事项通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议请示：向上级机关请求指示或批准其他类公文批复：对下级机关请示事项的答复函：不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题会议纪要：记载会议主要情况和议定事项第三章：公文格式要素纸张规格国家标准A4纸尺寸：210mm×297mm白色无光铜版纸，不少于70克/平方米页边距上边距：37mm±1mm下边距：35mm±1mm左边距：28mm±1mm右边距：26mm±1mm版心尺寸宽度：156mm高度：225mm固定行数：22行每行字数：28个汉字字体字号规范标题：二号小标宋体主送机关：三号仿宋体正文：三号仿宋_GB2312签发人：三号仿宋体附件说明：三号黑体成文日期：三号仿宋体眉首要素详解发文机关名称字体：小标宋体颜色：红色位置：居中（党委、政府）或顶格（部门）示例：中共中央办公厅、国务院办公厅注意：使用规范全称，不得简称发文字号字体：三号仿宋体格式："机关代字〔年份〕序号"位置：居中（党委、政府）或左对齐（部门）示例：青政办发〔2025〕3号注意：年份使用阿拉伯数字，序号不加"第"字签发人字体：三号仿宋体位置：右上角格式："签发人：姓名"使用场景：重要公文需要负责人签发注意：签发人姓名前不加职务标题规范标题字体与排版要求公文标题是公文内容的高度概括，应当简明扼要、准确规范。标题格式直接影响公文的整体美观和专业度。字体与字号使用二号小标宋体字体颜色为黑色标题居中排布一般不超过20个字标题构成发文机关+事由+文种示例：《国务院关于加强环境保护工作的决定》联合行文时按机关顺序排列标题中不使用标点符号副标题处理副标题另起一行使用破折号与主标题分隔副标题同样居中排布示例：《关于加强生态保护——"十四五"期间生态建设实施方案》正文排版规范正文基本要求正文是公文的核心部分，内容应当简明、准确、完整，排版应当规范、整洁、美观。字体与行距•字体：三号仿宋_GB2312•行距：28-32磅•每页固定22行•每行28个汉字段落格式•段落首行缩进2字•回行顶格不缩进•段落间距保持一致•标点符号占一字位称谓用语规范上对下称谓上级对下级使用"贵"字示例：贵委、贵局、贵司平行机关之间可互称"贵"注意：不使用"你们"等直接称呼下对上称谓下级对上级使用"钧"字示例：钧委、钧办、钧部对最高机关称"尊"注意：体现尊敬与规范对个人称谓机关对男性称"先生"机关对女性称"女士"正式场合可称"同志"古文可使用"君"字数字与标点使用数字使用规范公文中数字的使用有严格规定，应当区分阿拉伯数字与汉字数字的适用场景，确保表达准确规范。阿拉伯数字使用场景：公历世纪、年代、年、月、日时刻、时间段各类计量单位的数值工业产品型号、代号等汉字数字使用场景：数字作为语素构成定型词语干支纪年传统概数用语序数词标点使用规范标点符号是书面语的有机组成部分，使用不当会导致意思表达不清，甚至产生歧义。重点注意事项：序号"一、（一）、1."后无标点避免滥用顿号，并列短语间使用公文中不使用感叹号引号内外标点独立使用冒号后不能紧接冒号或分号日期格式标准：2025年8月30日，星期六期望语与请示语期望语示例平行机关间："请予支持""请予协助""请给予配合"上级对下级："请认真贯彻执行""请遵照执行""请结合实际，认真落实"请示语示例下级对上级："请批准""请批示""请审批"征求意见："请予审核""是否可行，请指示""妥否，请批复"敬语使用原则•根据文种选择合适敬语•同一公文敬语保持一致•避免过度客套•符合行政伦理和礼仪•体现公务往来的规范性附件编排规范附件标题与编号附件是公文主体内容的补充说明或佐证材料，需按规范编排，确保查阅方便。标题格式：使用三号黑体顶格编排在版心左上角与正文间空一行单个附件格式："附件：××××"多个附件格式："附件：1.××××"编排要求：附件应单独编页码附件与正文一起装订正文中应标明"见附件"附件序号使用阿拉伯数字落款与印章落款规范落款包含发文机关名称和成文日期，是公文的重要组成部分。机关名称：使用全称或规范简称，三号仿宋体，居中编排成文日期：公文形成的日期，采用阿拉伯数字，如"2025年8月30日"印章使用印章是公文真实性和有效性的重要标志，使用必须规范。位置：印章与落款日期居中对齐，上压发文机关名称，下不压日期颜色：一般使用红色印泥，印章清晰完整种类：根据发文机关性质使用相应印章，如党委公文使用党委印章签发与核稿重要公文需经负责人签发，以确保公文内容准确无误。