社区财物采购管理办法

社区财物采购管理办法一、总则（一）目的为加强社区财物采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障社区各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于社区内所有财物采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受社区居民和相关部门的监督。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重节约资金，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立社区财物采购领导小组，由社区居委会成员、居民代表等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式等重大事项，对采购活动进行监督和指导。（二）采购执行部门指定社区办公室作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：1.编制采购计划和预算。2.发布采购信息，组织采购活动。3.与供应商进行谈判、签订合同。4.验收采购物品或服务，办理款项支付手续。5.整理和归档采购文件资料。（三）其他部门职责1.需求部门：提出财物采购需求，配合采购执行部门做好采购相关工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理款项支付。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，确保采购行为合法合规。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各需求部门应根据社区工作实际需要，于每年[具体时间]前提出下一年度的财物采购需求，填写《社区财物采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、用途等。2.采购执行部门对各需求部门提交的采购需求进行汇总、审核，结合社区财力状况和工作重点，编制年度采购计划，报采购领导小组审议通过。（二）采购预算编制1.采购执行部门根据采购计划，按照相关规定和标准，编制采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、总价等明细内容。2.财务部门对采购预算进行审核，确保预算的合理性和准确性。采购预算经社区居委会批准后，作为采购活动的资金控制依据。（三）采购计划与预算调整1.因工作需要确需调整采购计划和预算的，需求部门应填写《社区财物采购计划与预算调整申请表》，说明调整原因、调整内容等，经采购执行部门审核、采购领导小组批准后实施。2.调整后的采购计划和预算应及时通知相关部门，并做好记录。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到[具体金额]及以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到[具体金额]及以上的。工程类采购项目，单项合同估算价在[具体金额]及以上的。2.公开招标应按照以下程序进行：采购执行部门在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件，对潜在供应商进行资格预审。组织开标、评标、定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：采购执行部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请[具体数量]家以上供应商，并向其发出投标邀请书。发售招标文件，组织开标、评标、定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订合同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组，由采购执行部门、相关技术专家等组成。制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书。组织谈判，谈判小组与供应商逐一进行谈判，供应商应根据谈判文件的要求提交报价文件和响应文件。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。与成交供应商签订合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：采购执行部门填写《社区财物单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的理由、拟采购的货物或服务的名称、数量、金额等。组织专业人员进行论证，形成论证意见。将采购项目信息和论证意见在社区内进行公示，公示期不得少于[具体天数]。公示无异议后，报采购领导小组批准。与单一来源供应商进行谈判，签订合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：成立询价小组，由采购执行部门、相关技术专家等组成。确定被询价的供应商名单，向其发出询价通知书。供应商应在规定时间内一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。与成交供应商签订合同。五、采购程序（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写《社区财物采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、用途、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购执行部门。（二）采购审批采购执行部门收到采购申请后，对其进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算金额的准确性等。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组应在[具体时间]内完成审批工作，并将审批结果通知采购执行部门。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购执行部门按照选定的采购方式组织实施采购活动。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购执行部门应按照相关法律法规和程序要求，编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等工作。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购执行部门应制定相应的采购文件，组织谈判、询价等活动。4.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与成交供应商签订合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。2.合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和社区利益。审核通过后，报社区居委会负责人签字盖章。3.合同签订后，采购执行部门应将合同副本分送相关部门存档，并按照合同约定履行各自的职责。（五）验收付款1.采购物品或服务到货后，采购执行部门应组织需求部门、相关技术人员等进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，填写《社区财物采购验收单》。2.财务部门根据采购合同、验收单等凭证，按照规定的付款方式和时间办理款项支付手续。付款时，应严格审核相关凭证的真实性、合法性和完整性。3.对于验收不合格的采购物品或服务，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因造成的损失，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的责任。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金专款专用，防止资金浪费和挪用。3.采购执行部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中的文件资料进行整理、归档和保管，以备查阅。（二）外部监督1.接受社区居民的监督，采购活动相关信息应及时在社区内进行公示，接受居民的咨询和监督。2.接受上级主管部门和相关部门的监督检查，积极配合有关部门的工作，如实提供采购活动的相关资