oa电子公文管理办法

oa电子公文管理办法一、总则（一）目的为规范公司OA电子公文管理，提高公文处理效率，确保公文传递的准确、及时、安全，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门之间通过OA系统进行的电子公文处理活动。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规，确保公文内容合法合规。2.遵循准确、及时、安全、保密的原则，保证公文处理的质量和效率。3.坚持分级负责、归口管理，明确各部门在公文处理中的职责。4.推进公文处理的信息化、规范化、标准化建设。（四）定义1.OA电子公文：指公司内部各部门通过OA系统生成、传输、办理、存储的具有法定效力和规范体式的电子文件。2.发文：指公司内部各部门依据职责权限，向其他部门发送的电子公文。3.收文：指公司内部各部门接收的来自其他部门或外部单位的电子公文。4.公文处理：包括公文的起草、审核、签发、登记、分发、传阅、承办、催办、反馈、归档等环节。二、公文格式与规范（一）页面设置1.公文页面应采用A4纸型，纵向排版。2.页边距：上2.54cm，下2.54cm，左3.17cm，右3.17cm。（二）字体字号1.标题：一般用二号宋体加粗。2.正文：一般用三号仿宋体。3.一级标题：用三号黑体。4.二级标题：用三号楷体加粗。5.三级标题：用三号仿宋体加粗。（三）排版要求1.段落间距：一般为1.5倍行距。2.首行缩进：2个字符。3.页码：位于页面底部居中，格式为“第X页，共X页”。（四）公文标识1.发文机关标识：一般由公司名称加“文件”二字组成，用红色小标宋体字，字号以醒目美观为原则，一般应小于22mm×15mm。联合行文时，主办机关排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。2.发文字号：由发文机关代字、年份、序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如：XX〔20XX〕X号。3.秘密等级和保密期限：如需标识秘密等级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。4.紧急程度：如需标识紧急程度，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。5.签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用三号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。（五）公文内容规范1.公文内容应主题明确、条理清晰、逻辑严谨、语言准确、文字简洁。2.引用法律法规、政策文件等应注明出处。3.数字、计量单位应符合国家有关规定。三、发文管理（一）发文流程1.拟稿由承办部门或人员根据工作需要起草公文，确保公文内容准确、完整、清晰。拟稿人应在公文首页注明拟稿日期、拟稿人姓名，并对公文的真实性、准确性负责。2.审核拟稿完成后，由部门负责人对公文内容进行审核，重点审核公文的必要性、可行性、合法性、规范性等。审核通过后，部门负责人在OA系统中签署审核意见并提交。3.会签涉及多个部门的公文，需进行会签。会签部门应在规定时间内对公文内容进行审核，并签署意见。会签完成后，由主办部门将公文提交至下一环节。4.签发公文经审核、会签后，由公司领导按照职责权限进行签发。签发人应认真审阅公文内容，对公文的质量和效力负责。签发后的公文不得擅自修改。5.登记公文签发后，由OA系统管理员进行登记，记录公文的发文字号、标题、发文日期、发文部门、主送部门、抄送部门等信息。6.编号OA系统管理员按照编号规则为登记后的公文分配唯一的电子编号，并将公文上传至OA系统。7.分发OA系统根据公文的主送部门、抄送部门等信息，将公文自动发送至相应部门的收件箱。同时，系统生成公文分发记录，供查询和统计。8.归档公文办理完毕后，承办部门应及时将公文的电子稿和纸质稿整理归档。归档应按照公司档案管理规定进行，确保公文的完整性和可查性。（二）发文权限1.公司各部门可根据职责权限制发本部门职权范围内的公文。2.涉及公司全局性工作、重要决策等公文，需由公司领导签发。3.联合行文时，主办部门应与其他联合部门协商一致，并由各部门负责人共同签发。（三）发文要求1.发文应严格控制发文数量，可发可不发的公文坚决不发。2.公文内容应符合公司的工作实际和发展战略，具有针对性和可操作性。3.发文应注重时效，及时传达公司的工作部署和要求。四、收文管理（一）收文流程1.签收OA系统收到外部公文或内部其他部门发送的公文后，收件部门的OA系统管理员应及时进行签收。签收时应检查公文的完整性，包括文件份数、附件等。2.登记签收后的公文，由OA系统管理员进行登记，记录公文的来文单位、发文字号、标题、发文日期、密级、紧急程度等信息。3.分发OA系统管理员根据公文的内容和性质，将公文分发至相关部门或人员的收件箱。对于重要公文或紧急公文，应及时通知相关人员进行处理。4.传阅需要多个部门或人员传阅的公文，由OA系统管理员设置传阅流程。传阅人员应按照规定的顺序和时间要求进行传阅，并在OA系统中签署传阅意见。5.承办承办部门或人员收到公文后，应按照公文要求及时进行办理。办理结果应在规定时间内反馈至OA系统，并将相关材料整理归档。6.催办对于需要限时办理的公文，OA系统应自动进行催办提醒。催办人员应及时了解公文办理情况，督促承办部门或人员按时完成办理任务。7.归档公文办理完毕后，承办部门应将公文的电子稿和纸质稿整理归档。归档应按照公司档案管理规定进行，确保公文的完整性和可查性。（二）收文要求1.收文部门应及时签收公文，不得延误。2.对于重要公文或紧急公文，应优先处理，确保公文的时效性。3.收文人员应认真阅读公文内容，准确理解公文要求，并按照规定进行办理。五、公文办理（一）承办1.承办部门或人员收到公文后，应立即确定专人负责办理。2.承办人员应根据公文内容和要求，制定具体的办理方案，并组织实施。3.办理过程中，如遇问题或需要协调其他部门，应及时与相关部门沟通协商，确保公文办理顺利进行。（二）催办1.OA系统应根据公文的办理时限要求，自动对承办部门或人员进行催办提醒。2.催办人员可通过OA系统、电话、邮件等方式进行催办，了解公文办理进展情况，督促承办部门或人员按时完成办理任务。（三）反馈1.承办部门或人员应在规定时间内将公文办理结果反馈至OA系统。反馈内容应包括办理情况、处理意见、结果等。2.对于需要回复的公文，承办部门或人员应按照公文要求及时回复，并确保回复内容准确、完整、规范。（四）归档1.公文办理完毕后，承办部门应将公文的电子稿和纸质稿整理归档。归档应按照公司档案管理规定进行，确保公文的完整性和可查性。2.归档后的公文应妥善保管，便于查阅和利用。六、公文保密与安全（一）保密措施1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密、敏感信息等的公文进行严格保密。2.设定不同的用户权限，对公文的访问进行严格控制。只有经过授权的人员才能访问和处理相关公文。3.在公文传输过程中，采用加密技术，确保公文内容不被泄露。4.对存储公文的服务器和存储设备进行安全防护，定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏。（二）安全管理1.加强OA系统的安全管理，定期进行系统维护和安全检查，及时发现和处理系统漏洞和安全隐患。2.建立健全网络安全管理制度，规范用户行为，防止非法入侵和恶意攻击。3.对OA系统的操作人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能，确保系统的安全运行。七、监督与考核（一）监督检查1.公司办公室负责对OA电子公文管理工作进行定期监督检查，确保公文处理流程的规范执行。2.监督检查内容包括公文的起草、审核、签发、登记、分发、传阅、承办、催办、反馈、归档等环节。3.对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立OA电子公文管理工作考核评价机制，对各部门的公文处理工作进