社区档案工作管理办法

社区档案工作管理办法一、总则（一）目的为加强社区档案工作的规范化、科学化管理，提高档案管理水平，有效保护和利用档案资源，为社区各项工作提供有力支持，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本社区内各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则社区档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映社区各项工作的实际情况，严禁虚假和伪造。3.规范整理原则按照国家和地方有关档案管理的标准和规范，对档案进行科学分类、编号、编目等整理工作。4.安全保密原则加强档案安全管理，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。（四）管理职责1.社区档案工作领导小组成立由社区主要领导任组长，各相关部门负责人为成员的档案工作领导小组，负责领导和协调社区档案工作，研究解决档案工作中的重大问题。2.档案管理部门明确社区内具体负责档案管理的部门，配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等。3.各部门职责社区内各部门负责本部门形成档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门集中保管。同时，配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。二、档案的收集（一）收集范围1.党群工作类包括社区党组织建设、党员管理、思想政治工作、精神文明建设等方面形成的文件材料。2.社区建设类涉及社区规划、基础设施建设、环境卫生、绿化美化等工作的文件、图纸、报告等。3.社区服务类如社区就业、社会保障、救助救济、医疗卫生、文化教育、社区志愿者服务等工作中产生的档案。4.社区治安类有关社区治安综合治理、安全防范、人民调解、流动人口管理等方面的档案资料。5.居民工作类居民基本信息、居民委员会选举、居民会议记录、居民意见建议处理等相关档案。6.其他类除上述类别外，社区在其他工作中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.及时收集各部门应在工作完成或文件材料形成后，及时将档案移交档案管理部门，确保档案的时效性。2.完整齐全收集的档案应涵盖各项工作的全过程，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，保证档案内容的完整性。3.真实准确档案内容必须真实可靠，字迹清晰，签署完备，不得随意涂改、伪造。（三）收集程序1.部门自查各部门在文件材料形成后，由专人进行自查，对符合归档要求的档案进行初步整理。2.集中移交各部门定期将整理好的档案移交至档案管理部门，办理移交手续，双方在移交清单上签字确认。三、档案的整理（一）分类标准1.年度分类法按照文件材料形成的年度进行分类，同一年度的档案集中在一起。2.机构分类法根据社区内各部门的职能和工作性质，将档案分为党群工作类、社区建设类、社区服务类、社区治安类、居民工作类等类别。3.问题分类法在每个类别下，再按照文件材料所反映的问题进行细分，便于查找和利用。（二）编号规则1.全宗号按照上级档案管理部门的规定，为本社区档案管理机构赋予一个唯一的全宗号。2.目录号根据档案的分类情况，为每一类档案编制一个目录号，目录号应具有系统性和逻辑性。3.案卷号在每一类档案中，按照档案整理的先后顺序，为每一卷档案编制一个案卷号。4.文件编号对于卷内文件，按照其排列顺序依次编号，编号应连续、准确。（三）编目要求1.编制案卷目录每卷档案应编制一份案卷目录，注明案卷号、题名、年度、保管期限、密级等信息。2.编制卷内文件目录卷内文件应编制卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等内容。3.填写备考表在每卷档案的末尾应填写备考表，注明本卷档案的整理情况、缺损情况、变更情况等。（四）装订要求1.装订顺序卷内文件应按照卷内文件目录的顺序排列，依次装订。2.装订材料应选用质量较好、耐久性强的装订材料，如线绳、缝纫机等，确保装订牢固，整齐美观。3.装订方式采用左侧装订，便于查阅和保管。四、档案的保管（一）保管场所1.档案库房应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房设施库房内应配备必要的设施设备，如档案架、密集架、温湿度计、空调、除湿机、灭火器等。（二）保管期限1.永久保管对社区具有重要历史价值、长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应根据其重要程度和保存价值确定保管期限。（三）保管要求1.分类存放档案应按照分类标准进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。2.上架排列档案应整齐上架排列，便于存取和清点。同时，应在档案架上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、数量、质量等情况，发现问题及时处理。4.数字化管理为提高档案管理效率和利用水平，应逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的远程查询和利用。五、档案的利用（一）利用范围1.社区内部社区工作人员因工作需要，可查阅、利用本社区的档案资料。2.居民群众居民群众因个人事务需要，可按照规定查阅相关档案资料，但应履行必要的手续。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案原件，档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅登记。2.借阅对于确因工作需要借阅档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案的复制服务，但应注明复制出处，并加盖档案管理部门印章。（三）利用手续1.内部利用社区工作人员查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字同意后，方可查阅。2.居民利用居民查阅档案时，应携带本人有效身份证件，填写《居民档案查阅申请表》，说明查阅事由，经社区相关部门审核同意后，到档案管理部门查阅。（四）利用限制1.保密限制对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等内容的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。2.特殊情况限制在特殊情况下，如司法机关依法查询、国家安全部门工作需要等，档案管理部门应按照相关法律法规的要求，提供必要的档案信息，但应履行相应的审批手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.鉴定组织成立由档案管理部门牵头，相关业务部门参加的档案鉴定小组，负责档案的鉴定工作。2.鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，制定科学合理的鉴定标准，对档案进行定期鉴定。3.鉴定程序鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。对于拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）销毁工作1.销毁审批《档案销毁清册》经社区档案工作领导小组审批后，方可进行销毁。2.销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁记录销毁档案时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认，留存销毁记录。七、档案工作人员职责（一）档案管理人员职责1.贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，制定本社区档案工作的规章制度和业务规范。2.负责档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作，确保档案的完整、准确、安全。3.指导和监督社区内各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传工作。4.参与档案的鉴定和销毁工作，按照规定做好档案的统计和上报工作。5.积极推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理工作，确保档案的及时、完整、准确。2.定期将本部门整理好的档案移交档案管理部门，并办理移交手续。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息。4.参与本部门档案的鉴定和销毁工作，配合档案管理部门做好相关工作。八、监督与检查（一）监督机制建立健全社区档案工作监督机制，档案工作领导小组定期对档案工作进行检查和指导，确保档案工作规范有序进行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况检查档案管理部门和各部门是否严格执行档案工作的各项规章制度。2.档案工作的开展情况包括档案的收集、整理、保