签发：由单位负责人签署意见并签名核稿：由相关责任人进行审核，并在文稿上签名会签：需多部门共同负责的事项，应当进行会签第四章：公文写作技巧高质量公文写作的四大要素语言简洁明了•用词精准，避免模糊表达•句式简洁，避免长难句•删除冗余词语，如"的""地""得"•避免官僚套话和空洞表达结构清晰有序•层次分明，使用规范序号•逻辑推进，前后呼应•段落划分合理，每段一个中心•重点突出，详略得当主题突出鲜明•开门见山，直入主题•内容围绕中心展开•观点明确，立场鲜明•事实与观点分离表述逻辑连贯一致•避免前后矛盾•确保事实准确无误•数据引用规范，注明来源•保持语言风格一致性公文写作常见错误格式类错误标点使用错误，如序号后加顿号数字拆行或格式不统一页码编排不规范版心尺寸不符合标准字体字号混用行距不一致称谓用语错误称谓使用不当，如"贵""钧"混用敬语使用不规范自称不一致直接使用"你们""我们"等称呼内容表达错误语言表达不准确，产生歧义内容前后矛盾事实描述不清套话空话过多逻辑混乱，层次不清排版印制错误标题排版不规范，格式混乱正文首行缩进不一致印章位置不当，压住日期页面留白不均匀装订错误，页码混乱第五章：公文排版与印制版面要求版面整洁是公文的基本要求，体现了发文机关的严谨态度和专业形象。•纸张洁白，无污渍和折痕•字迹清晰，墨色均匀•页面无底灰和杂点•行间距匀称，段落整齐•标题居中，正文对齐印刷规范公文印刷是保证公文质量的重要环节，必须严格按照规范执行。•双面印刷，页码套正•装订线与页边距误差不超过2mm•使用标准公文纸，不少于70克/平方米•正文使用黑色油墨•红色仅用于印章和眉首线条装订要求规范的装订确保公文整体美观，便于保存和查阅。•左侧装订，装订线宽度为1厘米•装订钉距离上下边缘至少2厘米•厚度超过5毫米的公文应使用骑马钉装订•确保装订牢固，不易脱落•重要公文可使用线装或胶装视觉示例：红头文件格式红头文件标准格式示意红色抬头与分隔线发文机关名称使用小标宋体，红色，居中或顶格排布。下方有一条红色分隔线，线宽0.5-1毫米，横贯整个版心宽度。发文字号与主送机关发文字号排在红线下方，使用三号仿宋体，居中或左对齐。主送机关位于标题下方，顶格书写，后加冒号。正文与落款正文使用三号仿宋体，首行缩进2字。落款包括发文机关名称和成文日期，居中排布，印章上压机关名称，下不压日期。签发人位置与格式签发人位于发文机关名称右上方，使用三号仿宋体，格式为"签发人：姓名"。签发人是指对公文内容负责并签署意见的领导，通常为机关主要负责人。签发环节是公文形成过程中的重要一环，体现了领导对公文内容的认可和负责。视觉示例：正文排版段落缩进与行距正文段落首行缩进2个汉字字符，约为28磅。行距设置为固定值28-32磅，确保每页恰好排列22行文字。段落之间不空行，保持连贯。多级标题层次一级标题：使用"一、"标识，顶格书写二级标题：使用"（一）"标识，顶格书写三级标题：使用"1."标识，顶格书写四级标题：使用"（1）"标识，顶格书写数字与标点正确用法正确示例：•截至2025年3月31日，共完成投资108.5亿元•第五次全国经济普查于2025年开展•会议研究了三个问题：一是工作进展情况；二是存在的主要困难；三是下一步工作安排。错误示例：•截至二〇二五年三月三十一日，共完成投资一百零八点五亿元•第5次全国经济普查于2025年开展•会议研究了3个问题，1是工作进展情况，2是存在的主要困难，3是下一步工作安排。第六章：常见公文范例解析（一）通知范例《关于召开2025年度工作会议的通知》格式特点：标题简明扼要，包含事由和文种正文先说明事由，后明确具体安排结尾使用"特此通知"作为结束语通知要素"六个明确"：时间、地点、人员、议题、要求、联系方式写作重点：内容具体明确，避免模糊表述时间地点人员精确到位语言简洁直接，避免冗长铺垫报告范例《关于2025年上半年工作情况的报告》格式特点：标题明确报告对象和内容正文结构：开头、主体、结尾开头简要说明报告缘由主体按照时间或重要性排序结尾总结成绩，提出展望写作重点：数据翔实，事实准确客观描述，不夸大成绩问题分析透彻，提出对策语言庄重得体，表述规范请示范例《关于申请增加2025年度预算的请示》格式特点：一文一事，开门见山，提出请求；说明理由，列举事实；明确具体请求内容；结尾使用"请批示"等请示语。