湖南采购需求管理办法

湖南采购需求管理办法一、总则（一）目的为加强公司采购需求管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构在湖南地区的各类采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.需求导向原则：以满足公司业务需求为出发点，科学合理确定采购需求。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等参与机会。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。5.风险管理原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，保障采购活动顺利进行。二、采购需求的提出与确定（一）需求部门职责1.各需求部门负责根据公司业务发展需要，提出采购需求。需求应明确、具体、准确，包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、技术要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2.对涉及多个部门的采购项目，需求部门应牵头组织相关部门进行沟通协调，明确各方需求和职责。3.在提出采购需求前，需求部门应进行必要的市场调研和分析，了解同类产品或服务的价格、质量、供应商等情况，为合理确定采购需求提供参考。（二）需求审核1.采购需求提出后，由需求部门负责人进行初审，审核内容包括需求的合理性、必要性、完整性等。初审通过后，提交至采购管理部门。2.采购管理部门对采购需求进行复审，重点审核需求是否符合公司战略规划和预算安排，是否存在潜在的风险等。复审通过后，报公司分管领导审批。3.对于重大采购项目（具体标准由公司另行规定），需经公司领导班子集体决策审批。（三）需求变更1.在采购项目实施过程中，如因业务发展、技术变更、市场变化等原因需要变更采购需求的，需求部门应提出书面申请，说明变更的原因、内容及对采购项目的影响。2.需求变更申请经需求部门负责人初审、采购管理部门复审后，报原审批领导批准。重大采购项目的需求变更，需再次经公司领导班子集体决策审批。3.采购管理部门应及时将需求变更情况通知相关供应商，并与供应商协商调整采购合同条款。三、采购方式的选择（一）采购方式分类1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标，能够吸引众多供应商参与竞争，确保采购项目获得最优的价格和质量。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价时应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（二）采购方式选择程序1.采购管理部门根据采购需求的特点、金额大小等因素，提出采购方式建议。2.采购方式建议经采购管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。重大采购项目的采购方式选择，需经公司领导班子集体决策审批。3.采购管理部门应按照批准的采购方式组织实施采购活动。如因特殊情况需要变更采购方式的，应重新履行审批程序。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.采购管理部门负责收集供应商信息，对潜在供应商进行调查、评估和筛选。调查内容包括供应商的基本情况、经营状况、财务状况、业绩表现等。3.对于符合准入条件的供应商，采购管理部门应建立供应商档案，记录供应商的相关信息，并将其纳入公司供应商库。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.采购管理部门负责组织相关部门对供应商进行评价和考核，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。对于考核结果为不合格的供应商，应暂停或终止与其合作。3.鼓励供应商不断改进产品质量和服务水平，对于表现优秀的供应商，可给予一定的奖励或优先合作机会。（三）供应商淘汰1.对于出现下列情形之一的供应商，应予以淘汰：提供的产品或服务质量不符合要求，且经整改后仍不合格的；交货期经常延误，严重影响公司生产经营的；违反合同约定，存在严重违约行为的；经营状况恶化，出现财务危机的；其他不符合公司合作要求的情形。2.采购管理部门负责提出供应商淘汰建议，经公司分管领导审批后，将淘汰供应商名单通知相关部门，并在公司供应商库中予以删除。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交至法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。3.采购合同经双方签字（盖章）后生效。合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门履行相应职责。（二）合同执行1.需求部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时向采购管理部门反馈合同执行过程中出现的问题。2.采购管理部门应定期检查采购合同的执行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。对于供应商未履行合同约定的，采购管理部门应及时采取措施，追究供应商的违约责任。3.在合同执行过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行的，双方应及时协商解决，并签订补充协议或变更合同条款。（三）合同变更与终止1.采购合同签订后，如因业务发展、技术变更、市场变化等原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.在采购合同履行完毕或双方协商一致同意终止合同的情况下，采购管理部门应及时办理合同终止手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应会同相关部门对采购过程中的风险进行识别和评估，确定风险的类型、程度和影响范围。风险类型包括但不限于市场风险、质量风险、交货风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，制定风险评估矩阵，明确不同风险等级对应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，合理确定采购价格和采购时机。与供应商签订长期合作协议，锁定采购价格，降低市场价格波动风险。2.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购产品的检验和验收。要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商进行质量监督和检查。3.交货风险：在采购合同中明确交货时间和违约责任，加强对供应商交货进度的跟踪和督促。对于重要采购项目，可要求供应商提供履约保证金或银行保函，以确保按时交货。4.合同风险：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法有效。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。5.法律风险：加强对采购法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，提交法务部门进行审核，防范法律风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施。3.对采购风险应对措施的执行情况进行跟踪和评估，及时调整和完善风险应对策略，确保风险得到有效控制。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购活动进行定期审计和监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否规范、采购绩效是否达标等。2.采购管理部门应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受