装饰公司采购管理办法

装饰公司采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购行为，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有装饰工程项目及日常运营所需物资、设备、服务等的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确各部门职责，加强协作与监督。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责制定采购计划，根据项目需求和库存情况，合理安排采购时间和数量。2.开发、选择、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。3.组织采购谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同执行中的问题。4.负责采购物资的验收、入库、付款等工作，确保采购物资符合要求。5.定期分析采购数据，总结采购经验，提出改进采购工作的建议。（二）需求部门1.根据项目进度和实际需求，及时向采购部门提交采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等。2.参与采购供应商的选择、评估工作，提供专业意见。3.负责采购物资的验收工作，对不符合要求的物资及时提出异议。4.配合采购部门做好采购合同的执行和款项支付等工作。（三）质量控制部门1.制定采购物资的质量检验标准和验收流程。2.参与采购供应商的评估工作，对供应商的质量保证能力进行审核。3.对采购物资进行抽检或全检，确保采购物资符合质量要求。4.对采购过程中的质量问题进行调查、分析和处理，提出改进措施。（四）财务部门1.负责审核采购合同的付款条款，确保付款方式、付款时间等符合公司财务规定。2.办理采购款项的支付手续，对采购资金进行核算和管理。3.对采购成本进行分析和控制，提供财务数据支持。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据项目进度和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购申请表》后，对需求进行汇总分析，结合库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报部门负责人审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其相关资料，包括营业执照、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等。3.组织相关部门对符合条件的供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》。评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理、价格竞争力、交货期、售后服务等方面。4.根据评估结果，建立供应商档案，将合格供应商纳入公司供应商名录，并定期对供应商进行动态评估和管理。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门选择确定供应商后，与供应商进行采购谈判。谈判内容包括物资价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款。2.谈判达成一致后，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规要求，内容完整、条款清晰、表述准确。3.采购合同经采购部门负责人审核后，提交公司法律顾问进行合法性审查。4.经法律顾问审查通过的采购合同，报公司领导审批签字后，加盖公司公章，正式签订合同。（五）采购执行与跟踪1.采购部门根据采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，明确采购物资的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持密切沟通，及时了解物资生产进度、运输情况等，确保按时、按质、按量到货。3.如遇供应商无法按时交货或物资质量问题等情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的补救措施，如调整交货时间、更换物资、追究违约责任等。（六）验收与入库1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量控制部门做好验收准备工作。2.物资到货后，由质量控制部门按照质量检验标准和验收流程进行验收。验收内容包括物资的规格、型号、数量、质量、外观等方面。3.验收合格的物资，由仓库管理人员办理入库手续，填写《入库单》，并将物资妥善存放。验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（七）付款1.采购物资验收合格且入库后，采购部门应及时整理相关资料，如采购合同、发票、入库单等，提交给财务部门。2.财务部门按照采购合同的付款条款和公司财务规定，对提交的资料进行审核。审核无误后，办理付款手续，支付采购款项。3.对于预付款项，采购部门应在供应商发货前提供相应的担保或承诺，确保预付款项的安全。四、采购方式（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、涉及面广的采购项目，采用招标采购方式。2.采购部门应制定招标方案，明确招标范围、招标方式、评标标准等内容。3.发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。4.组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。5.与中标供应商签订采购合同。（二）询价采购1.对于规格标准统一、货源充足、价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。2.采购部门向多家供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。3.对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。2.采购部门确定参与竞争性谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书。3.组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中应遵循公平、公正、公开的原则，确保供应商之间的充分竞争。4.根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的理由，并报公司领导审批。3.经审批同意后，与单一供应商进行协商谈判，签订采购合同。五、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括物资价格波动、供应商垄断、市场供应短缺等风险。2.质量风险：采购物资不符合质量要求，影响项目进度和质量。3.合同风险：采购合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等风险。4.供应商风险：供应商破产、倒闭、违约等风险。5.法律风险：采购活动违反法律法规，导致公司面临法律责任。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（三）风险应对措施1.市场风险应对措施：建立市场价格监测机制，及时掌握物资价格动态，合理安排采购时间和数量。与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商，降低供应商垄断风险。加强市场调研，提前储备部分关键物资，应对市场供应短缺风险。2.质量风险应对措施：严格供应商选择和评估程序，确保供应商具备良好的质量保证能力。加强采购物资的检验和验收工作，严格按照质量标准进行检验，确保采购物资质量合格。与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和违约责任。3.合同风险应对措施：采购合同起草过程中，应充分征求公司法律顾问和相关部门的意见，确保合同条款完善、合法有效。加强合同执行过程的跟踪和管理，及时发现和解决合同执行中的问题。建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同纠纷。4.供应商风险应对措施：对供应商进行定期评估和动态管理，及时发现供应商存在的问题，并采取相应的措施进行处理。与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。建立供应商应急管理机制，当供应商出现问题时，能够及时采取替代措施，保证采购活动的顺利进行。5.法律风险应对措施：加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动合法合规。采购合同签订前，必须经过公司法律顾问的合法性审查。建立法律风险预警机制，及时发现和处理潜在的法律风险。六、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.设立举报邮箱和举报电话，接受公司员工和供应商对采购活动中违规行为的举报。对举报内容进行调查核实，依法依规处理。（二）考核制度1.建立采购部门和采购人员考核