财务公章使用管理办法

财务公章使用管理办法一、总则（一）目的为加强公司财务公章的使用管理，规范财务公章的使用行为，防范财务风险，保障公司资金安全和合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构、子公司财务公章的使用管理。（三）定义本办法所称财务公章，是指公司在办理财务会计事务、对外经济往来等业务中使用的具有法律效力的印章，包括财务专用章、发票专用章等。（四）基本原则1.依法合规原则财务公章的使用必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定，确保使用行为合法、合规、有效。2.谨慎使用原则财务公章的使用应谨慎对待，严格履行审批程序，确保每一次使用都经过充分的审核和授权，避免因不当使用给公司带来风险。3.专人保管原则财务公章应由专人负责保管，明确保管人员的职责和权限，防止公章被盗用、冒用或丢失。4.登记备案原则财务公章的使用必须进行详细的登记备案，记录使用时间、用途、使用人等信息，以便于查询和追溯。二、财务公章的刻制与启用（一）刻制1.财务公章的刻制必须由公司指定的具有资质的印章制作单位负责，确保印章的规格、样式、材质等符合国家法律法规和公司规定的要求。2.刻制财务公章时，需提供公司法定代表人签署的刻章申请文件，并注明印章的名称、规格、用途等信息。3.印章制作单位应按照公司要求制作财务公章，并在印章制作完成后，将印章及印模交付公司指定的保管人员。（二）启用1.财务公章启用前，保管人员应填写《财务公章启用登记表》，详细记录印章的名称、规格、启用日期、启用原因等信息，并由公司法定代表人或授权代表人签字确认。2.《财务公章启用登记表》应一式两份，一份由保管人员留存，一份交公司档案管理部门存档。3.财务公章启用后，原印章同时废止，保管人员应将废止的印章交公司档案管理部门妥善保管。三、财务公章的保管（一）保管人员1.财务公章应由公司财务部门指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务工作流程，了解印章使用的相关规定。2.保管人员应保持相对稳定，如因工作需要更换保管人员，应办理严格的交接手续，确保印章保管的连续性和安全性。（二）保管方式1.财务公章应存放于公司财务部门的保险柜或专门的印章保管箱内，确保印章存放安全、可靠。2.保险柜或印章保管箱应设置密码锁，并定期更换密码，密码应由保管人员妥善保管，不得告知他人。3.财务公章不得随意带出公司，如因工作需要必须带出公司的，应经公司财务负责人批准，并办理相关的借用手续，由保管人员亲自携带，确保印章安全。（三）保管职责1.保管人员应严格遵守财务公章使用管理办法，妥善保管财务公章，不得擅自将印章交予他人使用。2.保管人员应定期检查财务公章的保管情况，确保印章完好无损，如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告公司财务负责人，并采取相应的措施进行处理。3.保管人员应按照公司规定的时间和要求，将财务公章的使用情况进行登记备案，并定期向公司财务负责人汇报。四、财务公章的使用（一）使用范围1.财务专用章主要用于办理公司的财务结算、资金收付、票据开具、财务报表盖章等业务。2.发票专用章主要用于开具公司的各类发票。3.其他财务公章的使用范围由公司根据实际情况另行规定。（二）使用流程1.申请使用财务公章时，使用人应填写《财务公章使用申请表》，详细注明使用日期、用途、金额、收款单位等信息，并签字确认。2.审批《财务公章使用申请表》应按照公司规定的审批流程进行审批，审批人应认真审核申请事项的真实性、合法性和必要性，确保审批意见准确、合理。一般事项的审批：由公司财务部门负责人审批。重大事项的审批：由公司财务负责人或公司法定代表人审批。3.用印经审批同意后，保管人员应在《财务公章使用申请表》上加盖财务公章，并在印章使用登记簿上进行详细登记，记录使用时间、用途、使用人等信息。4.归档用印完毕后，保管人员应将《财务公章使用申请表》及相关文件资料整理归档，妥善保管，以备查阅。（三）使用要求1.财务公章的使用必须严格按照审批后的用途和范围进行，不得擅自扩大使用范围或更改使用用途。2.财务公章应加盖在规定的文件、票据、报表等位置，确保印章清晰、端正、完整，不得模糊不清或加盖在其他无关位置。3.使用财务公章时，应使用红色印油，不得使用其他颜色的印油。4.严禁在空白纸张、空白支票、空白发票等上加盖财务公章。五、财务公章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、名称变更、印章损坏等原因，需要停用财务公章的，由公司财务部门提出申请，经公司财务负责人或公司法定代表人批准后，办理停用手续。2.财务公章停用后，保管人员应填写《财务公章停用登记表》，详细记录印章的名称、规格、停用日期、停用原因等信息，并将停用的印章交公司档案管理部门妥善保管。（二）销毁1.对于已停用的财务公章，公司应按照国家法律法规和公司规定的程序进行销毁，确保印章销毁过程安全、彻底，防止印章被非法使用。2.销毁财务公章时，应由公司财务部门、审计部门等相关人员共同在场监督，并填写《财务公章销毁登记表》，详细记录印章的名称、规格、销毁日期、销毁方式等信息。3.《财务公章销毁登记表》应一式两份，一份由监督人员留存，一份交公司档案管理部门存档。六、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对财务公章的使用管理情况进行自查，检查内容包括印章的保管情况、使用流程的执行情况、登记备案情况等，发现问题及时整改。2.公司审计部门应定期对财务公章的使用管理情况进行审计监督，检查财务公章的使用是否合规、合理，是否存在风险隐患，对发现的问题提出审计意见和建议。（二）外部监督1.公司应积极配合国家有关部门的监督检查，如实提供财务公章的使用管理情况，接受相关部门的指导和监督。2.公司应加强与银行、税务等相关部门的沟通协调，及时了解和掌握国家法律法规和政策的变化，确保财务公章的使用管理符合相关要求。七、责任追究（一）违规责任1.对于违反本办法规定使用财务公章的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因违规使用财务公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）保管责任1.因保管人员保管不善，导致财务公章被盗用、冒用或丢失的，保管人员应承担相应的责任，公司将视情节轻重，对保管人员给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因保管人员保管不善，给公司造成经济损失或其他不良影响的，保管人员应承担相应的赔