行政后期管理暂行办法

行政后期管理暂行办法一、总则（一）目的为加强公司行政后期管理，规范行政工作流程，提高行政服务质量和效率，确保公司各项行政事务的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有行政后期管理工作，包括但不限于文件管理、档案管理、办公用品管理、会议管理、车辆管理、环境卫生管理等。（三）基本原则1.合法性原则：行政后期管理工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保各项工作合法合规。2.规范性原则：建立健全各项行政后期管理制度和流程，规范工作行为，提高工作质量。3.高效性原则：优化行政工作流程，提高工作效率，降低行政成本。4.服务性原则：树立服务意识，为公司各部门和员工提供优质、高效的行政服务。二、文件管理（一）文件分类1.公司文件：包括公司章程、董事会决议、公司制度、工作计划、工作总结等。2.部门文件：各部门制定的规章制度、工作方案、报告等。3.外来文件：上级主管部门文件、政府部门文件、合作单位文件等。（二）文件起草与审核1.文件起草由相关部门或人员负责，内容应准确、清晰、简洁，符合公司实际情况和法律法规要求。2.文件起草完成后，应提交部门负责人审核，审核通过后报分管领导审批。重要文件需经总经理审批。（三）文件编号与印发1.文件编号由行政部门统一负责，编号应遵循唯一性、系统性原则。2.文件印发前，行政部门应进行排版、校对，确保文件格式规范、内容准确。文件印发数量应根据实际需要确定，避免浪费。（四）文件分发与存档1.文件印发后，行政部门应及时将文件分发给相关部门和人员，并做好分发记录。2.文件办理完毕后，承办部门应将文件原件交行政部门存档。行政部门应按照档案管理规定，对文件进行分类、整理、归档，确保文件的安全与完整。（五）文件借阅与查阅1.因工作需要借阅文件的，借阅人应填写《文件借阅申请表》，经部门负责人和分管领导批准后，到行政部门办理借阅手续。2.借阅文件应在规定时间内归还，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管文件，不得转借、复印、涂改文件内容。3.因工作需要查阅文件的，查阅人应填写《文件查阅申请表》，经部门负责人批准后，到行政部门查阅。行政部门应安排专人协助查阅，并做好查阅记录。三、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司证照、印章、合同协议、会议记录、人事档案等。2.业务档案：各部门在业务活动中形成的文件、资料、报表等。3.财务档案：公司财务收支、会计凭证、账簿、报表等。（二）档案收集与整理1.各部门应指定专人负责档案收集工作，定期将本部门形成的档案资料移交行政部门。2.行政部门应按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行整理、分类、编号，确保档案资料的完整性和系统性。（三）档案保管与保护1.行政部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全与完整。2.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复、复制。（四）档案利用与销毁1.因工作需要查阅档案的，查阅人应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人和分管领导批准后，到行政部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.档案销毁应按照国家有关规定和公司档案管理制度执行。档案销毁前，应编制《档案销毁清册》，经部门负责人和分管领导批准后，由档案管理人员和监销人员共同销毁，并在销毁清册上签字确认。四、办公用品管理（一）办公用品采购1.行政部门应根据公司实际需求，制定办公用品采购计划，经部门负责人和分管领导批准后实施。2.办公用品采购应选择信誉良好、质量可靠、价格合理的供应商，签订采购合同，明确双方权利义务。3.采购的办公用品应及时验收，确保质量符合要求。验收合格的办公用品应办理入库手续，登记入账。