财务单据使用管理办法

财务单据使用管理办法一、总则（一）目的为了加强公司财务单据的使用管理，规范财务收支行为，确保财务信息的真实、准确、完整，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构在财务活动中涉及的各类单据的使用管理。（三）基本原则1.合法性原则：财务单据的使用必须符合国家法律法规和财务制度的规定。2.真实性原则：单据所记录的经济业务必须真实发生，内容完整、准确。3.规范性原则：单据的填写、取得、审核、传递、保管等环节应严格按照规定的程序和要求进行，确保规范统一。4.及时性原则：财务单据应及时填制、传递和处理，不得积压延误，以保证财务信息的时效性。二、财务单据的种类及用途（一）发票1.定义：发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。2.种类：包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。3.用途：用于记录公司与外部单位或个人之间的经济业务往来，作为财务核算和税务处理的重要依据。（二）收据1.定义：收据是公司在非经营性业务中开具的收付款凭证。2.种类：分为收款收据、往来结算收据等。3.用途：主要用于收取押金、保证金、往来款项等，作为财务记账的原始凭证。（三）报销单1.定义：报销单是公司员工用于报销费用的单据。2.种类：包括费用报销单、差旅费报销单、借款单等。3.用途：员工根据实际发生的费用情况，填写报销单，经审批后作为财务部门报销付款的依据。（四）支付申请单1.定义：支付申请单是公司用于申请对外支付款项的单据。2.用途：在进行货款支付、费用支付、资金调拨等业务时，由相关部门或人员填写支付申请单，经审批后提交财务部门办理支付手续。（五）记账凭证1.定义：记账凭证是财务部门根据审核无误的原始凭证编制的，作为登记账簿依据的会计凭证。2.用途：对经济业务进行分类、汇总，确定会计分录，并据以登记账簿，是财务核算的重要环节。三、财务单据的填制要求（一）基本要求1.财务单据应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔书写。2.填写内容要清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖补。如有错误，应按照规定的方法进行更正。（二）具体要求1.发票发票抬头应填写公司全称，不得简写、漏写。发票内容应详细、准确，包括商品或服务的名称、规格型号、数量、单价、金额等，必须与实际交易相符。发票上应加盖发票专用章，印章应清晰、完整，不得加盖其他印章代替。增值税专用发票还应填写纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。2.收据收据编号应连续，不得跳号、重号。填写内容包括收款日期、交款单位或个人、收款事由、金额等，应与实际收款情况一致。收据应加盖财务专用章或公章。3.报销单报销人应按照费用类别分别填写报销单，如差旅费、办公用品费、业务招待费等。填写内容包括报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额等，应详细说明费用发生的时间、地点、事由等情况。报销单上应注明附件张数，并由报销人、部门负责人、财务负责人、总经理等相关人员签字审批。4.支付申请单支付申请单应填写申请支付的日期、支付对象、支付金额、支付事由等内容。涉及合同付款的，应注明合同编号及相关条款。支付申请单应由申请人、部门负责人、财务负责人、总经理等签字审批。5.记账凭证记账凭证应根据审核无误的原始凭证编制，摘要应简明扼要，能准确反映经济业务的内容。会计分录应正确、规范，借贷方金额应相等。记账凭证应注明所附原始凭证的张数，并由制单人、审核人、记账人、会计主管等签字。四、财务单据的取得与审核（一）取得要求1.公司在购买商品、接受服务或从事其他经营活动时，应向销售方索取合法有效的发票。取得的发票应符合国家税务总局的相关规定，不得取得虚开发票或不符合规定的发票。2.对于涉及公司内部往来的业务，如收取押金、保证金等，应开具相应的收据，并确保收据的真实性和完整性。3.员工在办理费用报销时，应按照公司规定的报销流程和要求，及时取得真实、合法、有效的原始凭证，并妥善保管。（二）审核要点1.发票审核审核发票的真实性：通过国家税务总局发票查验平台等方式，核实发票的真伪。审核发票的合法性：检查发票是否符合国家税收法律法规的规定，是否为有效发票。