中国石化交易管理办法

中国石化交易管理办法总则目的与宗旨本管理办法旨在规范中国石化各类交易行为，确保交易活动合法、合规、有序进行，维护公司的合法权益，提高交易效率，促进公司业务的稳健发展。通过明确交易流程、标准和责任，加强对交易活动的全过程管理，保障公司在市场交易中的公平竞争地位，实现公司经济效益与社会效益的有机统一。适用范围本办法适用于中国石化总部及所属各企事业单位涉及的各类交易活动，包括但不限于物资采购、销售、工程建设、技术服务、产权交易、对外投资等交易行为。涵盖了中国石化在国内及国际市场开展的各类业务交易场景，无论是与供应商、客户、合作伙伴还是其他相关方进行的交易，均需遵循本管理办法的规定。基本原则1.合法性原则：所有交易活动必须严格遵守国家法律法规、政策规定以及行业监管要求，确保交易行为的合法性和有效性。2.公平公正原则：在交易过程中，应秉持公平公正的态度，对待所有交易参与方，不得偏袒任何一方，保障各方的合法权益。3.诚实守信原则：交易双方应诚实守信，如实披露交易相关信息，履行合同约定的义务，维护良好的商业信誉。4.效益优先原则：在确保交易合法合规的前提下，充分考虑交易的经济效益，优化交易方案，降低交易成本，提高公司整体效益。5.风险可控原则：对交易过程中可能出现的各类风险进行全面评估和有效控制，制定相应的风险应对措施，确保交易风险处于可控范围内。交易主体与权限交易主体资格1.中国石化总部及所属各企事业单位作为独立的法人主体，具备参与各类交易活动的资格。各单位应在其营业执照规定的经营范围内开展交易活动，不得超越经营范围进行交易。2.对于涉及特定行业资质或专业许可的交易活动，交易主体必须具备相应的资质证书或许可文件，并在有效期内。例如，工程建设类交易需具备相应的工程施工资质；物资采购涉及特种设备的，需具备特种设备采购及经营资质等。交易决策权限1.总部层面：重大交易事项由中国石化总部决策层根据公司战略规划、投资决策程序等进行审批。重大交易事项的界定标准按照公司相关规定执行，一般包括涉及金额巨大、对公司业务发展具有重大影响、涉及公司核心业务领域等交易。2.企事业单位层面：各企事业单位应根据自身的管理架构和授权体系，明确不同层级管理人员在交易决策中的权限。一般交易事项由企事业单位相应层级的管理层按照规定的审批流程进行决策；对于超出一定金额或重要性程度的交易，需报上级主管部门或总部审批。3.交易决策应遵循集体决策原则，通过会议审议、签署决策文件等方式进行。决策过程应形成完整的记录，包括会议纪要、决策依据、参与决策人员意见等，以备后续查阅和审计。交易流程交易计划制定1.各业务部门应根据公司年度经营计划、市场需求以及业务发展需要，提前制定交易计划。交易计划应明确交易的类型、内容、时间安排、预算金额等详细信息，并提交至归口管理部门进行审核。2.归口管理部门对交易计划进行审核时，应重点关注交易的必要性、合规性、可行性以及与公司整体战略的契合度。审核通过后的交易计划纳入公司年度交易计划管理台账，并按照计划组织实施。3.在交易计划执行过程中，如因市场变化、业务调整等原因需要对交易计划进行调整的，业务部门应及时提出调整申请，经归口管理部门审核后，报相应层级的管理层审批。交易项目立项1.对于纳入交易计划的项目，业务部门应按照公司规定的立项流程进行立项申请。立项申请应包括项目背景、交易内容、交易方式、交易对方基本情况、交易价格及定价依据、预期经济效益等详细内容，并附相关的可行性研究报告或项目分析报告。2.归口管理部门对立项申请进行初审，重点审查项目的合规性、必要性、可行性以及交易方案的合理性。初审通过后，提交至公司内部的立项评审机构或会议进行评审。3.立项评审机构或会议由公司相关部门负责人、专业技术人员、法律合规人员等组成，对交易项目进行全面评估和论证。评审通过的项目予以立项，并下达立项批复文件，明确项目实施的各项要求和责任主体。交易对方选择与尽职调查1.根据交易项目的特点和要求，业务部门负责组织开展交易对方的选择工作。应通过多种渠道收集潜在交易对方的信息，建立交易对方信息库，并按照一定的标准和程序进行筛选和比较。2.在确定交易对方后，业务部门应组织开展尽职调查工作。尽职调查内容包括交易对方的主体资格、经营状况、财务状况、信用记录、涉诉情况、知识产权等方面。可以委托专业的中介机构进行尽职调查，以确保调查结果的真实性和准确性。3.业务部门应根据尽职调查结果，对交易对方的履约能力和信用状况进行评估，并形成尽职调查报告。尽职调查报告应作为交易决策的重要依据之一，对于发现的重大风险和问题，应提出相应的应对措施和建议。交易文件起草与审核1.业务部门负责起草交易文件，交易文件应包括但不限于合同文本、协议、招标文件、投标文件等。