规范公证业务管理办法

规范公证业务管理办法总则制定目的本办法旨在加强公证业务管理，规范公证执业行为，提高公证质量，维护公证行业的公信力，保障公证当事人的合法权益，促进公证事业健康有序发展。适用范围本办法适用于本公司/组织内所有公证业务的办理及相关管理活动。基本原则1.合法原则：公证业务的开展必须严格遵守国家法律法规，确保公证行为的合法性和有效性。2.公正原则：公证机构和公证员应当秉持公正立场，客观、公正地办理公证事项，不受任何非法干预。3.真实原则：公证机构应严格审查公证事项的真实性，确保所证明的法律事实和文书真实可靠。4.保密原则：公证机构和公证员对在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私，应当予以保密。公证业务受理受理条件1.申请人与申请公证的事项有利害关系。2.申请人之间对申请公证的事项无争议。3.申请公证的事项符合《公证法》规定的范围。4.申请公证的事项符合该公证机构在其执业区域内可以受理公证业务的范围。5.申请公证的事项属于本公证机构管辖。受理程序1.申请人提出公证申请，应当提交下列材料：身份证明，法人资格证明及其法定代表人的身份证明。代理人代为申请的，委托代理人须提交授权委托书，其他代理人须提交有代理权资格的证明。需公证的文书。与公证事项有关的财产所有权证明。与公证事项有关的其他材料。2.公证机构收到申请后，应当对申请材料进行审查。对符合受理条件的申请，应当受理，并向申请人出具受理通知单；对不符合受理条件的申请，应当不予受理，并向申请人说明理由。3.对于重大、复杂的公证事项，公证机构可以要求申请人补充证明材料。申请人应当按照公证机构的要求及时补充。公证事项审查审查内容1.当事人的身份、申请办理该项公证的资格以及相应的权利。2.提供的文书内容是否完备，含义是否清晰，签名、印鉴是否齐全。3.提供的证明材料是否真实、合法、充分。4.申请公证的事项是否真实、合法。审查方式1.询问当事人：公证员应当就公证事项的有关问题向当事人进行询问，了解有关情况，核实证明材料。询问应当制作笔录，并由当事人签名或者盖章。2.调查核实：根据需要，公证机构可以对申请公证的事项进行调查核实。调查核实可以通过以下方式进行：向有关单位或者个人了解相关情况。查阅、摘抄、复制与公证事项有关的文件、资料、档案等。现场勘验、检验、鉴定。委托专业机构或者专业人员进行鉴定、检验、翻译。审查期限公证机构应当自受理公证申请之日起十五个工作日内向当事人出具公证书。但是，因不可抗力、补充证明材料或者需要核实有关情况的，所需时间不计算在期限内。公证文书制作制作要求1.公证书应当按照司法部规定的格式制作，由公证员签名或者加盖签名章并加盖公证机构印章。2.公证书应当使用中文制作。在少数民族聚居或者多民族共同居住的地区，除涉外公证事项外，根据当事人的要求，可以制作当地通用的民族文字文本。3.公证书应当内容真实、准确、完整，表述清晰、逻辑严谨，不得违反法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。审批签发1.公证书制作完成后，应当由承办公证员报经公证机构负责人或者其指定的负责人审批。2.审批人应当对公证书的内容、格式进行全面审查，对符合要求的公证书予以签发；对不符合要求的公证书，应当责令承办公证员予以补正或者改正。公证业务档案管理档案收集1.公证业务办理过程中形成的各类材料，包括申请材料、受理通知单、询问笔录、调查核实材料、公证书底稿等，应当及时收集整理，归档保存。2.档案管理人员应当定期对业务部门移交的档案材料进行核对，确保档案材料齐全、完整。档案整理1.档案管理人员应当按照档案管理的有关规定，对收集到的档案材料进行分类、编号、装订等整理工作。2.公证业务档案应当按照一案一卷、一卷一号的原则进行整理，不同年度的档案应当分开保管。档案保管1.公证机构应当设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。2.档案保管场所应当具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。档案查阅与利用1.公证机构内部人员因工作需要查阅公证业务档案的，应当填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.外单位因工作需要查阅公证业务档案的，应当持单位介绍信，经公证机构负责人批准后，方可查阅。查阅档案应当在档案管理部门指定的地点进行，档案管理人员应当在场监督。3.查阅公证业务档案应当遵守档案管理的有关规定，不得涂改、损毁、抽取、伪造档案材料。公证人员管理任职资格1.担任公证员，应当具备下列条件：具有中华人民共和国国籍。年龄二十五周岁以上六十五周岁以下。公道正派，遵纪守法，品行良好。通过国家司法考试。在公证机构实习二年以上或者具有三年以上其他法律职业经历并在公证机构实习一年以上，经考核合格。2.有下列情形之一的，不得担任公证员：无民事行为能力或者限制民事行为能力的。因故意犯罪或者职务过失犯罪受过刑事处罚的。被开除公职的。被吊销执业证书的。职业道德1.公证员应当遵守法律，恪守职业道德，依法履行公证职责，保守执业秘密。2.公证员应当自觉践行社会主义核心价值观，弘扬职业道德，秉持客观、公正的理念，维护当事人合法权益，维护社会公平正义。3.公证员应当廉洁自律，不得索取、收受当事人及其代理人的财物或者其他利益。培训与考核1.公证机构应当定期组织公证人员参加业务培训，提高公证人员的业务素质和执业水平。2.公证机构应当建立公证人员考核制度，对公证人员的职业道德、业务能力、工作业绩等进行考核。考核结果作为公证人员晋升、奖惩的依据。监督检查内部监督1.公证机构应当建立健全内部监督制度，加强对公证业务办理过程的监督检查，确保公证质量。2.公证机构负责人应当定期对公证业务进行检查，发现问题及时督促整改。外部监督1.司法行政部门应当依法对公证机构和公证员的执业活动进行监督检查，发现违法违规行为及时予以纠正。2.公证协会应当发挥行业自律作用，加强对公证机构和公证员的职业道德教育和业务指导，对违反行业规范的行为进行惩戒。法律责任对公证机构的处罚公证机构有下列行为之一的，由司法行政部门责令改正，给予警告；情节严重的，处一万元以上五万元以下罚款，并可以给予停止执业三个月以上一年以下的处罚；有违法所得的，没收违法所得：1.违反本办法规定的受理条件、审查程序、文书制作要求等办理公证业务的。2.违反保密规定，泄露在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私的。3.为不真实、不合法的事项出具公证书的。4.侵占、挪用公证费或者侵占、盗窃公证专用物品的。5.毁损、篡改公证文书或者公证档案的。6.泄露在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私的。7.依照法律、行政法规的规定，应当给予处罚的其他行为。对公证员的处罚公证员有下列行为之一的，由司法行政部门给予警告，并处二千元以下罚款；情节严重的，给予停止执业三个月以上一年以下的处罚；有违法所得的，没收违法所得：1.同时在两个以上公证机构执业的。2.从事有报酬的其他职业的。3.为本人及近亲属办理公证或者办理与本人及近亲属有利害关系的公证的。4.私自出具公证书的。5.为不真实、不合法的事项出具公证