财务资料安全管理办法

财务资料安全管理办法一、总则（一）目的为加强公司财务资料的安全管理，确保财务资料的真实性、完整性、保密性，防止财务资料泄露、损毁、丢失，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各下属分支机构涉及财务资料的收集、整理、存储、使用、传递、保管、销毁等全过程管理。（三）定义1.财务资料：指公司在财务活动中形成的各类凭证、账簿、报表、合同、文件、电子数据等，包括纸质资料和电子资料。2.安全管理：指通过建立健全管理制度、采取有效的技术措施和管理手段，对财务资料进行保护，确保其安全可靠。（四）基本原则1.合法性原则：财务资料的管理应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.保密性原则：严格保守财务资料的机密，防止信息泄露。3.完整性原则：确保财务资料的完整无缺，不被篡改或丢失。4.可追溯性原则：对财务资料的操作过程进行记录，以便追溯和查询。二、职责分工（一）财务部门1.负责制定和完善财务资料安全管理制度，并组织实施。2.负责财务资料的日常收集、整理、审核、归档工作。3.负责财务资料存储设备的管理和维护，确保存储环境安全可靠。4.负责对涉及财务资料的人员进行安全培训和教育。5.负责定期对财务资料进行清查和盘点，确保账实相符。（二）信息技术部门1.负责提供财务资料存储、传输、备份等信息技术支持，确保信息系统安全稳定运行。2.负责制定和实施财务资料信息系统的安全策略和技术措施，防止信息系统遭受攻击和破坏。3.负责对财务资料电子数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。4.协助财务部门进行财务资料的备份和恢复工作，确保数据的可恢复性。（三）档案管理部门1.负责财务资料档案的统一管理，建立健全档案管理制度。2.负责财务资料档案的整理、分类、编号、装订、上架等工作。3.负责提供财务资料档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。4.负责对超过保管期限的财务资料进行鉴定和销毁工作。（四）其他部门1.负责本部门财务资料的收集、整理和保管工作，并按照规定及时移交财务部门或档案管理部门。2.严格遵守财务资料安全管理制度，不得擅自复制、传播、销毁财务资料。3.配合财务部门、信息技术部门和档案管理部门做好财务资料的安全管理工作。三、财务资料的收集与整理（一）收集范围1.各类原始凭证，包括发票、收据、报销单、支付凭证等。2.记账凭证，按照会计核算要求编制的记录经济业务的凭证。3.账簿，包括总账、明细账、日记账等。4.财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。5.财务预算、决算报告。6.财务分析报告。7.财务合同、协议，如借款合同、投资合同、采购合同等。8.财务审计报告、税务审计报告等。9.其他与财务活动相关的资料。（二）收集要求1.财务资料应及时收集，确保资料的完整性和及时性。2.收集的财务资料应真实、准确、合法，不得伪造、篡改。3.对收集的财务资料应进行初步审核，确保资料符合财务制度和相关法律法规的要求。（三）整理方法1.按照财务资料的类别和时间顺序进行分类整理。2.对原始凭证应进行粘贴、编号，确保凭证的整齐和规范。3.对记账凭证应按照会计科目进行分类，编制记账凭证汇总表。4.对账簿应进行核对、结账，确保账账相符、账实相符。5.对财务报表应进行审核、分析，确保报表数据的真实性和准确性。四、财务资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质存储：设立专门的财务资料档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，对纸质财务资料进行分类存放。2.电子存储：采用磁盘阵列、磁带库、光盘库等存储设备，对财务资料电子数据进行集中存储，并进行定期备份。（二）存储要求1.纸质财务资料应存放在专用的档案柜中，按照类别和时间顺序排列，便于查阅和管理。2.电子财务资料应进行加密存储，设置访问权限，防止数据泄露。