烟草供应商库管理办法

烟草供应商库管理办法总则目的与依据为加强公司烟草供应商库的管理，规范供应商选择、评估、准入、退出等流程，确保烟草采购工作的顺利进行，保障烟草产品质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于公司烟草供应商库的建立、维护、管理及相关采购活动。公司各部门涉及烟草采购的业务，均应遵循本办法规定。基本原则1.公平公正原则：在供应商选择、评估、准入等环节，应遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会，不受任何歧视。2.质量优先原则：将烟草产品质量作为首要考量因素，优先选择能够提供高质量产品的供应商。3.诚实守信原则：供应商应诚实守信，履行合同约定，遵守法律法规和公司相关规定。4.动态管理原则：对供应商库进行动态管理，根据供应商的表现及时调整其在库状态，激励供应商不断提升服务质量。供应商库的建立供应商申请1.有意向成为公司烟草供应商的企业，应向公司采购部门提交书面申请，申请材料应包括企业营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证（已办理三证合一的企业提供营业执照副本）、法定代表人身份证明、生产经营许可证（根据烟草行业要求提供相应许可证）、产品质量认证文件、业绩证明材料等。2.申请材料应真实、完整、有效，如有虚假信息，一经查实，取消其申请资格，并依法追究相关责任。资格初审1.采购部门收到供应商申请后，对申请材料进行初审。初审内容包括申请材料的完整性、合规性以及供应商的基本资质条件是否符合要求。2.对于初审合格的供应商，采购部门将其申请信息录入供应商信息管理系统，并通知供应商进入下一轮评估环节；对于初审不合格的供应商，采购部门应书面通知其原因，并退还申请材料。实地考察1.根据初审情况，采购部门组织相关人员对初审合格的供应商进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、仓储物流设施、人员配备等方面。2.实地考察人员应填写实地考察报告，对供应商的实际情况进行详细描述，并给出考察结论。考察结论分为合格、基本合格和不合格。对于实地考察不合格的供应商，取消其进入供应商库的资格。评估与准入1.采购部门会同质量管理部门、法务部门等相关部门，根据实地考察情况及供应商提供的其他相关资料，对供应商进行综合评估。评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务、企业信誉、合规经营等方面。2.评估采用量化评分的方式进行，满分为100分。具体评分标准如下：产品质量（40分）：主要考察供应商的产品质量控制体系、产品检测报告、产品质量稳定性等方面。价格（20分）：比较供应商的报价与市场同类产品价格的合理性。交货期（15分）：考察供应商按时交货的能力和记录。售后服务（15分）：包括售后服务响应速度、解决问题的能力等方面。企业信誉（10分）：查询供应商的信用记录、是否存在违法违规行为等。3.根据评估得分，设定准入分数线。得分达到准入分数线及以上的供应商，方可进入公司烟草供应商库。采购部门将准入供应商名单报公司领导审批后，正式纳入供应商库管理，并在公司内部进行公示。供应商库的维护与管理供应商信息更新1.供应商应定期向公司采购部门更新其企业信息、产品信息、联系方式等相关资料。如企业发生重大变更（如法定代表人变更、经营范围变更、生产地址变更等），应在变更后15个工作日内书面通知公司采购部门。2.采购部门应及时将供应商更新的信息录入供应商信息管理系统，并对相关资料进行审核和存档。供应商绩效评估1.采购部门会同相关部门定期对供应商进行绩效评估，评估周期为每季度一次。绩效评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格执行情况、合同履行情况等方面。2.绩效评估采用量化评分与定性评价相结合的方式进行。量化评分满分为100分，具体评分标准如下：产品质量（40分）：根据产品检验合格率、质量投诉次数等指标进行评分。交货期（20分）：依据按时交货率进行评分。售后服务（20分）：通过客户反馈、售后服务响应时间等方面进行评价。价格执行情况（10分）：对比合同约定价格与实际采购价格，考察价格执行的准确性。合同履行情况（10分）：评估供应商在合同签订、执行过程中的合规性和诚信度。3.