采购申请与审批标准化表格

采购申请与审批标准化表格使用指南一、适用范围与工作场景本标准化表格适用于企业内部各类采购活动的申请与审批流程，具体场景包括但不限于：日常办公用品采购：如文具、耗材、办公设备配件等；生产物料采购：如原材料、零部件、包装材料等（生产型企业适用）；固定资产采购：如电脑、打印机、生产设备、办公家具等（单件价值超500元或批量价值超1000元）；服务类采购：如维修服务、咨询服务、保洁服务、外包服务等；其他采购需求：如员工福利物资、活动物料等非日常性采购。涉及角色：申请人（需求部门员工）、部门负责人（审核必要性）、采购专员（审核可行性及合规性）、财务专员（审核预算）、分管领导（审批权限内事项）、总经理（审批超权限事项）。二、标准化操作流程（一）申请发起与填写发起申请：申请人根据实际需求，向所在部门负责人提出采购申请，同步获取《采购申请与审批表》（以下简称“申请表”）。填写申请表：申请人需如实、完整填写以下信息：基础信息：申请部门、申请人、申请日期、紧急程度（勾选“普通/紧急/特急”，紧急需注明原因）；采购详情：物品/服务名称（需明确具体型号、规格，如“A4纸80g白色”而非“纸”）、单位（个/箱/套等）、数量（按实际需求填写，避免过量）、预算单价（参考历史价格或市场均价，需注明币种）、预算总价（=单价×数量）；用途说明：简述采购目的（如“用于行政部日常办公”“生产车间A线生产所需”）；附件材料：如涉及固定资产、批量采购或单价超500元，需附至少2家供应商的报价单或产品参数对比表；如涉及服务类采购，需附服务需求说明书。注：带“”为必填项，填写潦草或信息不全将导致申请被退回。*（二）部门负责人审核审核内容：部门负责人需重点审核采购需求的必要性（是否为部门工作必需）、合理性（数量、规格是否匹配实际需求，是否存在浪费）及预算匹配度（是否在部门年度预算范围内）。审核结果：通过：在申请表“部门负责人审核”栏签字，并注明“同意采购”；不通过：注明驳回原因（如“需求不明确”“超预算”），退回申请人修改。时限要求：普通申请需在1个工作日内完成审核；紧急申请需在4小时内完成。（三）采购部审核审核内容：采购专员接收申请表后，重点审核：合规性：采购流程是否符合公司制度（如是否规避招标、是否指定供应商）；可行性：规格型号是否明确，附件材料是否齐全（如报价单是否有效、是否为合格供应商）；市场行情：预算单价是否与当前市场价基本一致（偏差超10%需要求申请人调整预算或补充报价）。审核结果：通过：签字确认，并根据采购类型启动后续流程（如小额采购直接对接供应商，大额采购组织比价）；不通过：注明原因（如“规格不明确需补充”“供应商资质不全”），反馈至申请人或部门负责人。时限要求：普通申请2个工作日，紧急申请8小时内。（四）财务部预算审核审核内容：财务专员审核采购项目的预算来源（是否在部门预算内，是否有预算调整流程）及成本合理性（预算总价是否超支，是否符合公司成本控制要求）。审核结果：预算充足：签字确认“预算审核通过”；预算不足：反馈至申请人发起预算调整流程（填写《预算调整申请表》），待调整审批通过后返回采购流程。时限要求：普通申请1个工作日，紧急申请4小时内。（五）分级审批根据采购金额及类型，按以下权限分级审批：采购类型金额范围审批人办公用品、耗材≤500元部门负责人办公用品、耗材500-2000元分管领导办公用品、耗材＞2000元总经理固定资产、生产物料≤5000元分管领导固定资产、生产物料5000-20000元总经理固定资产、生产物料＞20000元总经理+董事长（如需）服务类采购所有金额分管领导→总经理注：审批人需在对应栏签字，并注明“同意”或“不同意”，不同意需说明理由。（六）采购执行与反馈采购实施：采购部根据审批通过的申请表，选择合格供应商（优先选择合作良好、价格优的供应商，大额采购需签订合同）。进度反馈：采购专员在供应商确定后，及时告知申请人预计到货时间；货物到货后，申请人需核对数量、规格、质量，并在《送货单》上签字确认。（七）验收与归档验收：办公用品、耗材：由申请人及部门负责人共同验收，确认无误后在《采购申请与审批表》“验收结果”栏签字；固定资产、生产物料：由使用部门、采购部、行政部（或资产管理部门）共同验收，填写《固定资产验收单》或《物料验收单》，保证设备运行正常、物料符合生产要求。归档：采购部每月汇总所有审批完成的申请表、报价单、验收单等资料，按“申请日期”分类整理，保存期限不少于3年。三、采购申请与审批表模板采购申请与审批表申请单号：申请部门：申请人：申请日期：年月日紧急程度：□普通□紧急□特急（紧急原因：____________________）采购详情物品/服务名称规格型号用途说明：_________________________________（请简述采购目的及使用场景）附件材料□报价单（≥2家）□产品参数对比表□服务需求说明书□其他：_________审批流程部门负责人审核意见：□同意□不同意（原因：____________________）签字：_________日期：____年__月__日采购部审核意见：□同意□不同意（原因：____________________）签字：_________日期：____年__月__日财务部预算审核意见：□预算通过□需调整预算（调整说明：____________________）签字：_________日期：____年__月__日分管领导审批意见：□同意□不同意（原因：____________________）签字：_________日期：____年__月__日总经理审批意见：□同意□不同意（原因：____________________）签字：_________日期：____年__月__日验收结果验收人：_________日期：____年_月日□合格□不合格（不合格原因：_________________）备注：四、使用规范与风险提示（一）填写规范信息真实：申请人需对填写信息的真实性负责，虚报、瞒报采购需求将按公司规定处罚；明确具体：物品名称、规格型号等需避免模糊表述（如“采购一批电脑”应明确为“采购联想ThinkPadE14笔记本i5处理器16G内存512G固态硬盘10台”）；附件齐全：超预算或大额采购未附报价单的，审批流程将暂停。（二）时限要求各环节审批人需在规定时限内完成审核，无正当理由逾期未处理的，视为同意；紧急采购需在申请时标注“特急”，相关部门需优先处理，超时影响工作的将追究责任人。（三）特殊情况处理预算外采购：因突发情况（如设备故障急需维修）需进行预算外采购，由申请人填写《预算外采购说明》，经部门负责人、分管领导签字确认后，按权限审批；供应商变更：若审批后原供应商无法供货，需由采购部提供新的合格供应商报价，重新报部门负责人及分管领导确认后执行。（四）风险提示超预算风险：申请人需提前核实部门预算，避免因预算不足导致审批延