部门章使用管理办法

部门章使用管理办法一、总则（一）目的为加强公司部门章的使用管理，规范使用流程，确保部门章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内各部门章的使用管理。（三）定义1.部门章：指公司内部各部门为履行其职责，以部门名义制作并使用的印章，包括但不限于部门公章、业务专用章等。2.使用人：指经部门负责人授权，负责具体使用部门章的公司员工。（四）基本原则1.严格审批原则：部门章的使用必须经过严格的审批流程，确保使用事由合法合规。2.登记备案原则：对每一次部门章的使用进行详细登记备案，以便追溯和查询。3.专人保管原则：部门章应由专人负责保管，确保印章的安全存放。二、部门章的刻制与启用（一）刻制1.各部门因工作需要刻制部门章时，应填写《部门章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、样式等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。2.公司行政管理部门审核通过后，统一安排到具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。3.刻制完成的部门章，应及时交付申请部门，并办理交接手续。交接时，应检查印章的外观、尺寸、文字等是否符合要求，同时在《部门章交接登记表》上签字确认。（二）启用1.新刻制的部门章启用前，应由部门负责人在公司内部发布启用通知，明确印章的启用日期、使用范围、保管人等信息。2.部门章启用后，应及时将印章印模报送公司行政管理部门备案，同时将印章的使用规定纳入部门内部管理制度。三、部门章的保管（一）保管人员1.部门章应由专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，熟悉印章使用规定。2.部门负责人应指定本部门内政治素质高、业务能力强、工作认真负责的员工担任印章保管人，并报公司行政管理部门备案。（二）保管要求1.部门章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人不得将部门章转借他人使用，不得在未经授权的情况下携带印章外出。如因工作需要必须携带印章外出的，应事先填写《部门章外出使用申请表》，经部门负责人批准后，由两人以上共同携带，并采取必要的安全措施。3.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告部门负责人，并采取相应的措施进行处理。四、部门章的使用（一）使用范围1.部门章仅限于在本部门职责范围内使用，不得超越权限使用。2.具体使用范围包括但不限于：部门内部文件、报告、通知、函件等的盖章；与业务相关的合同、协议、授权书等的盖章；其他经部门负责人批准的事项。（二）使用流程1.申请：使用部门章时，使用人应填写《部门章使用申请表》，详细说明使用事由、使用文件名称、使用份数等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：部门负责人对《部门章使用申请表》进行审核，确认使用事由合法合规、使用文件内容准确无误后，在申请表上签字批准。3.盖章：印章保管人根据部门负责人的批准意见，对申请盖章的文件进行认真核对，确认无误后，在文件规定的位置加盖部门章，并在《部门章使用登记表》上记录盖章日期、文件名称、使用份数、使用人等信息。4.登记备案：印章保管人应将《部门章使用申请表》和《部门章使用登记表》定期报送公司行政管理部门备案，以便公司对部门章的使用情况进行监督和管理。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法按照正常流程申请盖章的，使用人应电话请示部门负责人同意后，先行盖章，并在事后及时补办申请手续。2.对于涉及公司重大利益、重要合同协议等文件的盖章，部门负责人应在审核通过后，报公司分管领导审批。五、部门章的停用与销毁（一）停用1.部门章因机构调整、业务变更、印章损坏等原因不再使用时，应由部门负责人填写《部门章停用申请表》，详细说明停用原因，并报公司行政管理部门审核。2.公司行政管理部门审核通过后，发布部门章停用通知，明确停用日期，并收回印章。（二）销毁1.停用的部门章应及时进行销毁，销毁工作应由公司行政管理部门会同申请部门共同进行。2.销毁前，应在《部门章销毁登记表》上详细记录印章名称、销毁日期、销毁方式等信息，并由销毁人员签字确认。3.销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行拍照或录像，留存备查。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对部门章的使用管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.部门章的保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管设施是否安全可靠等。2.部门章的使用情况，包括使用流程是否规范、使用范围是否符合规定、使用登记是否完整等。3.部门章的停用与销毁情况，包括停用申请是否及时、销毁过程是否合规等。（三）违规处理1.对于违反本办法规定使用部门章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用部门章给公司造成经济损失或其他不良影响的，责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七、附则（一）解释权本办法由公司行