财务包车业务管理办法

财务包车业务管理办法一、总则（一）目的为规范公司财务包车业务管理，确保包车服务安全、高效、有序进行，满足公司财务工作出行需求，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司财务部门因工作需要使用包车服务的相关活动。（三）基本原则1.安全第一原则：保障乘车人员的生命安全和财产安全，确保包车服务符合交通安全法规要求。2.合规运营原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司相关规定，规范包车业务操作流程。3.成本效益原则：在满足工作需求的前提下，合理控制包车费用，提高资源使用效率。4.服务优质原则：选择具备良好服务质量的包车供应商，为财务人员提供舒适、便捷的出行服务。二、包车业务流程（一）用车申请1.财务人员因工作需要使用包车服务时，应提前填写《财务包车业务用车申请表》，详细注明用车时间、地点、人数、事由等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司行政部门。（二）车辆调度1.行政部门接到用车申请后，根据公司车辆使用情况和财务人员出行需求，及时安排合适的包车车辆。2.如公司内部车辆无法满足需求，行政部门应通过招标、询价等方式选择外部专业包车供应商，并与其签订包车服务合同。（三）车辆预订1.确定包车供应商后，行政部门应与供应商沟通用车信息，预订车辆，并确保车辆按时到达指定地点。2.在预订车辆时，应明确车辆类型、座位数、司机信息等，并要求供应商提供车辆行驶证、司机驾驶证等相关证件复印件。（四）乘车安排1.行政部门负责通知财务人员乘车时间、地点及注意事项。2.财务人员应按照通知要求准时乘车，遵守乘车秩序，爱护车内设施。（五）费用结算1.包车费用由行政部门统一与包车供应商进行结算。2.结算时，行政部门应根据实际用车情况，核对包车费用明细，确保费用准确无误。3.包车费用发票由供应商提供，行政部门审核后交财务部门进行账务处理。三、包车供应商管理（一）供应商选择1.行政部门应建立包车供应商评估机制，对潜在供应商进行资质审查、信誉评估、服务质量考核等。2.选择的包车供应商应具备合法经营资质，拥有良好的商业信誉和专业的服务团队，车辆状况良好，符合交通安全法规要求。3.优先选择与公司长期合作、服务质量稳定、价格合理的供应商。（二）合同签订1.与选定的包车供应商签订包车服务合同，明确双方的权利和义务。2.合同内容应包括包车服务范围、费用标准、付款方式、安全责任、违约责任等条款。3.在合同执行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。（三）供应商考核1.行政部门定期对包车供应商的服务质量进行考核评估，考核内容包括车辆按时到达率、司机服务态度、车辆卫生状况、安全行驶记录等。2.根据考核结果，对表现优秀的供应商给予适当奖励，对服务质量不达标的供应商进行警告、整改或终止合作。四、车辆管理（一）车辆定期维护1.包车供应商应建立车辆定期维护制度，确保车辆性能良好，安全设施齐全有效。2.定期对车辆进行保养、维修、检查，及时更换磨损的零部件，确保车辆处于最佳运行状态。3.车辆维护记录应详细、完整，保存期限不少于规定年限。（二）车辆安全检查1.每次出车前，司机应对车辆进行全面安全检查，包括刹车系统、转向系统、灯光系统、轮胎等，确保车辆安全性能符合要求。2.如发现车辆存在安全隐患，应立即停止使用，并及时进行维修，严禁车辆带故障行驶。（三）车辆保险1.包车供应商应为车辆购买足额的交强险、第三者责任险、承运人责任险等保险，确保在发生意外事故时能够得到充分的保险赔偿。2.保险期限应覆盖车辆运营期间，保险单复印件应提交至公司行政部门备案。（四）车辆标识与清洁1.包车车辆应按照公司要求张贴统一的标识，展示公司形象。2.保持车内清洁卫生，定期进行消毒，为财务人员提供舒适的乘车环境。五、司机管理（一）司机资质要求1.包车司机应具备合法有效的驾驶证，准驾车型与所驾驶车辆相符，且驾龄不少于规定年限。2.司机应无重大交通违法记录，具备良好的驾驶技能和职业道德。（二）司机培训与教育1.包车供应商应定期组织司机参加安全培训、职业道德培训等，提高司机的业务水平和服务意识。2.培训内容包括交通安全法规、服务规范、应急处理等方面，培训记录应保存完整。（三）司机行为规范1.司机应严格遵守交通法规，文明驾驶，安全行车，不得超速、超载、疲劳驾驶。2.司机应热情服务，主动帮助乘客上下车，协助搬运财务物品，不得收取乘客任何费用或索要小费。3.司机应保持通讯畅通，及时响应公司和乘客的需求。（四）司机考核与奖惩1.行政部门定期对司机的服务质量进行考核评估，考核内容包括服务态度、行车安全、准点率等。2.根据考核结果，对表现优秀的司机给予适当奖励，对违反规定的司机进行警告、罚款或辞退处理。六、乘车安全管理（一）安全制度与教育1.公司应制定乘车安全制度，明确乘车人员的安全责任和义务。2.定期组织财务人员参加交通安全教育活动，提高安全意识和自我保护能力。（二）安全措施1.乘车人员应系好安全带，遵守乘车秩序，不得在车内吸烟、饮食、打闹。2.司机应严格遵守交通规则，确保行车安全。如遇突发情况，应冷静应对，采取有效的应急措施。（三）应急处置1.制定包车业务应急预案，明确在发生交通事故、自然灾害等紧急情况下的应急处置流程。2.定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。如发生紧急情况，司机应及时报警，并第一时间通知公司行政部门和相关人员。七、费用管理（一）费用标准1.包车费用根据车型、里程、时间等因素确定，具体费用标准在包车服务合同中明确。2.费用标准应合理、公正，符合市场行情，并定期进行评估和调整。（二）费用报销1.财务人员乘坐包车产生的费用，按照公司费用报销制度进行报销。2.报销时应提供有效的发票、用车申请表等相关凭证，经审批后予以报销。（三）费用控制1.行政部门应加强包车费用管理，严格控制包车次数和费用支出，避免不必要的浪费。2.定期对包车费用进行统计分析，评估费用使用效益，发现问题及时采取措施进行改进。八、监督与检查（一）内部监督1.公司行政部门负责对财务包车业务进行日常监督检查，确保业务流程规范、服务质量达标、费用支出合理。2.定期对包车供应商、司机、车辆等进行检查评估，发现问题及时督促