烟草办公采购管理办法

烟草办公采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司烟草办公采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门烟草办公物资的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、烟草专用物资等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购效益。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确各部门职责，确保采购工作有序进行。二、采购组织与职责（一）采购管理部门公司设立采购管理部门，负责统一管理公司烟草办公采购工作。其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制年度采购计划，报公司领导审批后组织实施。3.建立和维护供应商管理体系，组织供应商的选择、评估和考核。4.负责采购合同的签订、执行和管理。5.协调解决采购过程中的问题和纠纷。6.监督采购工作的执行情况，定期进行采购绩效评估。（二）需求部门各需求部门负责提出烟草办公物资的采购需求，配合采购管理部门开展采购工作。其主要职责包括：1.根据本部门工作需要，提前编制采购申请，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求等。2.参与供应商的选择和评估工作，提供相关意见和建议。3.负责采购物资的验收工作，确保物资符合要求。4.及时反馈采购物资的使用情况和问题。（三）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作。其主要职责包括：1.审核采购预算，确保采购资金合理安排。2.对采购合同进行财务审核，确保合同条款符合财务规定。3.根据采购合同和验收报告，办理采购资金的支付手续。4.定期对采购资金的使用情况进行统计和分析。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应于每年年底前，根据本部门下一年度工作任务和业务发展需要，编制本部门的烟草办公采购预算，报采购管理部门汇总。2.采购管理部门对各部门的采购预算进行审核和平衡后，编制公司年度烟草办公采购预算，报公司领导审批。3.年度采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并根据实际情况进行合理安排。（二）预算执行1.采购管理部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，应按照规定程序报公司领导审批。2.各需求部门应严格控制采购需求，不得擅自扩大采购范围或提高采购标准。如因工作需要确需增加采购项目或金额，应按照规定程序办理预算调整手续。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用。2.审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计，发现问题及时督促整改，确保采购预算的严格执行。四、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《烟草办公采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后，提交给采购管理部门。2.采购申请表应附相关的技术文件、规格说明、使用部门需求说明等资料，以便采购管理部门准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。2.对于金额较小的采购申请，由采购管理部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，应提交公司领导审批。3.经审批同意的采购申请，采购管理部门应及时安排采购工作；对于审批不同意的采购申请，采购管理部门应及时反馈给需求部门，并说明原因。（三）供应商选择与采购1.采购管理部门根据采购物资的特点和需求，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式选择合适的供应商。2.在选择供应商时，采购管理部门应充分考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等因素，确保选择到优质的供应商。3.采购管理部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。4.采购合同签订后，采购管理部门应及时跟踪合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。（四）验收1.采购物资到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资的名称、规格、数量、质量等进行逐一核对。2.对于验收合格的采购物资，需求部门应填写《烟草办公采购验收单》，并由验收人员签字确认；对于验收不合格的采购物资，需求部门应及时与供应商联系，要求供应商限期整改或退换货。3.采购管理部门应参与采购物资的验收工作，对验收过程进行监督和指导。（五）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，对采购资金进行审核。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。2.对于货到付款的采购项目，财务部门应在收到验收合格的验收单后，及时支付货款；对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款期限和金额进行支付。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和标准。供应商应具备合法经营资质、良好的信誉、稳定的产品质量、合理的价格水平和完善的售后服务体系等。2.新供应商申请准入时，应向采购管理部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。采购管理部门对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营情况。3.经审核和考察合格的供应商，采购管理部门将其纳入公司供应商名录，并定期公布。（二）供应商评估与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.评估和考核方式可采用定期评估、不定期抽查、用户反馈等方式进行。采购管理部门根据评估和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.供应商考核结果应作为后续采购决策的重要依据，优先选择考核优秀的供应商进行合作。（三）供应商关系维护1.采购管理部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。2.对于重要供应商，采购管理部门应建立一对一的沟通机制，加强与供应商的合作与交流，共同推动业务发展。3.采购管理部门应关注供应商的发展需求，在条件允许的情况下，为供应商提供必要的支持和帮助，实现互利共赢。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、资金风险等。2.通过对采购数据的分析、市场动态的监测、供应商的考察等方式，及时发现潜在的风险因素，并对风险发生的可能性和影响程度进行评估。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，采购管理部门应制定相应的风险应对措施。例如，对于市场风险，可通过建立价格预警机制、与供应商签订价格调整协议等方式进行应对；对于质量风险，可加强采购物资的检验检测、要求供应商提供质量保证承诺等方式进行防范。2.在采购合同签订过程中，应明确双方的权利和义务，约定风险承担方式，避免因合同条款不明确而导致的风险。3.加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的风险意识和业务能力，确保采购工作的规范开展。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析，及时发现风险变化情况。2.当风险指标达到预警值时，采购管理部门应及时发出预警信号，并采取相应的措施进行处理，确保采购风险得到有效控制。七、采购信息化管理（一）采购信息系统建设1.公司应建立完善的采购信息系统，实现采购申请、审批、采购、验收、付款等环节的信息化管理。2.采购信息系统应具备供应商管理、采购订单管理、库存管理、数据分析等功能，提高采购工作的效率和透明度。（二）信息共享与应用1.采购管理部门应与需求部门、财务部门等相关部门实现信息