非计划合同管理办法

非计划合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司非计划合同管理，规范非计划合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构在生产经营活动中签订的非计划合同。（三）基本原则1.依法合规原则非计划合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.风险防控原则强化合同风险意识，对合同签订、履行过程中的风险进行全面评估和有效防控。3.权责明确原则明确合同管理各环节的职责分工，确保合同管理工作有序进行。4.效益优先原则在保障合同合法合规的前提下，注重提高合同的经济效益和社会效益。二、合同管理职责（一）合同管理部门职责1.负责制定和完善公司非计划合同管理制度，并组织实施。2.参与重大非计划合同的谈判、起草、审核、签订等工作。3.对非计划合同的签订、履行、变更、终止等情况进行监督检查。4.负责非计划合同文本的归档管理。5.协调处理合同纠纷。（二）业务部门职责1.负责本部门非计划合同的发起、起草、初步审核等工作。2.负责组织本部门非计划合同的谈判、签订、履行等工作。3.及时向合同管理部门报告合同履行过程中的重大事项。4.配合合同管理部门做好合同纠纷的处理工作。（三）财务部门职责1.参与非计划合同的审核，重点审核合同的价款、支付方式、结算办法等财务条款。2.负责按照合同约定办理款项支付手续。3.对合同执行情况进行财务监督。（四）法务部门职责1.对非计划合同进行法律审核，提出法律意见和建议。2.参与合同纠纷的处理，提供法律支持。三、合同签订（一）合同发起业务部门根据生产经营需要发起非计划合同申请，填写《非计划合同申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人情况、合同主要条款等内容，并提交相关证明材料。（二）合同起草1.业务部门负责合同文本的起草工作，合同文本应符合法律法规和公司相关规定，条款清晰、明确、完整，避免出现歧义或漏洞。2.合同文本应包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。（三）合同审核1.业务部门将起草好的合同文本提交本部门负责人进行初步审核，审核通过后提交合同管理部门。2.合同管理部门对合同文本进行形式审核，重点审核合同的格式、内容完整性、签字盖章等是否符合要求。3.财务部门对合同的价款、支付方式、结算办法等财务条款进行审核。4.法务部门对合同进行法律审核，重点审核合同的合法性、合规性、风险防范条款等。5.合同管理部门组织相关部门对合同进行会审，根据各部门审核意见对合同文本进行修改完善。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由业务部门负责人与对方当事人进行谈判，达成一致意见后签订合同。2.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。3.签订合同前，应仔细核对对方当事人的主体资格、授权委托书等相关证明文件，确保合同签订主体合法有效。四、合同履行（一）履行计划制定业务部门应根据合同约定制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个环节、责任人员、时间节点等内容，并将合同履行计划报合同管理部门备案。（二）履行过程监控1.业务部门负责合同的具体履行工作，按照合同履行计划组织实施，及时协调解决履行过程中出现的问题。2.合同管理部门对合同履行情况进行定期或不定期检查，重点检查合同履行进度、质量、价款支付等情况，发现问题及时督促业务部门整改。3.财务部门按照合同约定及时办理款项支付手续，对合同执行情况进行财务监督。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如遇不可抗力或其他特殊原因需要解除合同，业务部门应及时通知对方当事人，并按照法律法规和合同约定办理相关手续。解除合同应签订书面解除协议，明确双方的权利义务。五、合同结算（一）结算申请业务部门在合同履行完毕后，应及时向对方当事人提交《合同结算申请表》，详细说明合同履行情况、结算金额、结算依据等内容，并提交相关证明材料。（二）结算审核1.财务部门对业务部门提交的结算申请进行审核，重点审核结算金额是否与合同约定一致、结算依据是否充分、款项支付是否符合规定等。2.合同管理部门对结算申请进行审核，重点审核合同履行情况是否符合合同约定、是否存在违约行为等。3.审核通过后，财务部门按照合同约定办理款项支付手续。六、合同纠纷处理（一）纠纷报告合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向合同管理部门报告，详细说明纠纷的原因、经过、现状等情况，并提交相关证据材料。（二）纠纷处理1.合同管理部门组织相关部门对纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.对于一般性纠纷，可由业务部门与对方当事人协商解决；协商不成的，可通过调解、仲裁、诉讼等方式解决。3.对于重大纠纷，应及时成立专门的纠纷处理小组，由公司领导牵头，合同管理部门、业务部门、法务部门等相关人员参加，共同研究制定纠纷处理策略，并组织实施。（三）纠纷记录与总结合同管理部门应建立合同纠纷处理台账，详细记录纠纷的发生时间、原因、处理过程、处理结果等情况。纠纷处理结束后，应及时对纠纷处理情况进行总结分析，提出改进措施和建议，避免类似纠纷再次发生。七、合同档案管理（一）档案收集合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各种文件资料，包括合同文本、申请表、审批表、谈判记录、往来信函、结算凭证、纠纷处理文件等，由业务部门负责收集整理，并在合同履行完毕后及时移交合同管理部门。（二）档案整理合同管理部门对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行编号，建立合同档案目录。（三）档案保管合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保档案的安全、完整。合同档案应存放于专门的档案柜中，按照档案管理规定进行妥善保管。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案应在合同管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改、损毁合同档案。3.涉及公司商业秘密、敏感信息等重要合同档案的查阅，应严格按照公司保密规定办理审批手续。八、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门定期对公司非计划合同管理情况进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同风险防控情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括合同管理制度执行情况、合同签订质量、合