行政印章管理办法涉密

行政印章管理办法涉密总则目的为加强公司行政印章管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，根据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、分支机构、全资子公司、控股子公司等（以下统称“各单位”）行政印章的管理。定义本办法所称行政印章，是指公司及各单位以法定名称制发的，代表公司行使权力、履行职责、确认事务的各类印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章等。基本原则1.依法依规原则：行政印章的管理和使用必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保印章使用合法合规。2.专人专管原则：设立专门的印章管理岗位，配备责任心强、政治素质高的人员负责印章管理工作，实行专人专管，确保印章安全。3.审批登记原则：印章使用必须经过严格的审批程序，并进行详细的登记备案，确保印章使用可追溯。4.安全保密原则：加强印章保管和使用过程中的安全保密措施，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生，确保公司机密信息安全。印章的刻制、启用与废止印章的刻制1.公司及各单位行政印章的刻制，必须由公司指定的具有资质的印章制作单位负责。2.各单位因工作需要刻制行政印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，并经本单位负责人审核签字后，报公司办公室审批。3.公司办公室根据审批意见，向公司指定的印章制作单位下达《印章刻制委托书》，并提供相关资料。印章制作单位应按照委托书要求和国家有关规定刻制印章，确保印章质量和规格符合要求。4.印章刻制完成后，印章制作单位应将印章及印模交付公司办公室，由公司办公室组织相关部门进行验收。验收合格后，在《印章刻制申请表》上签字确认，并办理印章交接手续。印章的启用1.新刻制的行政印章启用前，应在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示内容包括印章名称、启用日期、使用范围等信息。2.公示无异议后，由公司办公室填写《印章启用申请表》，经公司领导批准后，方可正式启用。3.印章启用时，应在《印章使用登记簿》上进行登记，注明印章名称、启用日期、启用编号、保管人等信息。同时，应将印章启用情况通知公司各部门及相关单位。印章的废止1.行政印章因机构撤销、名称变更、使用期满等原因需要废止时，由原印章保管部门填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止原因，并经本单位负责人审核签字后，报公司办公室审批。2.公司办公室根据审批意见，对拟废止的印章进行审核确认，并在《印章使用登记簿》上注明废止日期。3.印章废止后，原印章保管部门应将印章及时交回公司办公室。公司办公室负责对废止印章进行封存或销毁，并在《印章废止申请表》上签字确认。印章的保管保管部门及人员1.公司公章、法定代表人章由公司办公室指定专人负责保管；合同专用章由公司合同管理部门指定专人负责保管；财务专用章由公司财务部门指定专人负责保管；部门章由各部门指定专人负责保管。2.印章保管人员应具备良好的政治素质和职业道德，熟悉印章管理业务，责任心强，保密意识高。印章保管人员应保持相对稳定，如有变动，应及时办理印章交接手续。保管要求1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管柜中，实行双人双锁保管制度。保险柜或保管柜钥匙由印章保管人员分别保管，不得交由他人代管。2.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章带出办公场所。如因工作需要携带印章外出，必须经本单位负责人批准，并填写《印章外出申请表》，注明外出时间、地点、事由等信息。印章外出期间，应由印章保管人员亲自携带，确保印章安全。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告本单位负责人，并采取相应的措施进行处理。4.印章保管人员应妥善保管印章使用登记簿、印章废止申请表等相关资料，不得随意涂改、销毁或丢失。印章使用登记簿应按年度装订成册，存档保管，保存期限不少于[X]年。印章的使用使用范围1.公司公章主要用于以公司名义对外签订合同、协议、文件、信函等；法定代表人章主要用于以公司法定代表人名义对外签订合同、协议、文件、信函等；合同专用章主要用于公司对外签订各类合同；财务专用章主要用于公司财务收支、银行结算等业务；部门章主要用于各部门内部文件、资料的印发等。2.行政印章的使用必须严格按照规定的使用范围进行，不得超出规定范围使用印章。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖行政印章。使用流程1.申请：使用行政印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并经本单位负责人审核签字后，报印章保管部门审批。2.审批：印章保管部门收到《印章使用申请表》后，应按照审批权限进行审批。一般事项由印章保管部门负责人审批；重要事项由公司分管领导审批；重大事项由公司主要领导审批。3.登记：印章保管人员根据审批意见，在《印章使用登记簿》上进行登记，注明用印日期、用印文件名称及份数、用印事由、审批人等信息，并加盖印章。4.用印：印章保管人员应按照审批意见和登记内容，在规定的文件或材料上加盖印章。加盖印章时，应确保印章清晰、端正、完整，不得模糊不清或加盖在文件的空白处。5.归档：用印完毕后，印章保管人员应将《印章使用申请表》、用印文件等相关资料整理归档，妥善保管。特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法事先填写《印章使用申请表》进行审批时，印章使用人应电话请示本单位负责人同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.因工作需要在异地用印的，可通过传真等方式将《印章使用申请表》及相关文件资料传真至印章保管部门，经审批同意后，由印章保管人员在异地用印。用印完毕后，印章保管人员应将用印情况及时反馈给印章使用人，并将相关资料邮寄回公司存档。印章的监督与检查监督部门公司办公室负责对各单位行政印章管理情况进行监督检查；公司审计部门负责对行政印章管理情况进行审计监督。检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、启用、废止、保管、使用等环节是否符合规定。2.印章使用登记簿的登记情况，是否详细记录了印章使用日期、用印文件名称及份数、用印事由、审批人等信息。3.印章保管情况，是否存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管柜中，实行双人双锁保管制度。4.印章使用审批情况，是否严格按照规定的审批权限进行审批，有无越权用印现象。检查方式1.定期检查：公司办公室和审计部门定期对各单位行政印章管理情况进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。2.不定期抽查：公司办公室和审计部门不定期对各单位行政印章管理情况进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.专项检查：根据工作需要，公司办公室和审计部门可针对行政印章管理中的某一突出问题或重点环节进行专项检查，确保印章管理工作规范有序。问题处理1.对于检查中发现的问题，检查部门应及时下达《整改通知书》，要求相关单位限期整改。整改单位应按照《整改通知书》要求，制定整改措施，认真进行整改，并在规定时间内将整改情况书面报告检查部门。2.对于违反印章管理制度的单位和个人，公司将视情节轻重，给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。印章的信息化管理建立印章管理信息系统公司应建立印章管理信息系统，实现印章管理的信息化、规范化和智能化。印章管理信息系统应具备印章刻制、启用、废止、保管、使用、监督等功能，能够实时记录印章使用情况，对印章使用进行全程监控。印章数字化存储将行政印章的印模进行数字化存储，建立印章电子档案。印章电子档案应包括印章名称、规格、印模、启用日期、废止