审核发票的完整性：查看发票的各项内容是否填写齐全，发票专用章是否加盖，发票联与抵扣联是否齐全等。审核发票的关联性：发票内容应与实际发生的经济业务相关，包括商品或服务的名称、数量、金额等是否一致。2.收据审核审核收据的真实性：检查收据是否为公司自制或正规渠道取得，有无伪造、变造的迹象。审核收据的完整性：查看收据的编号、日期、交款单位、收款事由、金额、印章等信息是否完整。审核收据的关联性：收据所记录的经济业务应与公司财务活动相关，符合公司的规定。3.报销单审核审核报销单填写的规范性：检查报销单的各项内容是否填写完整、准确，字迹是否清晰，附件张数是否与实际相符。审核报销事项的真实性：核实报销费用是否实际发生，是否符合公司的费用报销标准和规定。审核审批手续的完备性：查看报销单是否经过相关人员的签字审批，审批流程是否符合公司规定。4.支付申请单审核审核支付申请的真实性：核实支付事项是否真实存在，是否符合公司的业务流程和规定。审核支付金额的准确性：检查支付申请单上的金额与相关合同、协议或审批文件是否一致。审核审批手续的完备性：查看支付申请单是否经过各级领导的签字审批，审批权限是否符合规定。五、财务单据的传递与保管（一）传递流程1.员工取得财务单据后，应按照公司规定的报销流程或支付流程，及时将单据提交给部门负责人进行初审。2.部门负责人对单据的真实性、合理性进行审核后，签字确认并提交给财务部门。3.财务部门收到单据后，由财务人员对单据进行详细审核，重点审核单据的合法性、规范性、完整性等。审核无误后，在规定的时间内进行账务处理，并按照审批结果办理报销付款或支付手续。4.对于需要传递给其他部门或外部单位的财务单据，应按照公司内部的文件传递程序进行，确保单据的安全、及时传递。（二）保管要求1.财务部门应设立专门的财务单据保管岗位，负责财务单据的整理、归档和保管工作。2.财务单据应按照类别、年度、月份等进行分类整理，装订成册，并建立相应的索引和目录，以便于查找和查阅。3.财务单据的保管期限应按照国家法律法规和公司档案管理制度的规定执行。一般情况下，原始凭证、记账凭证等应保管30年，其他重要财务单据应根据实际情况确定保管期限。4.财务单据的保管地点应安全可靠，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，防止单据损坏、丢失或被盗。5.财务单据在保管期限届满后，如需销毁，应按照公司规定的程序进行审批，并做好销毁记录。销毁记录应包括单据名称、数量、销毁时间、销毁方式、审批人员等信息，保存期限不少于5年。六、财务单据的监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对财务单据的使用管理情况进行审计监督，检查财务单据的填制、取得、审核、传递、保管等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务部门应加强对自身财务单据使用管理工作的自查自纠，定期对财务单据进行盘点和核对，确保财务单据的安全、完整和规范使用。（二）外部检查1.公司应积极配合国家财政、税务、审计等部门的监督检查，如实提供财务单据及相关资料，接受外部监督。2.对于外部检查中发现的问题，公司应及时整改，并按照要求报送整改情况报告。七、违规处理（一）对违规填制、取得财务单据的处理1.对于违反财务单据填制要求，如涂改、伪造、变造财务单据等行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，如警告、罚款、辞退等，并要求责任人承担由此造成的经济损失。2.对于取得不符合规定的发票或其他财务单据，如虚开发票、白条入账等，公司将不予报销，并责令相关责任人限期更换合规的单据。如因取得不合规单据导致公司遭受税务处罚或其他经济损失的，责任人应承担全部赔偿责任。（二）对违规审核、审批财务单据的处理1.财务人员或审批人员在审核、审批财务单据过程中，如存在故意隐瞒、歪曲事实，未严格按照规定进行审核、审批等行为，公司将给予相应的纪律处分，并要求其对造成的损失承担赔偿责任。2.对于因审核、审批不严导致违规财务单据入账或支付的，公司将责令相关责任人及时纠正，并采取措施追回已支付的款项。如无法追回，相关责任人应承担相应的经济赔偿责任。（三）对违规保管财务单据的处理1.对于因保管不善导致财务单据丢失、损坏的，保管人员应承担相应的赔偿责任。如因保管人员故意或重大过失造成财务单据丢失、损坏，给公司造成经济损失的，公司将给予严肃的纪律处分，并要求其全额赔偿损失。2.对于违反财务单据保管期限规定