常见公文范例解析（二）批复范例《关于同意成立工作领导小组的批复》格式特点：标题包含"关于""同意/不同意"和事项开头引述请示文件标题和文号中间明确表态，给予明确答复结尾一般不用结束语，直接落款写作重点：表态明确，不含糊其辞理由清晰，依据充分语言严谨，表述准确函件范例《关于商请协助开展调研工作的函》格式特点：用于不相隶属机关之间的公务联系开头说明事由和目的中间说明具体事项和要求结尾使用"函达""函复"等用语写作重点：语气平等，态度诚恳内容简明，直奔主题请求具体，便于落实决定与公告范例《关于加强生态环境保护的决定》决定特点：开头阐述背景和依据主体分条列出决定事项语气坚决，表述明确《关于2025年节假日安排的公告》公告特点：面向社会公开发布内容详尽具体，便于公众理解排版整齐，便于查阅第七章：电子公文格式电子公文与纸质公文的异同共同点：内容要求相同，同样遵循公文写作规范格式标准一致，版式布局基本相同法律效力等同，同样具有约束力都需要履行完整的审批流程不同点：载体不同：一个是电子介质，一个是纸质签发方式不同：电子签章vs手写签名传递方式不同：网络传输vs实物递送存储方式不同：数据库存储vs档案柜归档安全措施不同：加密技术vs物理保管电子公文排版注意事项使用标准公文处理软件，如"OA办公系统"选择符合规范的电子模板字体统一采用系统默认字体，避免使用特殊字体图表应嵌入文档，避免使用链接页码自动生成，确保连续性文件格式统一，推荐使用PDF格式电子签章与文件安全使用经过认证的电子签章系统签章必须具备唯一性和不可复制性采用加密技术确保文件完整性建立严格的访问权限控制定期备份，防止数据丢失留存日志记录，便于追溯公文写作流程01起草环节明确写作目的与读者对象收集相关材料与数据拟定大纲，确定结构撰写初稿，注重格式规范02审核环节核对事实，校验数据检查格式，纠正错误审查内容，完善表述多人会审，确保质量03签发环节提交负责人审批根据意见修改完善负责人签名或签章登记文号，正式生效04发送与归档印制装订，确保质量按规定渠道发送留存副本，完整归档定期检查，确保保存公文处理时效1-3天一般公文例如：常规通知、普通函件、工作简报等处理原则：按照正常工作流程处理，确保质量24小时紧急公文例如：重要会议通知、突发事件报告等处理原则：优先处理，加快流转速度6小时特急公文例如：重大事故报告、应急处置指令等处理原则：随到随办，确保及时有效复杂案件专案管制对于内容复杂、涉及面广、需要多部门协调的公文，可申请专案管制，单独确定处理时限。申请专案管制需填写《专案管制申请表》，说明理由和预计完成时间，经主管领导批准后执行。公文写作中的礼仪与文化尊重受文者公文交往中，尊重受文者是基本礼仪，体现在使用恰当敬语、避免居高临下、注重平等交流等方面。•称谓使用得体，如"贵部""钧部"等•敬语使用规范，如"请予批准""恳请支持"•语气平和，避免命令式表达•尊重对方意见，留有商榷余地准确表达公文表达讲究精确无误，避免歧义与模糊，确保信息传递准确清晰。•用词准确，避免模糊表达•数据精确，避免约数和猜测•标点使用规范，避免断句错误•专业术语使用准确，必要时加注释•避免使用网络用语和流行语机关形象公文是机关的"脸面"，体现机关的工作水平和专业素养，直接影响机关形象。•格式规范，体现专业素养•内容严谨，反映工作水平•文风朴实，避免华而不实•实事求是，不夸大不缩小•严格把关，确保无差错公文写作软件与工具推荐Word公文模板MicrosoftWord是最常用的公文写作工具，通过设置正确的模板可以提高公文排版效率。设置技巧：创建符合规范的页面设置和版心设置段落格式，包括首行缩进和行距创建公文常用样式，便于快速应用设置页眉页脚，便于添加文号和页码专业排版软件专业公文排版软件能提供更规范、更高效的公文制作环境。推荐软件：OA办公系统公文模块方正飞腾排版系统金山公文专版AdobeInDesign（复杂排版）校对与检查工具校对工具可以帮助发现公文中的错误，提高公文质量。实用工具：语法检查插件公文格式检查工具标点符号检查软件数字格式检查工具文本比对工具（修改跟踪）公文写作实操练习现场示范：起草一份通知示范主题：《关于开展2025年度安全生产检查的通知》示范流程：确定通知要素：时间、地点、参与人员、检查内容、工作要求等按照"六个明确"原则拟定初稿按照公文格式要求进行排版检查修改，确保规范无误关键点分析：标题简明扼要，包含事由和文种开头说明依据和目的主体明确具体安排结尾使用"特此通知"结束分组练习：撰写请示报告练习主题：《关于申请增加项目经费的请示》练习要求：明确请示对象和事项说明理由，列举事实和数据提出明确具体的请求按照公文格式要求排版评分标准：格式规范（30%）内容完整（30%）表达准确（20%）条理清晰（20%）反馈与点评常见问题答疑格式类问题问：公文中的数字如何正确使用？答：公文中数字使用遵循《国家标准》规定：年月日、时刻、数量、编号等使用阿拉伯数字；数字作为语素构成词语、干支纪年、概数用语则使用汉字数字。问：请示和报告可以