交易文件应明确交易双方的权利义务、交易标的、交易价格、交易方式、交付时间、质量标准、违约责任等核心条款，确保交易内容的明确性和可操作性。2.法律合规部门对交易文件进行法律审核，重点审查交易文件的合法性、合规性、完整性以及风险防范条款的设置。审核过程中，法律合规部门应与业务部门充分沟通，提出修改意见和建议，确保交易文件符合法律法规和公司要求。3.财务部门对交易文件涉及的财务条款进行审核，包括交易价格的合理性、支付方式、结算周期、财务风险等方面。财务部门应根据公司财务政策和预算安排，对交易文件中的财务条款进行把关，确保交易活动的财务可行性和风险可控性。交易谈判与签约1.业务部门负责组织与交易对方进行谈判，谈判过程中应坚持原则，维护公司利益。谈判内容应围绕交易文件的各项条款进行，充分沟通双方的意见和诉求，争取达成有利于公司的交易条件。2.在谈判达成一致意见后，业务部门应根据谈判结果对交易文件进行修改和完善，并按照公司规定的签约流程办理签约手续。签约前，应确保交易文件已经过法律合规部门和财务部门的审核通过，并获得相应层级管理层的批准。3.签约过程中，应严格按照合同管理规定，由法定代表人或授权代表签署交易文件，并加盖公司公章或合同专用章。同时，应确保签约手续的完整性和规范性，留存相关的签约文件和资料，作为合同履行和后续管理的依据。交易执行与监控1.交易双方应按照交易文件的约定履行各自的义务，业务部门负责跟踪交易执行情况，及时协调解决交易过程中出现的问题。在交易执行过程中，如涉及合同变更、补充协议签订等事项，应按照公司合同管理规定的流程进行审批和办理。2.建立交易监控机制，对交易执行情况进行定期检查和评估。业务部门应定期向归口管理部门报送交易执行情况报告，内容包括交易进展、合同履行情况、存在的问题及解决措施等。归口管理部门对交易执行情况进行汇总分析，及时发现潜在风险，并向公司管理层汇报。3.对于重大交易项目，应建立专门的项目管理团队，负责对交易项目的全过程进行跟踪和监控。项目管理团队应制定详细的项目执行计划和时间表，明确各阶段的工作任务和责任人，确保交易项目按时、按质、按量完成。交易结算与支付1.财务部门负责按照交易文件的约定和公司财务管理制度，办理交易结算与支付业务。在结算过程中，应严格审核相关的结算凭证和发票，确保结算金额的准确性和合规性。2.交易支付应遵循审批流程，根据交易金额的大小和性质，由相应层级的管理层进行审批。支付方式应符合公司财务政策和资金管理要求，确保资金安全和支付效率。3.对于涉及预付款项的交易，财务部门应加强对预付款项的跟踪管理，督促交易对方按照合同约定履行义务。如发现预付款项存在风险，应及时采取措施，保障公司资金安全。交易验收与评价1.交易项目完成后，业务部门应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括交易标的的数量、质量、性能、服务等方面，应按照交易文件的约定和相关标准进行验收。2.验收合格后，业务部门应填写验收报告，并提交至归口管理部门存档。对于验收不合格的交易项目，业务部门应督促交易对方进行整改，直至验收合格为止。如因交易对方原因导致验收不合格给公司造成损失的，应按照合同约定追究其违约责任。3.建立交易评价机制，对交易项目的实施效果、交易对方的履约情况等进行评价。评价结果应作为后续交易决策、供应商管理、客户关系维护等方面的重要参考依据，不断改进公司的交易管理工作。交易风险管理风险识别与评估1.建立交易风险识别与评估体系，全面识别交易过程中可能面临的各类风险，包括市场风险、信用风险、法律风险、操作风险、财务风险等。2.业务部门、法律合规部门、财务部门等相关部门应协同合作，定期对交易项目进行风险评估。风险评估应采用定性与定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行分析和评价，确定风险等级。3.根据风险评估结果，绘制交易风险矩阵图，明确不同风险等级对应的风险应对措施和责任部门，为后续的风险应对提供依据。风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场分析和预测，及时调整交易策略。通过签订套期保值合同、优化采购或销售渠道、合理安排库存等方式，降低市场价格波动对公司造成的影响。2.信用风险应对：加强对交易对方的信用管理，建立信用档案，定期进行信用评估。在交易前，要求交易对方提供有效的信用担保或采取其他风险防范措施；在交易过程中，密切跟踪交易对方的信用状况，如发现信用风险迹象，及时采取措施，降低信用损失。3.法律风险应对：加强法律合规审查，确保交易文件符合法律法规要求。在交易过程中，及时咨询专业法律意见，防范法律纠纷和法律风险。