科研应急物资管理办法

科研应急物资管理办法一、总则（一）目的为了加强科研应急物资的管理，提高应对突发事件的能力，确保科研工作的顺利进行，保障人员生命安全和减少财产损失，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织内所有涉及科研应急物资的采购、储存、使用、调配、回收及处置等相关活动。（三）基本原则1.统一领导，分级负责。在公司/组织统一领导下，明确各部门在科研应急物资管理中的职责，分级实施管理。2.科学规划，保障重点。根据科研工作实际需求和可能面临的突发事件类型，科学合理规划应急物资储备，优先保障关键科研项目和重要应急处置工作的需要。3.快速反应，高效调配。建立健全应急物资快速调配机制，确保在突发事件发生时能够迅速响应，高效调配物资，满足应急处置需求。4.规范管理，安全可靠。严格按照相关法律法规和行业标准，规范应急物资管理流程，确保物资质量安全可靠，储存环境符合要求。二、管理职责（一）应急物资管理领导小组成立以公司/组织主要领导为组长，各相关部门负责人为成员的应急物资管理领导小组。负责全面领导和决策科研应急物资管理工作，协调解决重大问题，审定应急物资储备计划、调配方案及处置措施等。（二）各部门职责1.科研部门负责提出科研应急物资的需求计划，根据科研项目特点和潜在风险，评估所需应急物资的种类、数量和规格。在突发事件发生时，配合应急处置工作，提供技术支持，指导应急物资的正确使用。2.物资采购部门按照应急物资管理领导小组审定的储备计划，负责应急物资的采购工作。严格选择合格供应商，确保采购物资的质量符合要求。建立应急物资采购档案，记录采购物资的名称、规格、数量、供应商等信息。3.仓储管理部门负责应急物资的储存保管工作，按照物资的特性和储存要求，合理安排储存场所，确保物资安全。建立健全物资出入库管理制度，严格执行物资出入库手续，定期对物资进行盘点清查，做到账物相符。负责物资的日常养护，检查物资的质量状况，对过期、损坏等物资及时进行处理。4.应急管理部门负责制定和完善科研应急物资管理的相关制度和流程，并监督执行。在突发事件发生时，负责组织协调应急物资的调配工作，及时掌握物资需求和供应情况，确保物资快速、准确调配到指定地点。负责组织对应急物资管理工作进行评估和总结，提出改进措施和建议。5.财务部门负责保障科研应急物资管理工作所需的经费，对应急物资采购、储存、调配等费用进行审核和监督。建立应急物资经费专项账目，确保经费使用合理、合规、透明。三、应急物资的采购（一）需求分析与计划制定1.各科研部门应结合科研项目实际情况，定期对可能面临的突发事件进行风险评估，分析所需应急物资的种类、数量和规格，并填写《科研应急物资需求申请表》。2.申请表应详细说明物资的用途、预计使用时间、技术参数等信息。经部门负责人审核后，提交至应急管理部门。3.应急管理部门汇总各部门的需求申请表，结合公司/组织的科研发展规划和应急管理要求，进行综合分析和评估，制定年度科研应急物资储备计划。4.储备计划应明确物资的名称、规格、数量、采购时间、预算金额等内容，并报应急物资管理领导小组审定。（二）供应商选择与采购实施1.物资采购部门根据审定的储备计划，按照相关法律法规和公司/组织采购管理规定，选择合格的供应商。2.对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，建立供应商名录。优先选择具有良好口碑、生产能力强、产品质量可靠的供应商。3.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等条款。合同签订后，严格按照合同约定组织采购实施。4.在采购过程中，采购人员应及时跟踪物资的生产进度和运输情况，确保物资按时、按质、按量到货。如遇特殊情况需要变更采购合同，应按照规定程序办理审批手续。（三）验收与入库1.物资到货后，仓储管理部门应及时组织验收。验收人员应依据采购合同、质量标准和相关技术文件，对物资的数量、规格、型号、外观、质量等进行逐一核对。2.对于重要的科研应急物资，应按照规定进行抽样检验或委托专业机构进行检测。检验合格的物资方可办理入库手续。3.验收过程中如发现物资存在质量问题或数量短缺等情况，应及时与供应商沟通协商解决。如无法协商一致，应按照合同约定追究供应商的责任。4.物资入库时，仓储管理人员应填写《科研应急物资入库单》，详细记录物资的名称、规格、数量、入库时间、供应商等信息。入库单应一式三联，一联由仓储管理部门留存，一联交财务部门记账，一联交采购部门备查。四、应急物资的储存（一）储存场所规划1.根据应急物资的特性和储存要求，合理规划储存场所。储存场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、通风等条件，确保物资质量安全。2.对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的危险物资储存库，并按照相关安全规定进行管理。储存库应远离火源、热源和人员密集场所，配备必要的消防器材和安全防护设备。3.对于一般物资，应根据物资的类别和用途，分类分区存放。不同类别的物资之间应保持一定的安全距离，避免相互影响。（二）物资存放管理1.物资应按照规定的方式和要求进行存放，做到整齐有序、标识清晰。对于有特殊存放要求的物资，如易受潮物资应存放在干燥通风的地方，易碎物资应采取防护措施等，应严格按照要求执行。2.建立物资库存台账，详细记录物资的出入库情况、库存数量、存放位置等信息。库存台账应定期与实物进行核对，确保账物相符。3.