物料承认流程管理办法

物料承认流程管理办法一、总则（一）目的本管理办法旨在规范公司物料承认流程，确保所采购和使用的物料符合公司产品质量要求、生产工艺要求以及相关法律法规和行业标准，保障产品质量稳定，提高生产效率，降低成本，增强公司市场竞争力。（二）适用范围本办法适用于公司所有生产用物料（包括原材料、零部件、包装材料等）的承认工作，涵盖从物料选型、样品提交、检验测试、试用评估到最终承认的全过程管理。（三）职责分工1.采购部门负责物料供应商的开发、选择与管理，确保供应商具备提供合格物料的能力。按照物料需求计划及时向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况。协助相关部门进行物料承认工作，提供供应商的资质证明、产品信息等资料。2.品质部门制定物料检验标准和测试规范，负责对物料样品及批量到货进行检验、测试和判定。组织对物料试用过程中的质量问题进行分析和处理，参与物料最终承认的评审工作。负责收集、整理和保存物料检验报告、测试数据等质量记录。3.研发部门参与物料选型工作，从技术角度评估物料是否满足产品设计要求和生产工艺要求。对物料样品进行技术性能测试和分析，提供技术支持和改进建议。协助制定物料试用计划，并对试用结果进行技术评估。4.生产部门负责物料试用过程中的生产安排和操作，反馈物料在试用过程中对生产效率、工艺执行等方面的影响。配合相关部门对试用物料进行评估，提供生产现场的实际使用情况和改进意见。5.使用部门根据产品使用要求，提出物料的选型建议和质量要求。参与物料试用评估工作，从产品使用性能、用户反馈等角度对物料进行评价。二、物料选型（一）需求分析1.使用部门根据产品设计要求、生产工艺要求以及市场反馈，定期梳理物料需求清单，明确所需物料的规格、型号、性能指标、质量要求等详细信息。2.采购部门结合市场供应情况、成本因素等，对使用部门提出的物料需求进行合理性分析，必要时与使用部门、研发部门等进行沟通协商，确保物料需求的准确性和可行性。（二）供应商搜索与筛选1.采购部门通过多种渠道（如供应商推荐、行业展会、网络搜索、供应商数据库等）搜索潜在的物料供应商。2.根据物料需求和公司供应商选择标准，对搜索到的供应商进行初步筛选，评估其生产能力、质量控制水平、技术研发能力、售后服务等方面的情况，确定入围供应商名单。（三）选型评审1.采购部门组织研发部门、品质部门等相关人员对入围供应商提供的物料样品进行选型评审。2.评审内容包括物料的技术性能、质量标准、尺寸规格、外观要求、兼容性等是否符合公司需求，同时考虑供应商的价格、交货期、售后服务等因素。3.对于关键物料或技术要求较高的物料，可要求供应商提供详细的产品技术资料、测试报告、质量认证文件等，以便进行深入评审。4.根据选型评审结果，确定拟选用的物料及供应商，并填写《物料选型评审表》，由相关部门负责人签字确认。三、样品承认（一）样品提交1.采购部门通知选定的供应商按照公司要求提供物料样品，并明确样品的数量、提交时间、提交方式等要求。2.供应商应在规定时间内将样品及相关资料（如产品规格书、质量检验报告、使用说明书等）提交至采购部门，采购部门进行核对后转交给品质部门。（二）检验测试1.品质部门按照制定的物料检验标准和测试规范，对物料样品进行检验和测试。检验项目包括外观、尺寸、性能指标等，测试项目根据物料的特性和产品要求确定，如物理性能测试、化学性能测试、电气性能测试等。对于重要物料或首次采购的物料，可增加检验和测试的频次和项目，确保样品质量符合要求。2.品质部门在检验测试过程中，如发现样品存在质量问题，应及时通知采购部门与供应商沟通，要求供应商采取整改措施，重新提交样品进行检验测试，直至样品合格为止。（三）样品承认申请1.品质部门在完成物料样品的检验测试且结果合格后，填写《物料样品承认申请表》，详细记录样品的检验测试情况、结论等信息。2.将《物料样品承认申请表》连同检验报告、测试数据等相关资料一并提交给研发部门、生产部门、使用部门等进行会签。（四）样品承认评审1.研发部门、生产部门、使用部门等相关人员对《物料样品承认申请表》及相关资料进行评审，从技术可行性、生产适用性、产品使用性能等方面发表意见。2.评审通过后，由品质部门汇总各部门意见，形成样品承认结论，并报公司主管领导审批。3.如评审过程中发现样品存在问题或各部门意见不一致，品质部门应组织相关部门进行讨论协商，直至达成共识或确定解决方案。（五）样品承认结果通知1.经公司主管领导审批通过后，品质部门将物料样品承认结果以书面形式通知采购部门。2.采购部门及时将样品承认结果通知供应商，对于承认通过的物料，可进入小批量试用阶段；对于未通过的物料，明确告知供应商整改要求和期限。四、小批量试用（一）试用计划制定1.采购部门根据样品承认结果，与供应商协商确定小批量试用的数量、交货期等事宜，并制定《物料小批量试用计划》。2.《物料小批量试用计划》应明确试用物料的名称、规格、型号、数量、试用时间、试用部门、试用目的等信息，确保各部门清楚了解试用安排。