企业公文写作格式及规范手册

企业公文写作格式及规范手册第一章：引言企业公文是传递信息、部署工作、请示汇报和商洽事务的重要载体，其格式规范与内容质量直接影响沟通效率、企业形象及管理执行力。为统一企业内部公文标准，保证公文写作的严肃性、准确性和规范性，特制定本手册。本手册适用于企业内部各部门、各子公司及全体员工在公文起草、审核、印制和归档全流程，旨在为公文处理提供标准化指引，提升公文管理效能。第二章：企业公文的应用场景与适用范围企业公文根据行文方向和功能不同，可分为上行文、下行文、平行文三类，具体应用场景一、上行文：向上级单位或领导报送的公文适用场景：请示工作指示、汇报工作进展、请求审批事项、反映问题建议等。常用文种：请示、报告。请示：适用于向上级请求指示、批准（如“关于申请项目经费的请示”“关于召开会议的请示”），需一事一请，不得夹带报告内容。报告：适用于向上级汇报工作、反映情况、答复询问（如“关于2023年度工作情况的报告”“关于事件处理情况的报告”），不得夹带请示事项。二、下行文：向下级单位或部门部署工作的公文适用场景：传达决策指令、部署工作任务、规范管理要求、通报表扬批评等。常用文种：通知、通报、决定、批复。通知：发布规章、转发文件、部署工作、告知事项（如“关于开展专项工作的通知”“关于印发《管理办法》的通知”），使用频率最高。通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神（如“关于对部门予以通报表扬的通报”“关于事件处理情况的通报”）。决定：对重要事项作出决策和部署（如“关于成立工作小组的决定”“关于对同志职务任免的决定”）。批复：答复下级请示事项（如“关于同意项目经费的批复”）。三、平行文：向同级单位或不相隶属部门商洽事务的公文适用场景：询问问题、请求协助、征求意见、告知事项等。常用文种：函、纪要。函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项（如“关于商请协助事项的函”“关于征求《方案》意见的函”）。纪要：记载会议主要情况和议定事项（如“专题会议纪要”“部门联席会议纪要”），需经与会单位确认后分发。第三章：企业公文标准化写作流程详解公文写作需遵循“明确目的—收集材料—起草—审核校对—排版印制”的标准化流程，各环节要点一、明确发文目的与对象操作要点：确定核心目的：明确公文要解决的具体问题（如部署工作、请求批准、告知事项等），避免内容发散。示例：若目的是“要求各部门提交年度计划”，则需明确“提交内容”“截止时间”“格式要求”等要素。界定接收对象：根据行文方向确定主送机关（上行文为上级领导/单位，下行文为下级部门，平行文为同级单位），保证主送机关准确、单一，避免多头主送。示例：向公司总经理请示事项，主送机关为“公司总经理”；向各部门部署工作，主送机关为“公司各部门、各子公司”。二、收集整理材料操作要点：收集基础材料：根据发文目的收集相关政策文件、数据事实、背景资料等，保证材料真实、准确、完整。示例：起草“关于项目经费的请示”，需收集项目预算明细、前期进展报告、政策依据等材料。梳理材料逻辑：对收集的材料进行分类整理，明确“背景—现状—问题—建议”的逻辑主线，为起草奠定基础。三、拟定公文标题操作要点：公文标题应准确简要地概括公文主要内容，一般由“发文机关+事由+文种”三部分组成。规范格式：发文机关（可，若以公司名义发文则保留“公司”）、事由（明确核心事项，如“开展活动”“申请经费”）、文种（根据场景选择“通知”“请示”等）。示例：完整“公司关于开展2024年度安全生产大检查的通知”发文机关：“关于举办公文写作培训班的函”（若以部门名义发文，可“公司”）注意事项：标题一般不超过50字，不使用标点符号（除法规、规章名称加书名号外），避免使用模糊表述（如“有关事项”“若干问题”）。