3.存储设备应定期进行维护和检查，确保设备的正常运行。（三）保管期限1.会计凭证、账簿等财务资料的保管期限按照国家法律法规的规定执行，一般为10年或30年。2.财务报表、财务预算、决算报告等资料的保管期限为5年。3.财务合同、协议等资料的保管期限应根据合同约定执行，一般为合同履行完毕后5年。（四）保管措施1.建立财务资料保管台账，详细记录财务资料的名称、数量、存放位置、保管期限等信息。2.定期对财务资料进行清查和盘点，确保账实相符。3.对超过保管期限的财务资料，应按照规定进行鉴定和销毁。4.加强对财务资料保管场所的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。五、财务资料的使用与传递（一）使用规定1.财务资料仅供公司内部使用，未经批准不得对外提供。2.需要查阅财务资料的人员，应填写查阅申请表，经财务部门负责人批准后，在指定地点查阅。3.查阅财务资料时，不得擅自复制、拍照、记录，如需复制，应经财务部门负责人批准。4.财务资料的使用人员应妥善保管资料，不得遗失、损毁，使用完毕后应及时归还。（二）传递流程1.财务资料在公司内部传递时，应填写传递清单，注明资料名称、数量、传递时间、传递人员等信息。2.传递清单应一式两份，传递双方各执一份，以便核对和追溯。3.财务资料传递过程中，应采取必要的保护措施，确保资料的安全。（三）电子资料传递1.通过电子邮件传递财务资料电子数据时，应进行加密处理，并设置阅读密码。2.对重要的财务资料电子数据，应采用专人传递或安全的文件传输工具进行传递。3.接收财务资料电子数据后，应及时进行备份，并对数据的完整性和准确性进行核对。六、财务资料的安全保密（一）保密制度1.建立财务资料安全保密制度，明确保密责任和保密措施。2.对涉及财务资料的人员进行保密培训，签订保密协议，增强保密意识。3.严格限制财务资料的知悉范围，未经批准不得向无关人员透露。（二）保密措施1.对财务资料存储场所进行物理隔离，防止无关人员进入。2.对财务资料电子数据进行加密处理，设置访问权限，防止数据泄露。3.在财务资料传递过程中，采用加密传输、专人护送等方式，确保资料的安全。4.对涉及财务资料的计算机设备、存储设备等进行定期检查和维护，防止数据丢失或被窃取。（三）违规处理1.对违反财务资料安全保密制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.对因违反保密制度给公司造成损失的，应依法追究其法律责任。七、财务资料的备份与恢复（一）备份策略1.制定财务资料备份策略，明确备份周期、备份方式、备份存储介质等。2.采用全量备份和增量备份相结合的方式，定期对财务资料进行备份。3.备份存储介质应采用异地存放的方式，确保数据的安全性和可恢复性。（二）备份执行1.按照备份策略定期进行财务资料备份，确保备份数据的完整性和准确性。2.备份完成后，应对备份数据进行检查和验证，确保备份数据可正常恢复。3.将备份存储介质存放在安全可靠的场所，并做好标识和记录。（三）恢复测试1.定期进行财务资料恢复测试，确保在需要时能够快速、准确地恢复数据。2.恢复测试应模拟实际数据丢失情况，按照恢复流程进行操作，记录恢复过程和结果。3.对恢复测试中发现的问题及时进行整改，确保备份与恢复系统的可靠性。八、财务资料的审计与监督（一）内部审计1.定期开展财务资料内部审计工作，检查财务资料的安全管理情况。2.审计内容包括财务资料的收集、整理、存储、使用、传递、保管等环节，以及安全保密制度的执行情况。3.对审计中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）外部审计1.按照国家法律法规和监管要求，定期聘请外部审计机构对公司财务资料进行审计。2.配合外部审计机构开展工作，提供必要的资料和信息，确保审计工作的顺利进行。3.对外部审计机构提出的意见和建议认真研究，及时整改，不断完善财务资料安全管理工作。（三）监督检查1.财务部门、信息技术部门和档案管理部门应定期对财务资料安全管理工作进行自查，发现问题及时整改。2.公司内部设立监督检查机制，对财务资料安全管理工作进行不定期抽查，确保各项制