烟酒采购使用管理办法

烟酒采购使用管理办法一、总则（一）目的为加强公司烟酒采购与使用管理，规范采购行为，确保烟酒的合理使用，保障公司运营秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门、分支机构及全体员工在工作中涉及烟酒采购与使用的相关活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保采购与使用活动合法合规。2.必要性原则：烟酒采购与使用应基于工作实际需要，杜绝浪费和不合理支出。3.预算控制原则：纳入公司预算管理，严格控制采购成本，确保费用支出在预算范围内。4.审批流程原则：建立规范的审批流程，明确各级审批权限，确保采购与使用行为经过有效审批。二、采购管理（一）采购计划1.各部门根据工作实际需求，提前制定烟酒采购计划，明确采购品种、数量、规格等信息。采购计划应详细说明采购用途，如商务接待、会议活动等。2.采购计划需经部门负责人审核后，提交至公司采购管理部门。采购管理部门汇总各部门采购计划，结合公司预算情况，进行综合平衡和审核。（二）供应商选择1.采购管理部门负责建立烟酒供应商库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和筛选。2.优先选择具有良好商业信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。对于新供应商，需进行严格的资质审查和实地考察。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。（三）采购流程1.采购人员根据审批后的采购计划，向供应商发送采购订单。采购订单应详细注明采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间和地点等信息。2.供应商按照采购订单要求组织生产或备货，并在规定时间内将货物送达公司指定地点。采购人员负责对货物进行验收，检查货物的品种、规格、数量、质量等是否与采购订单一致。3.验收合格后，采购人员填写验收报告，并将相关凭证提交至财务部门办理付款手续。财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时支付货款。三、使用管理（一）使用范围1.商务接待：用于公司与客户、合作伙伴等进行商务洽谈、宴请等活动。2.会议活动：为会议、培训、庆典等活动提供必要的烟酒支持。3.其他特殊情况：经公司领导批准的其他特殊工作场景下的烟酒使用。（二）领用流程1.使用部门如需领用烟酒，应填写领用申请表，注明领用日期、领用部门、领用人、烟酒品种、数量、用途等信息。2.领用申请表需经部门负责人审批同意后，方可到公司指定的仓库或保管地点领取烟酒。仓库管理人员根据审批后的领用申请表，核实发放烟酒的品种和数量，并做好发放记录。（三）使用标准1.商务接待：根据接待对象的级别、人数、接待规格等因素，合理确定烟酒的使用标准。一般情况下，应遵循适度、适量的原则，避免铺张浪费。2.会议活动：根据会议规模、活动性质等，制定相应的烟酒使用标准。对于大型会议或重要活动，可提供适量的高档烟酒；对于一般性会议或活动，应选择性价比高的烟酒产品。3.在任何情况下，严禁将烟酒用于个人消费或非工作目的。四、库存管理（一）库存盘点1.公司定期对烟酒库存进行盘点，确保账实相符。盘点工作由财务部门、采购管理部门和仓库管理人员共同参与。2.盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。在盘点过程中，应详细记录烟酒的品种、数量、规格、存放位置等信息，并与库存账目进行核对。3.如发现账实不符，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。对于盘盈或盘亏的烟酒，需填写盘点报告，经审批后调整库存账目。（二）库存保管1.设立专门的烟酒仓库或保管区域，确保库存烟酒的安全存放。仓库应具备防火、防潮、防盗等设施，保持通风良好，温度和湿度适宜。2.对库存烟酒进行分类存放，标识清晰，便于管理和查找。按照烟酒的品种、规格、批次等进行分区存放，并建立库存台账，详细记录烟酒的出入库情况。3.仓库管理人员应定期对库存烟酒进行检查，查看是否有损坏、变质等情况。如发现问题，应及时报告并采取相应措施进行处理。五、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对烟酒采购与使用情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、使用是否合理、库存管理是否规范等。2.审计部门应制定详细的审计计划，明确审计范围、内容、方法和时间安排。通过查阅采购合同、发票、验收报告、领用申请表、库存台账等资料，以及实地盘点库存烟酒等方式，进行全面审计。3.对于审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。整改情况应向公司管理层汇报。（二）财务监督1.财务部门负责对烟酒采购与使用的费用进行核算和监督，确保费用支出符合公司预算和财务制度规定。2.审核采购发票的真实性、合法性和完整性，检查采购价格是否合理，付款方式是否符合合同约定。对领用申请表和报销凭证进行严格审核，防止不合理的费用支出。3.定期对烟酒采购与使用的费用情况进行统计分析，向公司管理层提供财务数据和分析报告，为公司决策提供参考依据。（三）违规处理1.对于违反本办法规定的采购与使用行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、通报批评、责令改正、扣减绩效奖金、解除劳动合同等。2.如发现员工将烟酒用于个人消费或非工作目的，一经查实，将按照公司相关规定严肃处理，并追回违规使用的烟酒或费用。3.对于因违规采购与使用烟酒给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。触犯法律法规