销售合同审查与签订的标准化流程工具

销售合同审查与签订标准化流程工具一、适用场景与价值定位本工具适用于各类企业销售部门、法务部门及相关业务人员，在开展产品销售或服务提供过程中的合同管理场景。无论是新客户首次合作、老客户续签合同，还是涉及特殊条款（如定制化服务、长周期履约、大额标的）的复杂合同，均可通过本流程实现规范化操作。其核心价值在于：统一合同标准、降低法律风险、提升签约效率、明确权责边界，避免因流程混乱或条款疏漏导致的纠纷，保障企业合法权益。二、标准化操作流程详解（一）前置准备：明确交易需求与基础信息操作目标：梳理交易核心要素，为合同起草奠定基础。责任人：销售代表、销售经理关键动作：需求对接：与客户（或采购方）确认产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、交付地点、付款方式、验收标准等核心需求，形成《业务需求确认单》（可作为合同附件）。主体资格审查：客方：核实其营业执照（是否在有效期内）、经营范围（是否涉及需许可的项目）、法定代表人/授权代表信息（核实授权委托书是否真实有效），避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约。我方：确认合同签署主体为公司法定主体（非分公司或未授权部门），加盖公章需与营业执照名称一致。风险初判：根据客户信用等级、交易金额、行业特性等，初步评估合同履约风险（如坏账风险、交付延迟风险），高风险合同需提前上报法务部门或管理层。（二）合同起草：基于模板规范核心条款操作目标：按照企业标准模板，将交易需求转化为合法、合规的合同文本。责任人：销售代表、法务专员（必要时）关键动作：选用模板：根据交易类型（如标准产品销售、定制化服务、框架协议等），选用企业标准化合同模板（模板需包含必备条款：当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等）。条款填充：主体信息：填写双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等，保证与营业执照、授权委托书一致，避免简称或错别字。标的条款：明确产品/服务的具体名称、规格型号、技术参数（可附技术协议作为附件），避免模糊描述（如“优质产品”“同类产品”）。质量条款：约定质量标准（如国家标准、行业标准、企业标准或双方确认的技术参数），明确验收期限、验收方法和质量异议处理流程。价款与支付：列明单价、总价（大小写一致）、币种，约定支付方式（如电汇、承兑汇票）、支付节点（如预付款比例到货款、质保金比例及返还条件），避免“货到付款”“验收合格后付款”等模糊表述（需明确具体时限）。履行条款：明确交付时间（具体日期或“收到预付款后日内”）、交付地点（如“买方指定仓库，运费由卖方承担”）、运输方式及风险转移节点（如“货物交付后毁损灭失风险由买方承担”）。违约责任：约定违约情形（如逾期交货、质量不符、逾期付款）对应的违约金计算方式（如“按逾期金额每日万分之五”）或赔偿范围，避免“承担相应责任”等模糊表述。争议解决：明确争议解决方式（仲裁或诉讼），仲裁需明确仲裁机构全称（如“市仲裁委员会”），诉讼需明确管辖法院（如“卖方所在地有管辖权的人民法院”）。内部审核：起草完成后，销售代表自查条款完整性，提交销售经理审核业务条款（如价格、交付时间），再根据金额或复杂程度提交法务专员*审核法律条款（如主体资格、违约责任、争议解决）。（三）外部审查与谈判：与客户确认合同细节操作目标：通过沟通谈判，平衡双方利益，保证合同条款可执行。责任人：销售代表、销售经理、法务专员*（必要时）关键动作：合同发送：将我方审核通过的合同版本（加盖骑缝章或标注“草案”字样）发送给客户，附上《合同签收确认函》（可要求客户签收后反馈，留存发送记录）。谈判准备：针对客户提出的修改意见（如价格调整、付款周期延长、责任范围变更），分析对我方的影响，评估风险，拟定谈判底线。谈判执行：业务条款谈判：由销售代表、销售经理主导，聚焦价格、交付、服务等商业条款，争取符合我方利益的方案。法律条款谈判：涉及违约责任、争议解决等重大法律条款变更时，需法务专员*参与，保证条款合法性，避免显失公平或无效条款。修订确认：谈判达成一致后，及时修订合同文本，形成最终版本，由双方授权代表签字确认（需核对授权委托书，保证签字人有权代表签约主体）。（四）签署与用印：保证合同法律效力操作目标：完成合同签署流程，加盖有效印章，明确合同生效条件。