it软件采购管理办法

it软件采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司IT软件采购行为，加强采购管理，提高采购效率，确保所采购软件符合公司业务需求，保障公司信息系统的稳定运行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门因业务需要进行的IT软件采购活动，包括但不限于操作系统、办公软件、数据库管理系统、行业应用软件等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购过程合法合规。2.需求导向原则：以满足公司业务需求为出发点，充分调研和分析业务需求，选择合适的软件产品。3.公平公正原则：在采购过程中，遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会。4.效益优先原则：综合考虑软件的功能、性能、价格、服务等因素，追求采购效益的最大化。5.风险管理原则：对采购过程中的风险进行识别、评估和控制，降低采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立公司IT软件采购决策委员会，由公司高层领导、相关业务部门负责人、技术专家等组成。其职责为：1.审议IT软件采购战略和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购方案、采购预算和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立专门的采购部门，负责具体的采购执行工作。其职责为：1.贯彻执行公司IT软件采购管理办法和相关制度。2.编制采购计划，组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购项目的进度跟踪、验收和付款审核等工作。4.建立和维护供应商数据库，收集和分析供应商信息。（三）需求部门各业务部门作为需求部门，负责提出IT软件采购需求，配合采购部门进行需求调研、技术评估和验收等工作。其职责为：1.明确本部门的业务需求，编写详细的需求文档。2.参与采购项目的技术评估和供应商选型，提供专业意见。3.负责采购软件的试用、验收和使用培训等工作。4.反馈软件使用过程中的问题和改进建议。（四）技术部门公司技术部门负责对采购软件进行技术评估，提供技术支持和指导。其职责为：1.对采购软件的技术架构、性能指标、兼容性等进行评估，提出技术建议。2.协助需求部门编写需求文档，参与采购项目的技术谈判。3.负责采购软件的安装、调试和技术培训等工作。4.对采购软件的技术风险进行评估和控制。三、采购流程（一）需求提出1.各业务部门根据业务发展需要，填写《IT软件采购需求申请表》，详细描述软件功能、性能、使用范围、预算等要求，并提交至采购部门。2.采购部门对需求申请表进行初步审核，确保需求明确、合理，符合公司业务战略和预算要求。（二）需求调研与分析1.采购部门组织需求部门、技术部门等相关人员对采购需求进行调研和分析，进一步明确软件功能、性能、接口等技术要求。2.技术部门对需求进行技术评估，提出技术可行性建议，评估软件与公司现有信息系统的兼容性。（三）采购计划制定1.采购部门根据需求调研结果和公司采购预算，编制IT软件采购计划，明确采购软件的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划经采购部门负责人审核后，提交采购决策委员会审议批准。（四）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商数据库。2.根据采购软件的特点和需求，从供应商数据库中筛选出若干符合条件的供应商，向其发出《采购邀请书》，邀请其参与项目投标或报价。3.供应商应在规定时间内提交投标文件或报价单，包括公司简介、产品介绍、技术方案、价格清单、售后服务承诺等内容。4.采购部门组织需求部门、技术部门等相关人员对供应商提交的文件进行评审，评审内容包括供应商资质、产品质量、技术能力、价格水平、售后服务等方面。5.根据评审结果，选择综合评分最高的供应商作为中标候选人，报采购决策委员会审批。（五）采购谈判1.采购部门与中标候选人进行采购谈判，就软件价格、交货期、售后服务、技术支持等条款进行协商，达成一致意见。2.谈判过程中，采购部门应严格按照采购计划和公司利益进行谈判，确保采购合同条款合理、公平。3.谈判达成一致后，双方签订《采购谈判纪要》，作为采购合同的附件。（六）合同签订1.采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括软件名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、验收方式等内容。2.采购合同经公司法律顾问审核后，提交采购决策委员会审批。3.采购决策委员会批准后，采购部门与供应商签订采购合同，并加盖公司公章。（七）采购执行与监控1.采购部门按照采购合同约定，跟踪供应商的软件生产进度、交货期等情况，及时与供应商沟通协调，确保采购项目顺利进行。2.供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付软件产品，并提供相关技术文档和售后服务。3.采购部门在采购执行过程中，如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商整改或承担违约责任。（八）验收1.软件交付后，采购部门组织需求部门、技术部门等相关人员对软件进行验收。2.验收内容包括软件功能、性能、兼容性、稳定性等方面，应严格按照采购合同和需求文档的要求进行验收。3.验收合格后，验收人员签署《IT软件采购验收报告》。如验收不合格，采购部门应要求供应商限期整改，直至验收合格为止。（九）付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《IT软件采购付款申请表》，提交财务部门审核。2.财务部门按照公司财务制度和采购合同约定，对付款申请进行审核，审核通过后办理付款手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门在编制采购计划时，应同时编制采购预算，明确采购软件的预算金额。2.采购预算应根据软件功能、性能、市场价格等因素进行合理估算，并参考历史采购数据和市场行情。3.采购预算经采购部门负责人审核后，提交公司财务部门审核，最终报采购决策委员会审议批准。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应填写《IT软件采购预算调整申请表》，详细说明调整原因和调整金额，经采购部门负责人审核后，提交公司财务部门审核，最终报采购决策委员会审议批准。（三）预算监控1.公司财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控，定期向采购部门反馈预算执行情况。2.采购部门应定期对采购预算执行情况进行分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括公司资质、产品质量、技术能力、售后服务等方面。2.潜在供应商应向采购部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、产品认证证书、业绩证明等。3.采购部门对供应商提交的申请材料进行审核，审核通过后将供应商纳入公司供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.评价与考核方式包括问卷调查、实地考察、数据分析等。采购部门根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，公司在采购项目中给予优先考虑；对于不合格供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应将其从供应商数据库中删除。（三）供应商激励与约束1.公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如订单优先、价格优惠、合作机会等。2.同时，公司建立供应商约束机制，对违反采购合同约定的供应商，按照合同约定追究其违约责任，如扣除货款、赔偿损失等。六、风险管理（一）风险识别1.采购部门组织相关人员对IT软件采购过程中的风险进行识别，包括市场风险、技术风险、质量风险、合同风险、供应商风险等。2.针对识别出的风险，分析其产生的原因和可能造成的影响。（二）风险评估1.采购部门采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。2.风险等级分为高、中、低三个等级，对于高风险等级的风险，应采取重点监控和应对措施。（三）风险应对1.根据风险评估结果，采购部门制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。2.对于市场风险，可通过市场调研、价格谈判等方式进行风险减轻；对于技术风险，可加强技术评估和技术支持；对于质量风险，可加强验收环节的管理；对于合同风险，可加强合同审核和合同执行监控；对于供应商风险，可加强供应商管理和监督。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对IT软件采购活动进行审计，检查采购过程是否符合公司采购管理办法和相关制度的要求，采购合同是否合法合规，采购资金使用