调查纪念品管理办法

调查纪念品管理办法一、总则（一）目的为加强公司调查纪念品的管理，规范纪念品的采购、使用、发放及保管等流程，确保纪念品的合理使用和有效管理，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及调查活动中纪念品的管理，包括但不限于各类市场调查、客户满意度调查、行业调研等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业相关标准，确保纪念品管理活动合法合规。2.合理性原则：根据调查活动的实际需求和预算，合理确定纪念品的种类、数量和价值，避免浪费。3.公正性原则：纪念品的采购、发放等过程应公平、公正、公开，确保每一位参与调查的对象都有平等获得纪念品的机会。4.保密性原则：涉及调查活动的相关信息及纪念品发放情况应严格保密，不得泄露给无关人员。二、管理职责（一）调查项目组1.根据调查活动的具体情况，提出纪念品的需求建议，包括种类、数量、预算等。2.负责与纪念品管理部门沟通协调，确保纪念品按时、按质、按量供应，并配合做好发放工作。3.对纪念品的使用效果进行跟踪反馈，为后续管理提供参考。（二）纪念品管理部门1.负责制定纪念品采购计划，按照规定的流程进行采购，确保纪念品的质量和供应及时性。2.建立纪念品库存管理制度，做好纪念品的验收、入库、保管、发放等工作，定期盘点库存。3.对纪念品的采购、发放等数据进行统计和分析，为公司决策提供支持。4.负责与供应商建立良好的合作关系，维护公司利益。（三）财务部门1.负责审核纪念品采购预算，确保经费合理使用。2.对纪念品采购、发放等费用进行核算和报销，严格执行财务管理制度。（四）审计部门1.对纪念品管理活动进行审计监督，检查是否符合本办法及相关规定。2.对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。三、纪念品采购管理（一）采购计划制定1.调查项目组应在调查活动开展前[X]个工作日，向纪念品管理部门提交纪念品需求申请，详细说明纪念品的种类、数量、预计发放对象数量及预算等信息。2.纪念品管理部门根据各项目组的需求申请，结合公司以往调查活动的经验及实际情况，综合考虑预算等因素，制定年度纪念品采购计划。采购计划应明确采购的纪念品种类、数量、预计采购时间、预算金额等，并报公司领导审批。（二）供应商选择1.纪念品管理部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估，选择至少[X]家符合要求的供应商作为候选。2.对于首次合作的供应商，应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证明文件，并实地考察其生产经营场所，确保其具备良好的生产能力和质量控制体系。3.采用招标、询价、竞争性谈判等方式确定最终供应商。招标应按照国家相关法律法规及公司内部招标管理规定进行，发布招标公告，邀请合格供应商参与投标，评标过程应公正、公平、公开，选择报价合理、产品质量优、服务好的供应商中标。询价和竞争性谈判应向多家供应商发出询价函或谈判邀请，比较各供应商的报价和产品服务情况，确定最优供应商。（三）采购合同签订1.确定供应商后，纪念品管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括纪念品的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同应报公司法律合规部门审核，确保合同内容合法合规。审核通过后，由双方签字盖章生效。（四）采购实施1.供应商应按照采购合同约定的时间、地点和质量标准供应纪念品。纪念品管理部门应安排专人负责接收，并对纪念品的数量、规格、质量等进行验收。2.验收合格的纪念品应及时办理入库手续，填写入库单，注明纪念品的名称、规格、数量、供应商等信息。验收不合格的纪念品，应及时与供应商沟通协商，要求其限期更换或处理。四、纪念品库存管理（一）库存管理制度1.纪念品管理部门应建立健全纪念品库存管理制度，明确库存管理人员的职责，确保库存纪念品的安全、完整。2.库存管理人员应定期对库存纪念品进行盘点，每月至少盘点一次，年终进行全面盘点。盘点结果应如实记录，如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应处理。（二）库存保管1.库存纪念品应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。对于易损、易腐等特殊纪念品，应采取相应的保管措施，确保其质量不受影响。2.库存保管环境应保持干燥、通风、整洁，温度、湿度应符合纪念品保存要求。同时，应做好防火、防盗、防虫、防潮等工作，确保库存安全。（三）库存发放1.调查项目组根据调查活动的实际需要，填写纪念品领用申请表，注明领用纪念品的种类、数量、用途等信息，经项目负责人签字确认后，提交纪念品管理部门。2.纪念品管理部门审核领用申请表，如符合规定，按照审批后的数量发放纪念品，并在库存管理系统中记录发放情况。发放时，应要求领用人签字确认。五、纪念品使用管理（一）使用原则1.纪念品应主要用于激励调查对象积极参与调查活动，提高调查的质量和效果，不得挪作他用。2.在使用纪念品时，应注重其宣传和推广公司形象的作用，确保纪念品上有公司的标识、名称等信息。（二）发放方式1.调查项目组应根据调查活动的组织形式和实际情况，选择合适的纪念品发放方式。常见的发放方式包括现场发放、邮寄发放等。2.现场发放时，应在调查活动现场设立纪念品发放点，安排专人负责发放工作。发放过程应有序进行，确保每一位调查对象都能顺利领取纪念品，并做好登记工作。3.邮寄发放时，应准确收集调查对象的邮寄地址等信息，确保纪念品能够准确无误地送达。同时，应选择可靠的快递公司，并对邮寄过程进行跟踪，确保纪念品安全送达。（三）使用效果跟踪1.调查项目组应在调查活动结束后，对纪念品的使用效果进行跟踪反馈。可以通过问卷调查、访谈等方式，了解调查对象对纪念品的满意度、纪念品对调查参与度的影响等情况。2.根据跟踪反馈结果，总结经验教训，为今后的纪念品管理工作提供参考和改进建议。如发现纪念品使用过程中存在问题，应及时采取措施进行调整和改进。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对纪念品管理活动进行审计监督，检查采购、库存、使用等环节是否符合本办法及相关规定。2.纪念品管理部门应定期对本部门的工作进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报告公司领导。（二）投诉处理1.设立纪念品管理投诉渠道，如投诉邮箱、投诉电话等，接受公司内部员工及调查对象对纪念品管理问题的投诉。2.对收到的投诉，应及时进行调查核实，如情况属实，按照相关规定进行处理，并将处理结果反馈给投诉人。七、附则（一）解