（二）办公用品发放1.各部门应指定专人负责办公用品领取工作，填写《办公用品领取申请表》，经部门负责人批准后，到行政部门领取。2.行政部门应按照办公用品发放标准，为各部门发放办公用品，并做好发放记录。办公用品发放应遵循节约、合理的原则，避免浪费。（三）办公用品使用与管理1.各部门应教育员工爱护办公用品，合理使用，杜绝浪费现象。2.行政部门应定期对办公用品使用情况进行检查、统计，发现问题及时整改。对损坏、丢失的办公用品，应查明原因，追究相关人员责任。（四）办公用品盘点与报废1.行政部门应定期对办公用品进行盘点，确保账实相符。盘点结果应形成报告，报部门负责人和分管领导。2.对已损坏、无法使用或超过使用期限的办公用品，应及时办理报废手续。报废办公用品应按照公司资产处置规定进行处理。五、会议管理（一）会议分类1.公司级会议：包括董事会会议、总经理办公会、公司年度工作会议等。2.部门级会议：各部门组织召开的工作会议、业务会议等。3.专题会议：针对特定问题或事项召开的会议，如项目研讨会、技术交流会等。（二）会议组织与安排1.会议主办部门应提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容，经部门负责人和分管领导批准后实施。2.会议主办部门应提前通知参会人员会议相关信息，并做好会议资料准备工作。会议资料应包括会议议程、汇报材料、讨论稿等。3.会议组织人员应提前到达会议现场，做好会议准备工作，如布置会场、调试设备、准备茶水等。（三）会议记录与纪要1.会议应安排专人负责记录，记录内容应准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、决议事项等。2.会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应经会议主持人审核后，发送给参会人员和相关部门。（四）会议决议执行与跟踪1.会议决议事项由相关部门负责落实，明确责任人和完成时间。2.行政部门应定期对会议决议执行情况进行跟踪检查，及时向会议主持人汇报执行情况。对未按时完成的决议事项，应查明原因，督促相关部门尽快落实。六、车辆管理（一）车辆配备与调度1.公司根据工作需要，配备必要的公务车辆。车辆配备应遵循合理、节约的原则，满足公司业务开展需要。2.行政部门负责车辆调度工作，根据工作任务和人员需求，合理安排车辆使用。车辆调度应优先保障公司重要公务活动和紧急任务用车。（二）车辆使用与审批1.公司员工因工作需要使用公务车辆的，应填写《车辆使用申请表》，经部门负责人和分管领导批准后，到行政部门办理车辆使用手续。2.车辆使用人应严格按照批准的时间、路线、用途使用车辆，不得擅自改变。车辆使用过程中，应遵守交通规则，确保行车安全。（三）车辆维修与保养1.行政部门应建立车辆维修与保养制度，定期对车辆进行检查、维护，确保车辆性能良好。2.车辆出现故障或需要维修时，驾驶员应及时报告行政部门。行政部门应安排专人负责车辆维修工作，选择正规的维修厂家进行维修，确保维修质量。维修费用应按照公司财务制度进行报销。（四）车辆油耗与费用管理1.行政部门应建立车辆油耗统计制度，定期对车辆油耗情况进行统计分析。驾驶员应做好车辆加油记录，确保油耗数据真实准确。2.车辆费用包括燃油费、过路费、停车费、保险费、维修保养费等。行政部门应严格控制车辆费用支出，定期对车辆费用进行核算、分析，发现问题及时整改。（五）车辆安全管理1.驾驶员应遵守交通规则，文明驾驶，确保行车安全。定期参加交通安全培训，提高安全意识和驾驶技能。2.行政部门应加强对车辆安全管理，定期对车辆进行安全检查，确保车辆安全设施齐全有效。对存在安全隐患的车辆，应及时维修或更换。七、环境卫生管理（一）环境卫生责任区划分1.公司办公区域环境卫生实行分区管理，明确各部门环境卫生责任区。2.各部门应负责本部门责任区内的环境卫生清扫、保洁工作，确保责任区内环境整洁、卫生。（二）环境卫生清扫与保洁1.公司应制定环境卫生清扫与保洁制度，明确清扫时间、频率和标准。2.行政部门应安排专人负责公共区域环境卫生清扫与保洁工作，定期对公共区域进行清扫、消毒，保持公共区域环境整洁。3.各部门应教育员工爱护办公环境，保持办公区域整洁卫生，不得随