对于重大交易项目，可聘请专业律师团队提供全程法律服务。4.操作风险应对：完善交易流程和内部控制制度，明确各环节的操作规范和责任要求。加强对交易人员的培训和教育，提高其业务素质和风险意识。建立交易操作风险监控机制，及时发现和纠正操作失误和违规行为。5.财务风险应对：严格执行公司财务管理制度，加强对交易资金的管理和监控。合理安排交易资金，优化资金结构，降低资金成本。对交易项目进行财务可行性分析，确保交易活动的财务风险可控。风险监控与预警1.建立交易风险监控指标体系，对交易过程中的关键风险指标进行实时监控。风险监控指标应包括交易金额、交易价格波动、信用评级变化、合同执行进度、法律纠纷情况等。2.业务部门、法律合规部门、财务部门等相关部门应定期对风险监控指标进行分析和评估，及时发现风险变化趋势。当风险指标超过设定的预警值时，应及时发出预警信号，启动相应的风险应对预案。3.定期召开风险分析会议，对交易风险状况进行全面总结和分析，研究制定针对性的风险防范措施和改进建议。不断完善交易风险管理体系，提高公司应对风险的能力。信息披露与保密信息披露原则1.中国石化应按照法律法规和监管要求，遵循真实、准确、完整、及时的原则，对交易活动相关信息进行披露。信息披露应确保投资者、监管机构及其他利益相关者能够及时、准确地了解公司的交易情况和财务状况。2.在信息披露过程中，不得隐瞒或虚假陈述重要信息，不得泄露公司商业秘密和敏感信息。对于涉及公司重大利益或可能对公司股价产生重大影响的交易信息，应按照规定的程序和渠道进行披露。信息披露内容与方式1.交易信息披露内容应包括交易项目概述、交易对方基本情况、交易方式、交易价格及定价依据、交易标的基本情况、交易对公司的影响等方面。对于重大交易项目，还应披露交易的背景和目的、交易的决策过程、交易合同的主要条款等详细信息。2.信息披露方式主要包括公司定期报告、临时公告、官方网站披露等。公司应按照相关法律法规和监管要求，在规定的时间内将交易信息在指定媒体上进行披露，并确保信息披露的一致性和准确性。3.同时，公司应建立信息披露档案管理制度，对交易信息披露的文件、资料等进行妥善保存，以备查阅和审计。保密规定1.参与交易活动的所有人员应严格遵守公司的保密规定，对在交易过程中知悉的公司商业秘密、交易对方信息、未公开的交易方案等予以保密。不得向任何无关人员泄露交易相关信息。2.保密信息的范围包括但不限于交易文件、谈判记录、财务数据、技术资料、客户信息等。对于涉及国家机密或公司核心机密的交易信息，应按照国家保密法律法规的要求进行严格管理。3.在与交易对方签订的合同或协议中，应明确保密条款，约定双方的保密义务和违约责任。如因违反保密规定给公司造成损失的，应依法追究相关人员的责任。监督与检查内部监督机制1.建立健全内部监督机制，加强对交易活动的全过程监督。公司内部审计部门应定期对交易项目进行审计，重点审查交易的合规性、真实性、效益性等方面。审计内容包括交易计划执行情况、交易对方选择、交易文件签订、交易执行与结算、交易验收等环节。2.法律合规部门应加强对交易活动的法律监督，审查交易文件的合法性和合规性，防范法律风险。对发现的违法违规行为，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.业务部门应建立健全内部自我监督机制，加强对本部门交易活动的日常管理和监督。定期对交易项目进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，确保交易活动规范有序进行。外部监督与检查1.接受政府监管部门、行业协会等外部机构的监督与检查，积极配合相关部门的工作。按照要求及时报送交易活动相关资料和信息，如实反映公司交易情况。2.对于外部监督检查中发现的问题，应认真对待，及时整改。将整改情况及时反馈给相关部门，并采取有效措施防止类似问题再次发生。3.关注行业动态和监管政策变化，及时调整公司交易管理策略和方法，确保公司交易活动始终符合法律法规和监管要求。责任追究违规行为界定1.明确交易活动中各类违规行为的界定标准，包括但不限于违反法律法规、公司制度、交易流程，擅自变更交易方案、泄露交易信息、收受贿赂等行为。2.对于在交易活动中存在违规行为的单位和个人，应依法依规追究其责任。违规行为的认定应依据充分的证据和事实，确保责任追究的公正性和严肃性。责任追究方式1.对违规行为的责任追究方式包括但不限于警告、罚款、降职、撤职、解除劳动合同等行政处分；情节严重涉嫌违法犯罪的，依法移送司法机关处理。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，应责令其承担相应的赔偿责任。赔偿金