责任人：行政专员、法务专员、销售代表*关键动作：用印申请：销售代表填写《合同用印申请表》，附双方签字盖章的合同文本、业务需求确认单、客户主体资格证明材料（复印件），按审批流程报批（一般需销售经理、法务专员、总经理签字）。印章管理：行政专员*核对申请材料与合同文本一致性，确认审批流程完整后，加盖企业公章（或合同专用章），严禁在空白合同或未审核通过的合同上用印。生效条件：明确合同生效方式（如“双方签字盖章后生效”“附条件生效，如需收到预付款后生效”），并在合同中注明生效日期。文本分发：签署完成后，行政专员留存原件至少2份（1份归档，1份财务部门备案），销售代表将1份原件交客户，同时扫描件同步发送至法务部门、财务部门*及相关部门（如仓储部门、售后部门）。（五）履约跟踪与归档：全程监控风险，留存完整记录操作目标：保证合同顺利履行，实现合同闭环管理。责任人：销售代表、履约专员、行政专员*关键动作：履约跟踪：销售代表*按合同约定跟踪交付、验收、付款等节点，对可能出现的延迟（如生产周期延长、客户验收延迟）提前预警，与客户沟通并书面确认变更（如《补充协议》）。验收与回款：产品/服务交付后，协助客户完成验收，获取《验收合格证明》；按合同约定跟进回款，逾期未付款的，及时发送《催款函》，并启动违约责任追究程序。资料归档：行政专员*在合同履行完毕（或终止）后30日内，将合同及相关材料（包括需求确认单、谈判记录、修订版本、签署页、验收单、付款凭证、补充协议等）整理成册，编号归档，电子版备份至企业档案管理系统，保存期限不少于合同履行期限后5年。三、核心工具模板清单（一）合同审查清单表（内部使用）审查项目审查要点审查结果（通过/不通过/需修改）责任人备注主体资格营业执照是否有效、经营范围是否匹配、授权委托书是否真实法务专员*标的条款产品/服务名称、规格型号是否明确，与需求确认单一致销售代表*质量条款质量标准是否具体，验收期限、异议流程是否清晰法务专员*价款与支付单价、总价大小写是否一致，支付节点、方式是否明确销售经理*履行条款交付时间、地点、运输方式、风险转移节点是否明确销售代表*违约责任违约情形、违约金计算方式是否具体、合法法务专员*争议解决仲裁机构/管辖法院是否明确法务专员*其他特殊条款如保密条款、知识产权、不可抗力等是否完整、合理法务专员*根据交易类型补充（二）合同谈判记录表谈判时间谈判地点我方参与人客方参与人谈判主题销售经理、法务专员客户采购经理、法务顾问关于合同付款条款的谈判争议点我方方案客户方案最终共识后续行动付款周期预付款30%，到货款70%预付款20%，到货款80%预付款30%，到货款60%，验收合格后10%销售代表*3日内修订合同违约金比例每日万分之五每日万分之三每日万分之四法务专员*更新违约条款交付时间签约后30日签约后25日签约后28日（我方提前备货）销售代表协调生产部（三）合同签署审批表合同编号合同名称签约主体（我方/客户）交易金额（元）合同期限-2024-X产品销售合同有限公司/科技有限公司500,0002024年X月X日至2025年X月X日业务部门意见法务部门意见财务部门意见总经理审批已确认业务条款，同意签署。销售经理*：2024年X月X日法律条款审核通过，无异议。法务专员*：2024年X月X日价格、付款节点符合财务制度，同意。财务经理*：2024年X月X日同意签署。总经理*：2024年X月X日用印记录印章类型用印人用印日期合同专用章行政专员*2024年X月X日四、关键风险点与注意事项（一）主体资格风险风险表现：与分公司、分支机构或已注销/吊销营业执照的主体签约，导致合同无效；授权代表无权代理，合同效力待定。应对措施：签约前务必核实客户最新营业执照（通过“国家企业信用信息公示系统”查询），要求分公司签约需提供总公司授权书，授权委托书需载明授权范围、权限和期限。（二）条款歧义风险风险表现：条款描述模糊（如“合理期限”“市场价”），导致履约争议。应对措施：避免使用模糊词汇，关键条款（如时间、金额、数量）需量化明确；对专业术语或行业惯例需在合同中定义说明。（三）付款与履约风险风险表现：预付款比例过低、质保金返还条件不明确，导致回款困难；交付节点未与付款节点挂钩，客户拖延验收。应对措施：大额合同争取较高预付款（不低于30%），质保金明确返还条件（如“验收合格满12个月且无质量问题”）；约定“逾期验收视为合格”，或将验收与付款节点直接绑定。（四）印章与签署风险风险表现：在空白合同、复印件或未审核通过的合同上用印；签字人与签约主体不一致（如盖公章但未签字，或签字非法定代表人且无授权）。应对措施：严格执行用印审批流程，核对合同文本与申请材料一致；签署时需法定代表人或授权代表签字，并核对身份证件及授