非财务票据管理办法

非财务票据管理办法一、总则（一）目的为加强公司非财务票据的管理，规范票据的领购、使用、保管及核销等行为，保证票据使用的合法性、真实性和安全性，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门涉及的非财务票据管理，包括但不限于业务往来收据、内部结算凭证、各类专用票据等。（三）管理原则1.合法性原则：非财务票据的使用必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定。2.真实性原则：票据所记载的内容必须真实、准确、完整，不得虚假开具。3.安全性原则：加强票据的保管，确保票据不丢失、不被盗用、不损坏，防止票据信息泄露。4.规范性原则：严格按照规定的格式、内容和程序使用票据，保证票据的规范性和一致性。二、票据的种类及适用范围（一）业务往来收据用于公司与外部单位或个人之间发生业务往来，收取款项时开具。如销售货物未开具发票先收取定金、提供劳务收取预付款等情况。（二）内部结算凭证1.部门之间费用分摊结算凭证：用于公司内部不同部门之间因共同承担费用而进行的结算。例如，几个部门共同使用一项设备，根据使用时长分摊设备折旧费用时开具。2.员工借款及还款结算凭证：记录员工向公司借款及还款的情况。员工因公务需要借款时，填写借款申请，经审批后开具借款结算凭证；还款时，根据还款金额开具还款结算凭证。（三）其他专用票据1.差旅费报销单：员工出差归来后，用于报销差旅费的专用票据。包括交通费用、住宿费用、餐饮补贴等各项支出的明细记录。2.办公用品领用单：用于记录公司内部各部门领用办公用品的情况。详细记载领用日期、办公用品名称、规格、数量等信息。三、票据的领购（一）领购申请1.各部门根据业务需要，提前填写《非财务票据领购申请表》，详细注明所需票据的种类、数量及预计使用期限。2.申请表需经部门负责人审核签字，确保申请的合理性和必要性。（二）审批流程1.将填写完整的申请表提交至财务部门。财务部门根据公司票据库存情况及各部门实际需求进行审核。2.审核通过后，报公司分管领导审批。分管领导根据公司整体业务安排及财务管理要求，对领购申请进行最终审批。（三）领购执行1.经审批同意后，由财务部门指定专人负责到相关政府部门或票据管理机构办理票据领购手续。2.领购人员在领购票据时，应仔细核对票据的种类、数量、号码等信息，确保与申请内容一致。同时，要求票据管理机构出具票据领购证明，作为入账依据。四、票据的使用（一）开具要求1.必须使用规定的票据格式，按照顺序号依次开具，不得跳号、空号。2.填写内容要完整、准确、清晰，包括开票日期、付款单位（或个人）名称、业务内容、金额、开票人等信息。3.金额大小写必须一致，小写金额前应加注“￥”符号，大写金额应顶格填写，不得留有空白。4.票据如有错误，不得涂改、挖补。应在错误处加盖“作废”戳记，重新开具正确的票据，并在原票据上注明“此票作废”字样。（二）使用范围严格按照规定的适用范围使用各类非财务票据，不得超范围使用。业务往来收据只能用于与业务相关的款项收取，不得用于其他非业务性收费；内部结算凭证应按照规定的结算项目准确开具，不得随意扩大或缩小结算范围。（三）专人负责各部门应指定专人负责本部门票据的开具工作，开具人员应具备一定的财务知识和责任心，熟悉票据使用规定。开具人员在开具票据后，应及时登记票据使用台账，详细记录票据号码、开具日期、业务内容、金额、接收单位等信息。五、票据的保管（一）保管责任1.各部门负责本部门领用票据的保管工作，应指定专人负责保管，并确保保管人员相对稳定。2.保管人员应具备良好的安全意识和责任心，妥善保管票据，防止票据丢失、被盗用或损坏。（二）保管方式1.设立专门的票据保管柜，将票据分类存放，确保存放有序，便于查找和核对。2.对于重要的票据，如涉及金额较大或具有特殊用途的票据，应采取加密存储、双人保管等措施，提高保管的安全性。（三）定期盘点1.财务部门定期组织对各部门的票据进行盘点，盘点周期为[具体周期，如每月一次或每季度一次]。2.盘点时，保管人员应提供票据使用台账，与实际库存票据进行核对。核对内容包括票据号码、数量、起止日期等。3.如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写《票据盘盈盘亏报告表》，报财务部门和公司领导审批。根据审批结果进行相应的处理，如调整账目、追究责任等。六、票据的核销（一）核销申请1.各部门在票据使用完毕后，应及时办理核销手续。由票据保管人员填写《非财务票据核销申请表》，详细注明已使用票据的号码、开具日期、业务内容、金额、收款单位等信息。2.申请表需附上已开具票据的存根联、相关业务证明材料（如合同、协议、收款凭证等），确保票据使用的真实性和合法性。（二）审核流程1.将填写完整的核销申请表及相关材料提交至财务部门。财务部门对申请材料进行审核，重点审核票据内容的完整性、准确性、真实性，以及业务的合规性。2.审核通过后，报财务负责人审批。财务负责人根据公司财务管理制度和票据管理规定，对核销申请进行最终审批。（三）核销执行1.经审批同意后，财务部门对已使用的票据进行核销处理。核销时，在票据使用台账上注明核销日期，并将已核销票据的存根联妥善保管，以备查阅。2.对于因特殊原因未能及时核销的票据，财务部门应督促相关部门尽快办理核销手续，并跟踪核销进度。七、监督与检查（一）内部监督1.财务部门定期对各部门的票据管理情况进行检查，检查内容包括票据的领购、使用、保管、核销等环节。2.检查方式可采用实地查看、查阅台账、核对票据存根联等方法，确保票据管理工作符合规定要求。（二）违规处理1.对于发现的票据管理违规行为，如未按规定领购、使用、保管票据，虚假开具票据等，财务部门应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。2.对违规情节较轻的，给予警告处分，并责令其立即纠正违规行为；对违规情节严重的，除给予经济处罚外，还应追究相关责任人的行政责任；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。八、附则（一）解释权本办法由公司财务部门负责解