定性评价主要是对供应商在合作过程中的表现进行综合评价，包括是否积极配合公司工作、是否及时解决合作中出现的问题等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.根据绩效评估结果，对供应商进行分类管理：优秀供应商：绩效评估得分在90分及以上，且定性评价为优秀的供应商。公司将在采购项目中给予优先考虑，并与供应商进一步加强合作，共同推动业务发展。良好供应商：绩效评估得分在8089分之间，且定性评价为良好的供应商。公司将继续保持与该类供应商的合作，并对其提出改进建议，鼓励其不断提升服务质量。合格供应商：绩效评估得分在6079分之间，且定性评价为合格的供应商。采购部门将对该类供应商进行重点关注，加强监督和管理，要求其限期整改存在的问题。不合格供应商：绩效评估得分在60分以下，或定性评价为不合格的供应商。公司将暂停与该类供应商的合作，并视情况决定是否将其从供应商库中淘汰。供应商激励与约束1.激励措施对于优秀供应商，公司将在年度供应商表彰大会上给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予一定的物质奖励等。在采购项目中，对于表现优秀的供应商，公司将给予更多的合作机会和优惠政策，如优先选择其产品、适当提高采购价格等。公司将与优秀供应商建立长期稳定的战略合作伙伴关系，共同开展技术研发、市场拓展等活动，实现互利共赢。2.约束措施对于绩效评估不合格的供应商，公司将向其发出书面整改通知，要求其限期整改存在的问题。整改期限一般不超过三个月。在整改期限内，公司将减少或暂停与不合格供应商的合作项目。如供应商未能在规定期限内完成整改或整改后仍不符合要求，公司将取消其供应商资格，并从供应商库中删除。对于违反法律法规或公司相关规定的供应商，公司将依法追究其法律责任，并采取相应的处罚措施，如没收履约保证金、禁止其在一定期限内参与公司采购项目等。供应商退出管理1.出现下列情形之一的，公司将供应商从供应商库中予以退出：连续两个季度绩效评估不合格的；提供虚假产品或服务，给公司造成损失的；违反法律法规或公司相关规定，被依法查处的；因自身原因无法继续履行合同义务的；其他不符合供应商库准入条件或严重影响公司利益的情形。2.供应商退出前，采购部门应通知其办理相关手续，包括结清货款、退还剩余物资、交回相关证件等。如供应商对退出决定有异议，可在接到通知后10个工作日内向公司提出书面申诉。公司将对申诉进行调查核实，并在15个工作日内给予答复。采购流程与供应商选择采购计划制定1.公司各部门根据生产经营需要，定期编制烟草采购计划。采购计划应明确采购产品的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容。2.采购计划经部门负责人审核后，报公司采购部门汇总。采购部门对采购计划进行综合平衡和审核，确保采购计划的合理性和可行性。供应商选择1.采购部门根据采购计划，从供应商库中选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应遵循以下原则：优先选择优秀供应商和良好供应商；根据采购产品的特点和要求，选择具有相应资质和能力的供应商；综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足公司的采购需求。2.对于单一来源采购项目，如因特殊原因必须从特定供应商采购的，采购部门应按照公司相关规定履行审批手续，并在采购文件中详细说明原因。采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购部门应会同法务部门对合同条款进行审核，确保合同的合法性、合规性和完整性。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购验收1.采购产品到货后，采购部门应及时组织相关部门进行验收。验收内容包括产品的数量、规格、质量、外观等方面。2.验收人员应按照合同约定的质量标准和验收方法进行验收，并填写验收报告。验收合格的产品，方可办理入库手续；验收不合格的产品，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取换货、补货、退货等措施，并承担相应的违约责任。监督与检查内部监督1.公司内部审计部门定期对烟草供应商库管理情况进行审计监督，检查供应商选择、评估、准入、退出等环节是否符合本办法规定，采购合同的签订、履行情况是否合规等。2.采购部门应定期向公司领导汇报供应商库管理工作情况，接受公司领导的监督和指导。外部监督