上海电子印章管理办法

上海电子印章管理办法一、总则（一）目的与依据为了规范上海地区电子印章的管理与使用，保障电子印章的安全可靠，维护电子交易活动的正常秩序，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国电子签名法》以及相关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于在上海市行政区域内使用电子印章进行各类电子文件签署、电子交易活动以及相关管理行为的单位和个人。（三）定义与原则1.电子印章定义：电子印章是指基于电子签名技术，以电子数据形式表现的，用于识别签名人身份并表明签名人认可电子文件内容的电子符号。2.管理原则：遵循合法合规、安全可靠、便捷高效、可追溯的原则，确保电子印章的使用符合法律法规要求，保障电子交易的真实性、完整性和保密性。二、电子印章的申请与制作（一）申请主体资格1.依法设立的法人、非法人组织以及具有完全民事行为能力的自然人，均可根据自身业务需求申请电子印章。2.申请主体应当具备合法有效的身份证明文件，并提供真实、准确、完整的申请材料。（二）申请材料1.法人或非法人组织申请电子印章，需提交营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书（如有委托申请）等材料。2.自然人申请电子印章，需提交本人有效身份证件。3.申请材料应当按照规定的格式和内容填写，并加盖申请主体公章或由申请人签字确认。（三）制作机构选择1.电子印章的制作应当委托具有合法资质的电子认证服务机构进行。2.申请主体应当选择符合国家相关标准和本市管理要求的电子认证服务机构，并签订书面服务协议，明确双方的权利和义务。（四）制作流程1.申请主体将申请材料提交给选定的电子认证服务机构。2.电子认证服务机构对申请材料进行审核，审核通过后，根据申请主体的要求制作电子印章。3.电子印章制作完成后，电子认证服务机构应当按照规定的格式和标准，将电子印章数据存储在安全可靠的服务器中，并向申请主体发放电子印章的密钥。（五）密钥管理1.申请主体应当妥善保管电子印章的密钥，不得泄露给他人。2.密钥应当采用加密技术进行存储和传输，确保密钥的安全性。3.如密钥丢失、被盗或泄露，申请主体应当及时通知电子认证服务机构，并采取相应的措施进行处理，如挂失、重新申请密钥等。三、电子印章的使用与管理（一）使用范围1.电子印章可用于各类电子文件的签署，包括但不限于合同、协议、报表、报告等。2.电子印章的使用应当符合法律法规和相关行业标准的规定，不得用于违法违规活动。（二）使用方式1.申请主体在使用电子印章时，应当通过合法的电子签名软件或平台进行操作。2.在电子文件上加盖电子印章时，应当确保电子印章的使用符合电子签名的相关规定，即电子签名应当符合下列条件：电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；签署后对电子签名的任何改动能够被发现；签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。3.电子印章的使用应当与纸质印章具有同等的法律效力，在电子文件上加盖电子印章后，该电子文件即视为已签署。（三）使用流程1.电子文件起草完成后，由相关负责人进行审核。2.审核通过后，使用电子签名软件或平台调用电子印章，并按照规定的操作流程进行加盖。3.加盖电子印章后的电子文件应当进行保存，并按照规定的格式和标准进行存储，以便于查询和验证。（四）日常管理1.申请主体应当建立健全电子印章管理制度，明确电子印章的使用范围、使用流程、审批权限等内容，并指定专人负责电子印章的管理。2.电子印章管理人员应当定期对电子印章的使用情况进行检查和统计，确保电子印章的使用符合规定要求。3.申请主体应当对电子印章的使用记录进行保存，保存期限不得少于法律法规规定的期限，以便于查询和追溯。（五）安全保障1.电子认证服务机构应当建立健全电子印章安全保障体系，采取技术措施和管理措施，确保电子印章的安全可靠。2.电子认证服务机构应当定期对电子印章系统进行安全评估和检测，及时发现和处理安全隐患。3.申请主体应当配合电子认证服务机构做好电子印章的安全保障工作，如定期更换密钥、加强网络安全防护等。四、电子印章的变更与注销（一）变更情形1.电子印章的基本信息发生变更，如印章名称、印章样式、使用范围等，申请主体应当及时向电子认证服务机构申请变更。2.电子印章的密钥发生变更，申请主体应当及时通知电子认证服务机构，并按照规定的流程进行重新申请和发放。（二）变更申请与流程1.申请主体提交电子印章变更申请，说明变更的事项和原因，并提供相关证明材料。2.电子认证服务机构对变更申请进行审核，审核通过后，按照规定的流程进行变更操作。3.变更完成后，电子认证服务机构应当及时向申请主体发放新的电子印章密钥，并告知申请主体相关注意事项。（三）注销情形1.申请主体不再使用电子印章，或者电子印章的使用期限届满，申请主体应当及时向电子认证服务机构申请注销。2.电子印章出现被盗用、冒用等异常情况，申请主体应当及时向电子认证服务机构申请注销，并采取相应的措施进行处理。（四）注销申请与流程1.申请主体提交电子印章注销申请，说明注销的原因，并提供相关证明材料。2.电子认证服务机构对注销申请进行审核，审核通过后，按照规定的流程进行注销操作。3.注销完成后，电子认证服务机构应当及时删除电子印章数据，并告知申请主体相关注销结果。五、监督检查与法律责任（一）监督检查部门上海市相关行政管理部门负责对本市电子印章的管理与使用情况进行监督检查。（二）检查内容1.电子印章的申请、制作、使用、管理等环节是否符合本办法的规定。2.电子认证服务机构是否按照规定提供电子印章制作和服务。3.申请主体是否妥善保管电子印章密钥，是否存在违规使用电子印章的行为。（三）违规处理1.对于违反本办法规定的单位和个人，相关行政管理部门将依法予以责令改正、警告、罚款等处罚。2.对于情节严重的，将依法追究法律责任。3.如因违规使用电子印章给他人造成损失的，违规方应当依法承担赔偿责任。（四）法律责任1.违反《中华人民共和国电子签名法》等法律法规规定使用电子印章的，将依法承担相应的法律责任。2.电子认证服务机构违反本办法规定，未履行安全保障义务，导致电子印章出现安全问题的，应当依法承