礼仪广告物料管理办法

礼仪广告物料管理办法一、总则（一）目的为加强公司礼仪广告物料的管理，规范物料的采购、使用、存储及回收等流程，确保物料的合理利用，降低成本，提高公司形象和活动效果，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及礼仪广告物料的相关活动，包括但不限于公司庆典、商务会议、产品推广、营销活动等所使用的各类物料。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保物料的采购、使用等环节合法合规。2.规范性原则：建立标准化的管理流程，规范物料从采购到报废的全过程管理。3.节约性原则：合理规划物料需求，避免浪费，提高物料的使用效率。4.责任明确原则：明确各部门及人员在物料管理中的职责，确保管理工作落实到位。二、管理职责（一）行政管理部门1.负责制定和完善礼仪广告物料管理办法，并监督执行。2.统筹协调公司各类礼仪广告物料的采购、调配及使用计划。3.定期对物料的库存情况进行盘点和清理，确保账物相符。4.负责与外部供应商进行沟通与合作，建立良好的合作关系。（二）使用部门1.根据活动需求，提前向行政管理部门提交物料使用申请，明确物料的种类、规格、数量及使用时间等信息。2.负责本部门领用物料的保管、使用及归还工作，确保物料的安全和完整。3.在活动结束后，及时将剩余物料归还行政管理部门，并配合做好物料的清点和回收工作。（三）财务部门1.负责审核礼仪广告物料的采购预算，确保费用支出合理合规。2.对物料采购、使用等环节的费用进行核算和监督，确保财务数据准确无误。（四）采购人员1.根据行政管理部门下达的采购任务，按照规定的采购流程进行物料采购。2.负责与供应商洽谈采购合同，确保采购价格合理、质量合格、交货期准确。3.及时跟进采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。三、物料采购管理（一）采购计划1.使用部门应根据活动安排，提前[X]个工作日填写《礼仪广告物料采购申请表》，详细列出所需物料的名称、规格、数量、用途及预计使用时间等信息，提交至行政管理部门。2.行政管理部门对各部门提交的采购申请进行汇总和审核，结合库存情况，制定月度物料采购计划。采购计划应明确采购物料的种类、数量、预算及采购时间等内容。3.对于紧急采购需求，使用部门应填写《紧急礼仪广告物料采购申请表》，说明紧急原因及预计到货时间，经部门负责人签字确认后，报行政管理部门审批。行政管理部门应在收到申请后的[X]个工作日内完成审批，并通知采购人员进行采购。（二）供应商选择1.采购人员应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等内容。2.根据采购物料的特点和需求，从供应商档案中筛选出合格的供应商，并进行实地考察或样品评估。考察内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、环保措施等方面。3.对于重要物料的供应商，应与其签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物料名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。（三）采购流程1.采购人员根据审批后的采购计划或紧急采购申请，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确物料的详细信息、交货时间、交货地点等内容。2.供应商收到采购订单后，应确认订单内容，并按照约定的时间和方式组织生产和发货。采购人员应及时跟进订单执行情况，确保物料按时、按质、按量到货。3.物料到货后，采购人员应通知使用部门和仓库管理人员进行验收。验收内容包括物料的数量、规格、质量、外观等方面。如发现物料存在质量问题或数量不符，应及时与供应商沟通协商解决。4.验收合格的物料，仓库管理人员应办理入库手续，并填写《礼仪广告物料入库单》。入库单应包括物料名称、规格、数量、入库时间、供应商名称等内容。采购人员应将入库单及时交财务部门进行账务处理。四、物料使用管理（一）领用流程1.使用部门根据活动需求，填写《礼仪广告物料领用申请表》，注明物料名称、规格、数量及用途等信息，经部门负责人签字确认后，到仓库领取物料。2.仓库管理人员根据领用申请表，核对库存情况，如库存充足，应及时办理物料出库手续，并填写《礼仪广告物料出库单》。出库单应包括物料名称、规格、数量、领用时间、领用部门等内容。3.领用人员在领取物料时，应对物料的数量、规格、质量等进行检查，如发现问题应及时与仓库管理人员沟通解决。（二）使用规范1.使用部门应按照物料的使用说明和活动要求正确使用物料，不得擅自更改物料的用途或使用方式。2.在物料使用过程中，如发现物料损坏或丢失，应及时向行政管理部门报告，并说明原因。对于因人为原因造成的物料损坏或丢失，使用部门应承担相应的赔偿责任。3.活动结束后，使用部门应及时清理现场，将剩余物料整理归位，并归还仓库。仓库管理人员应对归还的物料进行清点和验收，如发现物料短缺或损坏，应要求使用部门说明情况并进行赔偿。（三）使用记录1.使用部门应建立物料使用记录台账，详细记录物料的领用时间、使用情况、归还时间等信息。使用记录台账应定期更新，确保记录准确无误。2.行政管理部门应定期对各部门的物料使用记录进行检查和统计分析，以便及时发现问题并采取相应的措施进行改进。五、物料存储管理（一）仓库设置1.公司应设立专门的礼仪广告物料仓库，仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件。2.仓库应根据物料的种类、规格、用途等进行分区存放，并设置明显的标识牌，便于物料的查找和管理。（二）库存管理1.仓库管理人员应定期对物料进行盘点，确保账物相符。盘点周期为[X]个月，盘点结果应形成《礼仪广告物料盘点报告》。2.对于库存积压或过期的物料，仓库管理人员应及时向行政管理部门报告，并提出处理建议。行政管理部门应根据实际情况，制定处理方案，如降价促销、报废处理等。3.仓库应建立物料库存预警机制，当库存数量低于安全库存时，仓库管理人员应及时通知采购人员进行补货。（三）安全管理1.仓库应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.仓库管理人员应严格遵守仓库安全管理制度，严禁在仓库内吸烟、使用明火或存放易燃易爆物品。3.加强仓库的门禁管理，非仓库管理人员未经允许不得进入仓库。六、物料回收管理（一）回收范围1.活动结束后，使用部门应将剩余的礼仪广告物料及时归还仓库。剩余物料包括未使用完的物料、活动现场拆除下来的可重复使用的物料等。2.对于已损坏或无法继续使用的物料，应按照公司的相关规定进行报废处理，不得混入回收物料中。（二）回收流程1.使用部门在活动结束后的[X]个工作日内，将剩余物料整理好，并填写《礼仪广告物料回收清单》，注明物料名称、规格、数量等信息，交仓库管理人员验收。2.仓库管理人员对回收的物料进行清点和检查，如发现物料数量不符或存在质量问题，应及时与使用部门沟通核实。3.验收合格的回收物料，仓库管理人员应办理入库手续，并按照物料的类别和规格进行分类存放。（三）再利用1.行政管理部门应定期对回收的物料进行评估，对于可再利用的物料，应制定再利用计划，并组织相关部门进行处理。2.可再利用的物料可用于公司内部其他活动或捐赠给有需要的单位或个人。在再利用或捐赠物料时，应做好相关记录，确保物料的去向明确。七、监督与考核（一）监督检查1.行政管理部门应定期对礼仪广告物料的采购、使用、存储及回收等环节进行监督检查，确保各项管理规定得到有效执行。2.监督检查内容包括物料采购合同的执行情况、物料使用记录的真实性、库存管理的规范性、物料回收的及时性等方面。（二）考核机制1.建立礼仪广告物料管理考核制度，对各部门及相关人员在物料管理工作中的表现进行考核评价。考核指标包括物料采购成本控制、物料使用效率、库存管理水平、物料回收情况等方面。2.考核结果与部门及个人的绩效挂钩，对于在物料管理工作中表现优秀的部门和个人