四、起草操作要点：是公文的核心，需结构清晰、逻辑严密、语言规范，一般包括“开头—主体—结尾”三部分。（一）开头：阐明发文依据或目的上行文：简明说明发文背景（如“根据会议精神”“为解决问题”），引出请示/报告事项。示例（请示）：“为推进项目建设，保证按期完工，根据《项目实施方案》（发〔2023〕5号）要求，现就项目经费请示”下行文：直接提出工作要求或部署事项，或引用上级文件作为依据。示例（通知）：“为规范公司资产管理，根据《公司资产管理办法》（办〔2023〕10号），现将2024年度资产盘点工作安排”平行文：说明商洽或询问事项的背景和目的。示例（函）：“为配合项目验收，需贵单位提供技术参数资料，现特函商请协助：”（二）主体：阐述具体内容或要求请示类：需写明“请示事项”“理由”“建议方案”，一事一请，条理清晰。示例：“申请经费万元，主要用于设备采购（万元）、人员培训（万元），具体预算详见附件1。”通知类：分条列项说明“做什么、怎么做、何时完成”，使用“一、二、三”序号，每条内容单一明确。示例：“一、检查范围：公司各部门、各子公司所有办公区域及生产车间；二、检查时间：2024年X月X日至X月X日；三、检查内容：消防安全、用电安全、设备运行等。”报告类：汇报工作需包含“进展情况、存在问题、下一步计划”，反映问题需包含“问题表现、原因分析、整改建议”。函类：说明商洽事项的具体内容和要求，语气谦和、得体。（三）结尾：提出执行要求或规范用语上行文：请示常用“妥否，请批示”“以上请示，请予审批”；报告常用“特此报告，请审阅”。下行文：通知常用“请认真贯彻执行”“特此通知”；通报常用“希望各部门引以为戒/学习先进”。平行文：函常用“专此函达，盼予回复”“以上事项，请函复”。五、标注附件说明操作要点：若公文有附件（如预算表、方案、名单等），需在下空一行左空二字标注“附件：”，后标全角冒号和附件名称。若有多个附件，用阿拉伯数字标注顺序（附件1：表；附件2：方案）。示例：项目可行性研究报告六、编排文号与成文日期操作要点：文号：由“发文机关代字+年份+发文顺序号”组成，年份用六角括号“〔〕”括起，顺序号用阿拉伯数字（不编虚位）。示例：“公司发〔2024〕10号”（公司发文）、“办函〔2024〕5号”（办公室函件）。签发人：上行文需标注签发人，由“签发人：”加签发领导姓名及职务（如“签发人：*总经理”）。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称（如“2024年3月15日”），会议纪要需标注会议通过日期（如“2024年3月15日通过”）。七、审核校对与排版印制操作要点：审核校对：内容审核：检查公文内容是否符合政策、数据是否准确、逻辑是否清晰、要求是否明确。格式审核：检查标题、文号、主送机关、附件、成文日期等格式要素是否规范。文字校对：重点检查错别字、标点符号、语句通顺性，避免“的、地、得”混用，数字使用规范（如“阿拉伯数字”用于编号、日期，“汉字数字”用于非编号的固定表述）。排版印制：字体字号：标题用二号小标宋体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312，行距28磅。页码：用四号半角阿拉伯数字编页码，页码位于页下端居中，页码两侧各放一条四号短线（如“-1-”）。印章：公文除“会议纪要”和“电报”外，均需加盖发文机关印章。印章用红色，上不压，下压成文日期（成文日期距印章下边缘2mm-4mm）。第四章：常见公文类型模板与示例一、通知模板公司关于开展活动的通知主送机关：公司各部门、各子公司：为[活动目的，如“提升员工安全意识”]，根据[文件依据，如《公司安全生产管理办法》]要求，现将开展活动有关事项通知一、活动时间年月日至月日。二、活动内容（一）[具体内容1，如“组织安全知识培训”]；（二）[具体内容2，如“开展应急演练”]；（三）[具体内容3，如“排查安全隐患”]。