街道电子印章管理办法

街道电子印章管理办法一、总则（一）目的为加强街道电子印章的管理，规范电子印章的使用，确保电子印章使用的安全性、合法性和有效性，维护街道及相关单位、群众的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本街道实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于街道办事处及所属各部门、社区居委会在履行职责过程中使用电子印章的管理活动。（三）定义1.电子印章：指基于数字证书技术，以电子数据形式存在，与实体印章具有同等法律效力的印章。它通过密码技术对电子文档进行电子形式的盖章确认，确保文档的完整性、真实性和不可抵赖性。2.数字证书：由权威机构颁发的，用于证明用户身份和数字签名有效性的电子文件。它包含了用户的身份信息、公钥等内容，是电子印章使用的重要安全保障。（四）基本原则1.合法性原则：电子印章的使用必须符合国家法律法规的规定，确保印章的使用具有法律效力。2.安全性原则：采取必要的技术和管理措施，保障电子印章的存储、传输和使用安全，防止印章被盗用、篡改等情况发生。3.规范性原则：明确电子印章的申请、审批、使用、保管等流程，规范操作行为，确保印章使用的规范性和一致性。4.责任追究原则：对电子印章使用过程中的违规行为，依法追究相关人员的责任。二、电子印章的申请与审批（一）申请条件街道各部门、社区居委会因工作需要使用电子印章的，应当具备以下条件：1.具有明确的工作职能和业务需求；2.配备必要的计算机设备和网络环境；3.制定完善的电子印章使用管理制度；4.确定专人负责电子印章的管理和使用。（二）申请材料申请使用电子印章的部门或社区居委会，应当向街道办事处提交以下材料：1.《街道电子印章申请表》（见附件1），详细说明申请印章的名称、用途、使用范围等信息；2.单位负责人签署的授权书，明确电子印章的使用权限和责任；3.数字证书申请表及相关证明材料，用于申请数字证书；4.其他需要提交的材料。（三）审批流程1.申请部门或社区居委会将申请材料提交至街道办事处综合办公室。2.综合办公室对申请材料进行初审，核实申请条件和材料的完整性。初审合格的，报街道办事处分管领导审批；初审不合格的，通知申请部门或社区居委会补充或修改材料。3.街道办事处分管领导对申请进行审批。审批通过的，由综合办公室统一安排制作电子印章；审批不通过的，说明理由并退回申请材料。三、电子印章的制作与发放（一）制作机构街道电子印章由具有合法资质的第三方电子认证服务机构制作，确保印章的安全性和可靠性。（二）制作流程1.综合办公室与选定的电子认证服务机构签订电子印章制作协议，明确双方的权利和义务。2.电子认证服务机构根据街道办事处提供的印章样式和相关信息，制作电子印章，并将其存储于安全的服务器中。3.电子认证服务机构为每个电子印章分配唯一的数字证书，并将数字证书发放给街道办事处指定的专人。（三）发放方式1.数字证书采用介质存储的方式发放，如USBKey等。2.领取数字证书时，领取人应当当场进行身份验证，并在《街道电子印章数字证书领取登记表》（见附件2）上签字确认。四、电子印章的使用（一）使用范围街道电子印章主要用于以下业务场景：1.各类公文、通知、报告等文件的签署；2.对外提供的证明材料、协议书等的盖章；3.其他需要使用印章的业务事项。（二）使用流程1.用印人登录电子印章系统，输入数字证书密码，验证身份。2.选择需要加盖电子印章的文档，系统自动显示印章位置。3.用印人确认印章位置无误后，点击“盖章”按钮，系统自动生成电子印章，并将其加盖在文档上。4.加盖电子印章后的文档，应当进行电子签名或加密处理，确保文档的完整性和安全性。5.用印人对加盖电子印章后的文档进行审核，确认无误后提交存档。（三）使用规范1.电子印章应当严格按照规定的使用范围和流程使用，不得超出授权范围使用。2.使用电子印章的文档应当真实、合法、有效，不得使用电子印章签署虚假或违法的文件。3.用印人应当妥善保管数字证书和密码，不得将其转借他人使用。如发现数字证书或密码遗失、泄露等情况，应当及时向街道办事处报告，并采取相应的补救措施。4.电子印章使用过程中，如出现系统故障、网络异常等情况，应当及时与街道办事处信息管理部门联系，按照要求进行处理。五、电子印章的保管（一）保管责任1.街道办事处综合办公室负责电子印章及数字证书的统一保管，并指定专人负责具体保管工作。2.保管人员应当严格遵守电子印章保管制度，确保印章和数字证书的安全。（二）保管措施1.电子印章存储服务器应当放置在安全可靠的场所，采取必要的物理安全防护措施，如门禁系统、监控系统等。2.