财务科室章管理办法

财务科室章管理办法一、总则（一）目的为加强公司财务科室章的管理，规范印章的使用流程，确保印章使用的安全性、合法性和严肃性，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司财务科室所涉及的各类印章，包括但不限于财务专用章、发票专用章、合同专用章（涉及财务条款部分）等。（三）印章管理原则1.合法性原则：印章的刻制、使用和保管必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：采取必要的安全措施，确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用或滥用。3.规范性原则：明确印章的使用范围、审批流程和使用要求，规范印章使用行为。4.责任性原则：明确印章管理各环节的责任，对印章使用不当造成的后果追究相关人员责任。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.财务科室根据工作需要，提出印章刻制申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。2.申请表经财务科室负责人审核后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由公司行政部门统一安排具有资质的印章刻制单位进行刻制。4.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交财务科室，并办理交接手续。交接双方应在《印章交接登记表》上签字确认。（二）印章启用1.新印章启用前，财务科室应在公司内部发布启用通知，明确印章启用日期、使用范围等信息。2.启用通知应发送至公司各相关部门，确保各部门知晓新印章的启用情况。3.新印章启用后，原相关印章同时废止，并由财务科室负责将废止印章妥善保管，按规定进行销毁。三、印章的保管（一）保管人员1.财务科室应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.保管人员不得擅自将印章交予他人保管，如有特殊情况需要委托他人代管，必须经财务科室负责人批准，并办理书面委托手续。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管（钥匙分别由两人保管）。2.保险柜或保管箱应放置在财务科室的安全区域，确保印章存放环境安全，防止印章被盗、被抢或丢失。3.财务科室应安装必要的安全防范设施，如监控设备、报警装置等，加强对印章保管区域的安全监控。（三）保管要求1.保管人员应定期检查印章的保管情况，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告财务科室负责人，并采取相应的措施。2.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自携带印章外出。如因工作需要必须携带印章外出，必须经财务科室负责人批准，并办理相关手续。3.印章保管人员应妥善保管印章使用记录，包括使用日期、使用事项、使用人等信息，以备查阅。四、印章的使用（一）使用范围1.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等与财务相关的业务。2.发票专用章：用于公司开具发票时加盖。3.合同专用章（涉及财务条款部分）：用于签订涉及财务条款的合同。（二）使用流程1.申请：使用印章时，使用人应填写《印章使用申请表》，详细说明使用事项、使用部门、使用人等信息。2.审批：申请表经使用部门负责人审核后，报财务科室负责人审批。对于重大事项或涉及金额较大的业务，还需报公司分管领导审批。3.盖章：审批通过后，使用人持申请表到印章保管人员处盖章。印章保管人员应认真核对申请表内容与审批意见，确认无误后，方可盖章。4.登记：印章使用后，印章保管人员应在《印章使用登记表》上详细记录印章使用情况，包括使用日期、使用事项、使用人、审批人等信息。（三）使用要求1.印章使用必须严格按照规定的使用范围和审批流程进行，不得擅自扩大使用范围或超越审批权限使用印章。2.印章使用人应确保印章使用的真实性、合法性和准确性，不得在空白纸张、空白合同等文件上加盖印章。3.印章使用后，使用人应及时将印章归还印章保管人员，并办理交接手续。印章保管人员应检查印章是否完好无损，如有问题应及时报告。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用。2.印章损坏、遗失等无法正常使用。（二）停用程序1.财务科室负责人根据印章停用情形，提出印章停用申请，填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息。2.申请表经公司分管领导审批后，财务科室负责发布印章停用通知，明确印章停用日期，并收回印章。3.印章保管人员应将停用印章妥善保管，不得随意丢弃或交予他人。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，财务科室应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息。2.申请表经公司分管领导审批后，由财务科室会同行政部门共同组织印章销毁工作。3.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行现场监督，并由参与销毁人员在《印章销毁登记表》上签字确认。4.销毁后的印章相关资料，如销毁申请表、销毁登记表等，应妥善保存，以备查阅。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对财务科室印章管理情况进行审计监督，检查印章管理制度的执行情况、印章使用的合规性等。2.财务科室负责人应定期对印章保管和使用情况进行自查，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受税务机关、工商行政管理部门等相关外部机构对公司印章使用情况的监督检查。2.积极配合外部机构的检查工作，如实提供印章管理相关资料和信息。七、责任追究（一）责任界定1.因印章保管人员保管不善，导致印章被盗用、冒用或丢失，给公司造成损失的，由保管人员承担相应责任。2.因印章使用人违反印章使用规定，擅自扩大使用范围、超越审批权限使用印章或在空白文件上加盖印章等，给公司造成损失的，由使用人承担相应责任。3.因审批人审核不严、违规审批印章使用申请，给公司造成损失的，由审批人承担相应责任。（二）责任追究方式1.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重，给予责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因印章管理不当给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，依