三、工作要求（一）各部门负责人需高度重视，保证员工全员参与；（二）活动开展情况请于月日前报送至部门；（三）联系人：*，联系方式：X。特此通知。参与人员名单发文机关：公司成文日期：2024年X月X日文号：公司发〔2024〕号二、请示模板关于申请项目经费的请示主送机关：公司总经理：为[项目背景，如“推进技术升级”]，根据[上级要求，如《公司年度工作要点》]，我部门拟开展项目，现就经费请示一、项目概况项目主要内容为[简述项目内容，如“采购设备、开展技术研发”]，预计月日前完成。二、经费预算项目总预算万元，具体明细（一）设备采购：万元；（二）人员费用：万元；（三）其他费用：万元。三、请示事项申请批准项目经费万元，从公司专项经费中列支。妥否，请批示。项目预算明细表发文机关：部门成文日期：2024年X月X日文号：办发〔2024〕号签发人：*（部门负责人）三、会议纪要模板项目推进会会议纪要会议时间：2024年X月X日14:00-16:00会议地点：公司301会议室参会人员：（总经理）、（副总经理）、各部门负责人缺席人员：*（市场部经理，因公出差）记录人：*会议围绕项目进展情况及存在问题进行了研究，现将主要议定事项纪要一、项目进展情况（一）研发部汇报：项目已完成阶段工作，下一阶段重点为，计划月日前完成；（二）市场部汇报：已完成前期调研，目标客户群体为，需协调研发部提供技术支持。二、议定事项（一）同意研发部项目下一阶段工作计划，由*（研发部经理）负责落实；（二）市场部需于月日前向研发部提交详细需求清单，研发部需在3个工作日内反馈技术可行性；（三）项目总预算由财务部审核，*（财务总监）负责牵头，月日前完成。分发范围：公司领导、各部门发文机关：公司办公室成文日期：2024年X月X日文号：办纪〔2024〕号四、函模板关于商请协助提供资料的函主送机关：公司：为配合项目验收工作，需贵单位提供该项目的技术参数资料（具体清单见附件）。根据双方合作协议，该资料由贵单位负责提供，请于月日前将纸质版（加盖公章）及电子版报送至我单位部门。感谢贵单位的大力支持！发文机关：公司部门成文日期：2024年X月X日文号：办函〔2024〕号第五章：公文写作与处理的关键注意事项一、格式规范：严格遵守排版标准页面设置：A4纸张，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，页眉2.4cm、页码2.2cm。字体字号：标题二号小标宋体，三号仿宋GB2312，一级标题三号黑体（居中或左空二字），二级标题三号楷体GB2312（左空二字）。行距与段落：行距28磅，段前段后间距0行，首行缩进2字符，两端对齐。印章使用：单一机关发文，印章上压，下压成文日期；联合行文时，各发文机关印章均压成文日期，最后一个印章下压成文日期。二、内容规范：保证准确、简洁、得体用语规范：使用公文专用语（如“拟请”“特此函告”“望周知”），避免口语化、网络用语（如“搞定”“给力”）；数字使用优先采用阿拉伯数字（如“2024年”“3月15日”），非编号的固定表述用汉字数字（如“星期三”“第一季度”）。逻辑清晰：按“背景—事项—要求”逻辑展开，分条列项时层次分明（一、（一）、1.、(1)），避免交叉重复。数据准确：涉及时间、金额、数量等数据需反复核对，保证与原始材料一致，模糊表述（如“大约”“左右”）需避免。三、流程规范：落实审核与签发责任起草责任：部门负责人为公文起草第一责任人，需保证内容符合部门职责和公司规定。审核流程：公文需经“部门负责人审核—分管领导审核—办公室核稿—总经理签发”四级审核（常规事务可简化为二级审核）。签发权限：公司级发文由总经理签发，部门发文由分管领导签发，涉及重大事项（如经费审批、人事任免）需经总经理办公会审议后签发。四、特殊情况处理：灵活应对复杂场景修改痕迹：公文修改需使用修订模式，最终定稿前删除所有修订痕迹，保证版面整洁。紧急公文：紧急公