仓储管理人员应定期对物资进行巡查，检查物资的质量状况、储存环境等。如发现物资有损坏、变质、过期等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。（三）库存盘点1.仓储管理部门应定期组织应急物资库存盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点时，应确保账物相符。如发现账物不符，应及时查明原因，并填写《科研应急物资盘盈盘亏报告表》，报应急管理部门和财务部门审核。3.对于盘盈或盘亏的物资，应按照规定的程序进行处理。属于正常损耗或合理误差的，经批准后进行账务调整；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。五、应急物资的使用（一）使用申请与审批1.在突发事件发生时，需要使用应急物资的部门或项目组应填写《科研应急物资使用申请表》，详细说明使用物资的名称、规格、数量、用途、预计归还时间等信息。2.申请表经部门负责人审核后，提交至应急管理部门审批。应急管理部门应根据突发事件的性质、严重程度和物资储备情况，进行综合评估，决定是否批准使用申请。3.对于涉及重要科研项目或大量应急物资的使用申请，应报应急物资管理领导小组审批。（二）物资发放与领用1.经审批同意使用应急物资的申请，由应急管理部门通知仓储管理部门进行发放。仓储管理人员应按照审批的数量和规格，及时发放物资，并填写《科研应急物资发放单》。2.发放单应一式三联，一联由仓储管理部门留存，一联交使用部门或项目组备查，一联交财务部门记账。3.使用部门或项目组在领用物资时，应安排专人负责，确保物资的安全运输和妥善保管。领用人员应在发放单上签字确认。（三）使用记录与归还1.使用部门或项目组应建立应急物资使用记录台账，详细记录物资的使用时间、地点、用途、使用数量等信息。使用记录应真实、准确、完整，以便于后续的统计分析和追溯。2.在突发事件结束后，使用部门或项目组应及时清理剩余物资，并将可回收利用的物资归还至仓储管理部门。归还物资时，应填写《科研应急物资归还单》，经仓储管理人员验收无误后办理入库手续。3.对于因使用造成损坏或无法归还的物资，使用部门或项目组应说明原因，并按照规定进行赔偿或核销。六、应急物资的调配（一）调配原则1.统一调配原则。在应急物资管理领导小组的统一领导下，由应急管理部门负责组织实施应急物资的调配工作，确保物资调配的高效、有序。2.保障重点原则。优先保障突发事件应对的重点区域、关键环节和重要科研项目的物资需求。3.就近调配原则。根据突发事件发生地点和物资储备情况，优先从就近的储备点调配物资，以提高物资调配效率。（二）调配流程1.突发事件发生后，应急管理部门应及时收集和了解事件现场的物资需求情况，并根据储备物资的种类、数量和分布情况，制定应急物资调配方案。2.调配方案应明确调配物资的名称、规格、数量、调配地点、运输方式等内容，并报应急物资管理领导小组审批。3.经批准的调配方案下达后，应急管理部门应迅速组织实施调配工作。通知相关仓储管理部门按照调配要求准备物资，并协调运输部门安排运输车辆。4.在物资调配过程中，应急管理部门应及时跟踪物资的运输进度和到达时间，确保物资按时、准确送达指定地点。同时，应与使用部门或项目组保持密切沟通，了解物资使用情况，及时调整调配方案。（三）调配协调与沟通1.建立应急物资调配协调机制，加强与各部门之间的沟通与协作。在调配过程中，如遇物资短缺、运输困难等问题，应急管理部门应及时协调相关部门共同解决。2.与周边单位、科研机构等建立应急物资共享合作关系，在必要时可相互调配物资，提高应急物资的保障能力。3.及时向上级主管部门和相关政府部门报告应急物资调配情况，争取支持和指导。七、应急物资的回收与处置（一）回收范围与要求1.突发事件结束后，应急管理部门应组织对已使用的应急物资进行清理和回收。回收范围包括可重复使用的物资、剩余物资以及因使用造成损坏但可修复的物资。2.回收的物资应进行分类整理，确保物资的完整性和可用性。对于损坏严重无法修复的物资，应按照规定进行报废处理。（二）回收流程1.使用部门或项目组负责将回收的物资集中整理，并填写《科研应急物资回收清单》，注明物资的名称、规格、数量、回收时间等信息。2.回收清单经部门负责人审核后，提交至仓储管理部门。仓储管理人员对回收物资进行验收，核对物资的数量和质量，验收合格后办理入库手续。3.对于回收的危险物资，应按照相关规定进行专门处理，确保不对环境造成污染和危害。（三）处置方式1.对于可重复使用的应急物资，经检验合格后，应重新纳入储备管理，以备后续使用。2.对于剩余物资和已损坏无法修复的物资，应按照规定的程序进行报废处置。报废处置应填写《科研应急物资报废申请表》，经相关部门审核批准后，委托有资质的单位进行处理。3.报废物资的处理应遵循环保、安全、经济的原则，确保处理过程符合相关法律法规和行业标准的要求。处理后的物资应进行详细记录，包括处理方式、处理时间、处理单位等信息。八、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全科研应急物资管理监督机制，定期对各部门的应急物资管理工作进行检查和评估。2.应急管理部门负责组织开展日常监督检查工作，重点检查物资的采购、储存、使用、调配、回收及处置等环节是否符合规定要求。3.财务部门负责对应急物资经费的使用情况进行监督检查，确保经费使用合理、合规、透明。（二）外部监督1.积极接受上级主管部门、相关政府部门以及社会公众的监督检查，及时整改存在的问题。2.对于涉及科研应急物资管理的重大事项，应按照规定进行信息