规范工会印章管理办法

规范工会印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司工会印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司工会的正常工作秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司工会印章的刻制、保管、使用、更换及废止等管理活动。（三）印章定义本办法所指工会印章包括工会委员会公章、工会经费审查委员会章、工会女职工委员会章等各类工会专用印章。二、印章的刻制（一）刻制申请因工作需要刻制工会印章时，由工会办公室填写《工会印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等，并附相关证明文件，报工会主席审批。（二）审批流程工会主席对《工会印章刻制申请表》进行审核，签署意见后报上级工会备案。经上级工会同意后，方可到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。（三）领取与备案印章刻制完成后，由工会办公室指定专人领取，并及时在工会印章使用登记册上进行登记。同时，将印章的样式、启用时间等信息报上级工会和公司相关部门备案。三、印章的保管（一）保管原则工会印章应指定专人负责保管，实行“专人专柜保管”制度，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。（二）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，未经批准不得擅自将印章带出办公室。2.严格按照规定的程序使用印章，对每一次印章使用进行详细登记，留存相关使用凭证。3.定期检查印章的使用情况，发现问题及时报告工会主席，并采取相应措施。4.如遇印章遗失、被盗等情况，应立即向工会主席报告，并及时采取挂失、登报声明等补救措施。（三）保管地点工会印章应存放在专门的保险柜或安全的橱柜内，并放置在工会办公室的固定位置。四、印章的使用（一）使用范围工会印章的使用必须严格按照法律法规和工会章程的规定，仅限于工会组织开展正常工作、履行职责、对外联系等方面。具体使用范围包括：1.以工会名义发布的各类文件、通知、报告、函件等。2.工会会员代表大会、工会委员会会议等重要会议的决议、纪要等文件。3.工会组织开展的各类活动的相关文件、证书、奖状等。4.工会与外部单位签订的合作协议、合同等。5.其他需要使用工会印章的事项。（二）使用流程1.用印申请：使用工会印章时，由用印部门或个人填写《工会印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、份数等，并经部门负责人签字确认。2.审核审批：《工会印章使用申请表》提交至工会办公室，由工会办公室主任对用印申请进行审核。审核通过后，报工会主席审批。工会主席根据实际情况签署审批意见。3.印章使用：经批准后，用印人员持《工会印章使用申请表》到印章保管人员处用印。印章保管人员应对用印文件进行认真核对，确保用印内容与申请内容一致。用印时，应在《工会印章使用登记册》上详细记录用印时间、用印文件名称、用印份数、用印人等信息，并要求用印人在登记表上签字确认。4.用印登记：印章保管人员在用印后，应及时将《工会印章使用申请表》和相关用印文件整理归档，妥善保存。（三）特殊情况处理1.紧急情况下需使用工会印章的，可先电话请示工会主席同意后先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.涉及重要事项或金额较大的合同、协议等文件用印时，应经工会经费审查委员会审核后，再按规定程序用印。五、印章的更换与废止（一）印章更换1.因印章磨损、损坏或其他原因需要更换印章时，由工会办公室填写《工会印章更换申请表》，详细说明更换原因、新印章的名称、规格等，并附原印章样式。2.经工会主席审批后，报上级工会备案。按照印章刻制的相关程序，重新刻制新印章，并在规定时间内启用新印章，同时废止原印章。3.新印章启用后，应及时通知公司各部门及相关外部单位，并做好印章使用的衔接工作。（二）印章废止1.工会印章因机构撤销、名称变更、工作任务调整等原因不再使用时，由工会办公室填写《工会印章废止申请表》，详细说明废止原因，并附原印章样式。2.经工会主席审批后，报上级工会备案。印章保管人员应将废止的印章及时交回工会办公室，由工会办公室统一封存保管。3.对废止的印章，应按照相关规定进行妥善处理，如销毁等，防止印章流失造成不良影响。六、监督与检查（一）定期检查工会办公室应定期对工会印章的保管和使用情况进行检查，确保印章管理规范、使用安全。检查内容包括印章存放是否安全、使用登记是否完整、审批程序是否合规等。（二）不定期抽查工会主席或上级工会有权对工会印章的管理情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。对违反印章管理规定的行为，将视情节轻重给予相应的处罚。（三）责任追究1.因印章保管人员或用印人员的过错，导致印章被盗用、丢失或违规使用，给公司工会造成损失的，将依法追究相关人员的责任。2.对