（二）试用安排1.采购部门按照《物料小批量试用计划》向供应商下达小批量采购订单，跟踪订单执行情况，确保试用物料按时、按量到货。2.生产部门根据试用计划安排生产，在试用过程中严格按照操作规程进行操作，记录物料的使用情况、生产过程中的质量问题等信息。3.品质部门加强对试用物料的检验和监控，增加检验频次，及时发现和处理质量问题。（三）试用评估1.试用结束后，生产部门、品质部门等相关部门对试用物料进行评估。生产部门从生产效率、工艺执行情况、设备兼容性等方面评估物料对生产的影响，反馈试用过程中出现的问题及改进建议。品质部门对试用物料的质量稳定性进行评估，统计试用期间的不良品率、质量问题类型等数据，分析质量趋势。2.使用部门收集产品在市场上的用户反馈信息，了解试用物料对产品使用性能、可靠性等方面的影响。（四）试用报告编制1.品质部门根据试用评估情况，编制《物料小批量试用报告》，详细记录试用物料的基本信息、试用过程、检验测试数据、质量问题分析及处理情况、试用评估结论等内容。2.《物料小批量试用报告》应附上相关的质量记录、检验报告、测试数据等资料，确保报告内容真实、准确、完整。（五）试用结果评审1.采购部门组织研发部门、生产部门、使用部门等相关人员对《物料小批量试用报告》进行评审，综合考虑试用期间的各项评估结果，确定物料是否可以正式承认。2.评审过程中，如对试用结果存在疑问或争议，可进一步查阅相关资料、进行现场核实或组织专题讨论，确保评审结论客观、公正。3.根据试用结果评审结论，填写《物料试用结果评审表》，由相关部门负责人签字确认。五、批量承认（一）批量承认申请1.若物料小批量试用结果评审通过，采购部门填写《物料批量承认申请表》，提出批量采购承认申请，并附上《物料小批量试用报告》等相关资料。2.《物料批量承认申请表》应明确申请批量采购的物料名称、规格、型号、批量数量、供应商等信息。（二）批量承认评审1.品质部门、研发部门、生产部门、使用部门等相关人员对《物料批量承认申请表》及相关资料进行再次评审，重点审查试用期间物料的质量稳定性、生产适用性、产品使用性能等方面是否满足公司要求。2.评审通过后，由品质部门汇总各部门意见，形成批量承认结论，并报公司主管领导审批。（三）批量承认结果通知1.经公司主管领导审批通过后，品质部门将物料批量承认结果以书面形式通知采购部门。2.采购部门及时将批量承认结果通知供应商，对于承认通过的物料，可正式签订采购合同，进行批量采购；对于未通过的物料，明确告知供应商整改要求和期限，直至物料符合要求为止。六、变更管理（一）变更申请1.在物料承认后，如因供应商变更、产品设计变更、工艺调整等原因需要对物料进行变更，相关部门应填写《物料变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、影响范围等信息。2.《物料变更申请表》应附上相关的技术资料、分析报告、测试数据等支持文件，以便进行变更评估。（二）变更评估1.品质部门组织研发部门、生产部门、使用部门等相关人员对《物料变更申请表》及相关资料进行评估，分析变更对物料质量、生产工艺、产品性能等方面的影响。2.根据变更评估结果，确定是否需要对变更后的物料重新进行选型、样品承认、小批量试用等流程，以及采取相应的风险控制措施。（三）变更实施与验证1.如变更评估通过，采购部门通知供应商按照变更要求进行物料的生产和供应，并跟踪变更实施情况。2.品质部门对变更后的物料进行检验和测试，验证其是否符合变更后的要求。生产部门在生产过程中对变更后的物料进行试用，观察其对生产的影响。3.使用部门收集产品在市场上的用户反馈信息，了解变更后的物料对产品使用性能的影响。（四）变更结果评审1.品质部门根据变更实施与验证情况，编制《物料变更结果报告》，详细记录变更的过程、检验测试数据、试用情况、用户反馈等信息。2.采购部门组织研发部门、生产部门、使用部门等相关人员对《物料变更结果报告》进行评审，确定物料变更是否成功，是否可以正式投入批量生产和使用。3.根据变更结果评审结论，填写《物料变更结果评审表》，由相关部门负责人签字确认。七、记录管理（一）记录内容物料承认流程管理过程中产生的各类记录包括但不限于：物料选型评审表、物料样品承认申请表、检验报告、测试数据、物料小批量试用报告、物料批量承认申请表、物料变更申请表、物料变更结果报告等。（二）记录保存1.各部门负责本部门产生的物料承认流程记录的收集、整理和保存工作，确保记录的完整性和准确性。2.品质部门负责对所有物料承认流程记录进行统一归档管理，建立电子和纸质档案，便于查询和追溯。3.物料承认流程记录的保存期限应符合公司相关规定和法律法规要求，一般为产品寿命周期加[X]年。（三）记录查询与使用1.公司内部人员因工作需要查询物料承认流程记录时，应填写《记录查询申请表》，经所在部门负责人审批后，到品质部门进行查询。2.品质部门应按照规定提供记录查询服务，并做好查询记录，记录查询人、查询时间、查询内容等信息。3.物料承认流程记录仅用于公司内部质