电子公文归档管理办法

电子公文归档管理办法一、总则（一）目的为了加强公司电子公文的归档管理，确保电子公文的真实、完整、可用和安全，便于检索和利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门在履行职能过程中形成的具有保存价值的电子公文的归档管理。（三）定义本办法所称电子公文，是指公司各部门通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像等信息的公务文件。（四）基本原则1.遵循国家有关法律法规和行业标准，确保电子公文归档管理工作合法合规。2.维护电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性，保证电子公文能够真实反映公司的业务活动和历史面貌。3.便于检索和利用，提高电子公文的管理效率和服务水平。4.实行集中统一管理，确保电子公文归档管理工作的规范和有序。二、电子公文的形成与办理（一）电子公文的格式要求1.电子公文应采用国家统一规定的公文格式，确保公文的规范性和通用性。2.电子公文的正文应使用规范的汉字，数字、标点符号等应符合国家有关标准。3.电子公文应根据需要添加必要的附件，附件应与正文内容紧密相关，并确保附件的格式正确、内容完整。（二）电子公文的生成与处理1.电子公文应通过公司指定的办公自动化系统或其他符合安全要求的电子政务平台生成和处理，确保公文的流转和办理过程可追溯、可监控。2.电子公文的生成和处理应遵循公司的公文处理流程，严格按照规定的程序和权限进行操作，确保公文的准确性和时效性。3.在电子公文的生成和处理过程中，应及时进行电子签名、加密等安全措施，确保公文的真实性和保密性。（三）电子公文的审核与签发1.电子公文应按照公司的公文审核和签发程序进行审核和签发，确保公文内容符合法律法规和公司政策要求。2.审核人员应认真审核电子公文的内容、格式、附件等，提出审核意见，并对审核结果负责。3.签发人员应在审核通过的电子公文上进行电子签名或加盖电子印章，确认公文的有效性和权威性。三、电子公文的归档范围与要求（一）归档范围1.公司发布的各类正式文件，包括通知、通报、报告、请示、批复等。2.公司内部形成的重要会议文件、纪要、决议等。3.公司在业务活动中产生的各类合同、协议、订单等。4.公司的工作计划、总结、统计报表等。5.公司的人事档案、财务档案、审计档案等相关业务档案。6.其他具有保存价值的电子公文。（二）归档要求1.电子公文应在办理完毕后及时归档，确保归档的电子公文与纸质公文内容一致。2.归档的电子公文应按照公司的档案分类方案进行分类整理，确保归档文件的系统性和规范性。3.归档的电子公文应进行备份，备份存储介质应妥善保管，确保备份数据的安全可靠。4.归档的电子公文应进行元数据著录，元数据应包括公文的标题、文号、日期、作者、来源、保管期限等信息，以便于检索和利用。四、电子公文的存储与保管（一）存储方式1.电子公文应存储在公司指定的电子档案管理系统中，确保电子公文的集中统一管理和安全存储。2.电子档案管理系统应具备完善的安全防护措施，包括防火墙、入侵检测、数据加密等，防止电子公文数据被非法访问、篡改或丢失。3.电子公文也可采用磁带、光盘等存储介质进行离线备份存储，但离线备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。（二）保管期限1.电子公文的保管期限应根据国家有关法律法规和公司的档案管理制度确定，一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的电子公文应长期保存，不得销毁；长期保管的电子公文应保存[X]年以上；短期保管的电子公文应保存[X]年以下。3.电子公文的保管期限届满后，应按照公司的档案销毁程序进行鉴定和销毁，确保电子公文数据的安全。（三）保管环境1.电子档案管理系统应安装在安全可靠的机房内，机房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保电子公文数据的安全存储。2.存储电子公文的存储介质应存放在干燥、通风、温度适宜的环境中，避免存储介质受到损坏或丢失。五、电子公文的检索与利用（一）检索方式1.公司应建立完善的电子公文检索系统，提供多种检索方式，如按标题、文号、日期、作者、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需的电子公文。2.电子公文检索系统应具备全文检索功能，能够对电子公文的正文内容进行检索，提高检索的准确性和效率。3.电子公文检索系统应定期进行数据更新和维护，确保检索数据的准确性和完整性。（二）利用权限1.公司应根据电子公文的密级和保管期限，设定不同的利用权限，确保电子公文的安全和保密。2.查阅、借阅电子公文应按照公司的规定办理相关手续，经授权后方可进行操作。3.利用电子公文时应遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，不得擅自复制、传播、泄露电子公文内容。（三）利用服务1.公司应建立电子公文利用服务机制，为用户提供便捷、高效的电子公文利用服务。2.电子公文利用服务人员应熟悉电子公文的内容和存储情况，能够及时准确地为用户提供所需的电子公文。3.公司应定期对电子公文利用情况进行统计和分析，了解用户的需求和利用情况，不断改进电子公文利用服务工作。六、电子公文的安全管理（一）安全制度1.公司应建立健全电子公文安全管理制度，明确电子公文安全管理的职责和要求，确保电子公文的安全。2.电子公文安全管理制度应包括电子公文的生成、办理、传输、存储、利用等环节的安全管理规定，以及电子公文安全事故的应急处理措施。（二）安全技术措施1.公司应采用先进的安全技术措施，保障电子公文的安全。如安装防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部网络攻击和病毒感染。2.对电子公文进行加密处理，确保电子公文在传输和存储过程中的保密性。3.定期对电子公文系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。（三）人员安全管理1.加强对电子公文管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，确保电子公文管理人员能够正确履行安全管理职责。2.对涉及电子公文管理的人员进行严格的背景审查和权限管理，防止内部人员泄露电子公文信息。3.建立电子公文安全审计制度，对电子公文的操作行为进行审计和记录，以便及时发现和处理安全问题。七、监督与检查（一）监督检查职责1.公司档案管理部门负责对各部门电子公文归档管理工作进行监督检查，确保电子公文归档管理工作符合本办法的要求。2.各部门应定期对本部门电子公文归档管理工作进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报告公司档案管理部门。（二）监督检查内容1.电子公文的归档范围、归档要求是否符合规定。2.电子公文的存储与保管是否安全可靠。3.电子公文的检索与利用是否方便快捷。4.电子公文的安全管理制度是否健全，安全技术措施是否落实。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，公司档案管理部门应及时下达整