劳动合同管理及人事档案管理办法

劳动合同管理及人事档案管理办法为规范企业劳动合同与人事档案管理工作，维护劳资双方合法权益，保障人力资源管理工作有序开展，结合《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国档案法》及企业实际运营需求，制定本办法。本办法适用于企业全体员工及涉及劳动合同、人事档案管理的各职能部门。一、劳动合同管理（一）劳动合同签订1.签订时限：员工入职之日起一个月内，人力资源部应与员工协商一致签订书面劳动合同。逾期未签订的，需书面说明原因并报分管领导审批，同时依法承担相应法律责任。2.合同类型：根据岗位特性、员工意愿及法律规定，可签订以下类型合同：固定期限劳动合同：适用于项目制岗位、试用期员工或短期用工需求，期限由双方协商确定；无固定期限劳动合同：员工连续工作满十年、企业初次实行劳动合同制度时员工在本单位连续工作满十年且距法定退休年龄不足十年，或连续订立二次固定期限劳动合同后续签的，应签订无固定期限合同（员工提出订立固定期限合同的除外）；以完成一定工作任务为期限的劳动合同：适用于临时性、季节性或特定项目岗位，任务完成即合同终止。3.内容要求：劳动合同需包含《劳动合同法》规定的必备条款（如工作内容、工作地点、劳动报酬、社会保险等），同时可约定工作地点调整、绩效目标、保密义务、服务期等协商条款。协商条款需遵循平等自愿、合法合规原则，不得免除企业法定责任或排除员工主要权利。（二）劳动合同履行1.企业义务：按时足额支付劳动报酬，不得低于当地最低工资标准；提供符合国家规定的劳动安全卫生条件和必要的劳动保护用品；依法为员工缴纳社会保险费；保障员工休息休假权利，不得违法延长工作时间。2.员工义务：遵守企业依法制定的规章制度和劳动纪律，履行岗位职责，完成工作任务；保守企业商业秘密和与知识产权相关的保密事项；遵守劳动合同约定的竞业限制、服务期等义务（如有）。3.争议处理：履行过程中发生争议，双方应优先协商解决；协商不成的，可通过企业劳动争议调解委员会调解、向劳动监察部门投诉或申请劳动仲裁等方式处理。调解或仲裁期间，劳动合同可继续履行的，双方应正常履行相关义务。（三）劳动合同变更1.变更情形：劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化（如企业并购、岗位调整、政策变化等），或双方协商一致的，可变更劳动合同内容。2.变更程序：变更需以书面形式进行，由双方协商一致后签订《劳动合同变更协议书》，明确变更内容、生效时间等。变更协议与原劳动合同具有同等法律效力，人力资源部需及时更新劳动合同台账。（四）劳动合同解除与终止1.解除情形：协商解除：双方协商一致可解除劳动合同，企业提出解除的，需依法支付经济补偿；员工单方解除：员工提前30日以书面形式通知企业（试用期内提前3日），或企业存在《劳动合同法》第三十八条规定的违法情形时，员工可单方解除并要求经济补偿；企业单方解除：员工存在严重违反规章制度、严重失职等法定过错情形的，企业可单方解除且无需支付补偿；符合无过失性辞退或经济性裁员情形的，企业需提前通知或支付代通知金，并依法支付经济补偿。2.终止情形：劳动合同期满、员工开始依法享受基本养老保险待遇、员工死亡或被宣告死亡/失踪、企业被吊销营业执照等法律规定的情形出现时，劳动合同终止。3.程序要求：解除或终止劳动合同前，人力资源部需核实相关情形是否符合法律规定，提前30日以书面形式通知员工（无过失性辞退或经济性裁员）或征求工会意见（企业单方解除）。解除或终止时，需出具《解除/终止劳动合同证明书》，并在15日内为员工办理档案和社会保险关系转移手续。4.经济补偿：经济补偿按员工在本单位工作的年限计算，每满一年支付一个月工资，六个月以上不满一年的按一年计算，不满六个月的支付半个月工资。月工资标准为员工离职前十二个月的平均工资（剔除加班费）。（五）劳动合同台账管理1.台账内容：建立劳动合同管理台账，记录员工姓名、入职时间、合同类型、合同期限、签订/续签/解除/终止时间、经济补偿金额等信息。2.存档要求：劳动合同文本及相关协议（如变更、解除协议）需存档保管，保管期限为员工离职后至少五年。电子台账需定期备份，确保数据安全可查。二、人事档案管理（一）档案建立员工入职时，人力资源部需收集其入职登记表、学历证书、职称证书、身份证明、离职证明（如有）、劳动合同等材料，审核材料真实性、完整性后，移交档案管理部门归档，建立个人人事档案。（二）档案收集与整理1.材料要求：人事档案材料需真实、有效，纸质材料使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔。复印件需注明“与原件一致”并由提供人签字确认。2.分类编号：档案管理人员按“一人一档”原则，将材料分为履历类、学历职称类、奖惩类、劳动合同类等类别，编制档案目录并编号，确保检索便捷。3.新增材料处理：员工在职期间产生的新材料（如职称评审表、奖惩决定、培训证书等），由相关部门在10个工作日内移交档案管理部门，经审核后登记归档，更新档案目录。（三）档案保管与利用1.保管环境：档案库房需具备防火、防潮、防虫、防盗、防光条件，温度保持在14-24℃，湿度保持在45-60%。档案柜定期检查，确保档案无损坏、丢失。2.借阅流程：内部借阅：需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门审批后，在指定场所查阅，严禁涂改、抽取、伪造档案。借阅期限一般不超过5个工作日，逾期需办理续借手续。外部借阅：外部单位需持有效证明及介绍信，经企业分管领导审批后，按规定程序借阅，且需有企业人员陪同。3.保密要求：档案管理人员需严格保守档案内容秘密，未经批准不得向任何单位或个人提供档案信息。涉及员工隐私的材料，需单独保管并限制查阅范围。（四）档案转递员工离职或调动时，档案管理部门需在15日内办理档案转递手续：1.对离职员工，根据其去向（如新单位、户籍地人才中心等），将档案密封后通过机要交通或专人送取，严禁个人自带档案；2.转递档案时需填写《档案转递通知单》，注明档案材料清单，接收单位需在收到档案后1个月内出具回执。（五）档案信息化管理1.电子档案建设：逐步建立人事档案电子管理系统，对纸质档案进行数字化扫描，确保电子档案与纸质档案内容一致、可追溯。电子档案需设置访问权限，仅限授权人员查阅。2.安全措施：电子档案系统需安装杀毒软件、防火墙，定期备份数据，防止黑客攻击或数据丢失。三、监督与责任（一）部门职责1.人力资源部：负责劳动合同的签订、履行、变更、解除/终止全流程管理，牵头处理劳动争议；协调各部门收集员工档案材料，监督档案管理工作。2.用人部门：配合人力资源部开展劳动合同管理工作，如实提供员工工作表现、奖惩情况等信息；及时移交员工相关档案材料。3.档案管理部门：负责档案的收集、整理、保管、转递及信息化管理，确保档案安全完整；审核档案材料的真实性、合规性。（二）违规处理1.内部处罚：未按时签订劳动合同、档案材料造假、违规借阅档案等行为，视情节轻重对责任人给予批评教育、警告、记过、降职等处分，并处以相应经济处罚。2.法律责任：