数字证书介质应当妥善保管，存放在安全的地方，防止丢失、损坏或被盗用。3.定期对电子印章存储服务器进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。4.保管人员应当定期对电子印章的使用情况进行检查和统计，发现异常情况及时报告并处理。（三）交接与挂失1.保管人员因工作调动、离职等原因需要交接电子印章及数字证书的，应当办理交接手续，并填写《街道电子印章及数字证书交接登记表》（见附件3）。交接双方应当签字确认，确保交接工作的准确性和完整性。2.如数字证书遗失、被盗用或密码泄露等情况，保管人员应当立即向街道办事处报告，并按照电子认证服务机构的要求进行挂失和补办手续。同时，应当采取相应的措施，防止因印章被盗用而造成的损失。六、监督与检查（一）监督机制街道办事处建立健全电子印章使用监督机制，加强对电子印章使用情况的日常监督和检查。（二）检查内容1.电子印章的申请、审批、制作、发放等环节是否符合规定；2.电子印章的使用是否在授权范围内，使用流程是否规范；3.电子印章及数字证书的保管是否安全，保管制度是否落实；4.电子印章使用过程中的记录是否完整、准确。（三）检查方式1.定期检查：街道办事处综合办公室定期对电子印章的使用情况进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对电子印章的使用情况进行不定期抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.专项检查：针对电子印章使用过程中出现的重大问题或投诉举报，进行专项检查，查明原因，严肃处理。（四）问题处理1.检查中发现的问题，检查人员应当及时记录，并向被检查部门或社区居委会反馈。被检查部门或社区居委会应当在规定的时间内进行整改，并将整改情况书面报告街道办事处。2.对违反本办法规定的行为，街道办事处将视情节轻重，依法依规追究相关人员的责任。构成犯罪的，依法移送司法机关处理。七、安全与保密（一）安全保障1.街道办事处应当采取必要的技术措施，保障电子印章系统的安全稳定运行。如安装防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止网络攻击和恶意软件入侵。2.定期对电子印章系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。3.加强对电子印章使用人员的安全培训，提高安全意识和操作技能，防范安全风险。（二）保密措施1.严格遵守国家有关保密法律法规，对电子印章的申请、审批、使用、保管等过程中涉及的国家秘密、工作秘密和商业秘密予以保密。2.电子印章系统应当设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用电子印章。3.对电子印章使用过程中产生的各类数据和文件，应当进行加密存储和传输，防止信息泄露。4.保管人员和使用人员应当签订保密协议，明确保密责任和义务。如违反保密协议，应当依法承担相应的法律责任。八、应急处置（一）应急预案制定街道办事处应当制定电子印章使用应急预案，明确应急处置流程和责任分工，确保在电子印章系统出现故障、被盗用等紧急情况下能够及时、有效地进行处置。（二）应急处置流程1.事件报告：发现电子印章系统出现故障、被盗用等异常情况后，相关人员应当立即向街道办事处综合办公室报告。综合办公室接到报告后，应当及时核实情况，并向街道办事处分管领导报告。2.应急响应：街道办事处分管领导接到报告后，应当立即启动应急预案，组织相关人员进行应急处置。3.故障排除：技术人员对电子印章系统进行故障排查，尽快恢复系统正常运行。如遇重大技术问题，及时联系电子认证服务机构或专业技术人员进行协助。4.印章挂失与补办：如电子印章被盗用，应当立即通知电子认证服务机构进行印章挂失，并按照规定办理补办手续。同时，对可能受到影响的业务进行妥善处理，防止造成损失。5.调查处理：对电子印章系统故障或被盗用事件进行调查，查明原因，追究相关人员的责任。同时，总结经验教训，完善电子印章管理制度和安全措施。（三）后期恢复1.在应急处置结束后，应当及时对电子印章系统进行恢复和重建，确保系统数据的完整性和准确性。2.对受影响的业务进行梳理和恢复，确保各项工作的正常开展。同时，对事件处理情况进行总结和评估，向上级部门报告。九、培训与宣传（一）培训计划街道办事处应当制定电子印章使用培训计划，定期组织对使用人员进行培训，提高其业务水平和操作技能。（二）培训内容1.电子印章相关法律法规和政策文件；2.电子印章系统的操作流程和使用方法；3.电子印章的安全保密知识和应急处置措施；4.其他与电子印章使用相