项目合同管理与履行跟踪模板

项目合同管理与履行跟踪模板一、适用范围与典型应用场景本模板适用于各类企业、事业单位及项目团队在项目全生命周期中的合同管理工作，尤其适合涉及多方协作、长周期、复杂条款的项目场景。典型应用包括但不限于：企业内部跨部门合作项目的合同履约监控（如研发项目与生产部门的协作合同）；外部供应商/服务商合作项目的进度与质量跟踪（如设备采购、软件开发、工程外包等）；合作、公益类等规范要求较高项目的合同履行过程管理；需明确责任分工、风险预警及成果交付的项目场景。二、全流程操作指引（一）合同签订前：需求梳理与准备阶段明确项目需求与合同目标由项目负责人牵头，组织业务、法务、财务等相关部门梳理项目核心需求（如交付物标准、时间节点、质量要求、预算范围等），形成《项目需求说明书》，作为合同条款的基础依据。确定合同类型（如采购合同、服务合同、合作开发合同等），明确双方权利义务边界（如付款条件、违约责任、知识产权归属等）。合作方资质审查与资料收集通过官方渠道（如国家企业信用信息公示系统、行业资质平台）核查合作方营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、专项资质）、过往业绩及信用记录，保证合作方具备履约能力。收集合作方基础信息：名称、统一社会信用代码、法定代表人*、联系方式（仅保留姓名及职位，如“联系人：张经理”）、地址等，填写《合作方信息登记表》。合同初稿拟定与内部评审根据需求及合作方信息，参考标准合同模板拟定合同初稿，重点明确：合同标的、数量/质量标准、履行期限与地点、价款及支付方式、验收标准、违约责任、争议解决方式等核心条款。组织内部评审（业务、法务、财务、项目负责人），对条款完整性、合规性、风险点进行审核，形成《合同评审记录》，明确修改意见及最终定稿。（二）合同签订中：审核与签署阶段合同最终审核与用印管理法务部门对定稿合同进行最终法律审核，重点检查条款是否与《项目需求说明书》一致、是否存在法律漏洞（如模糊表述、免责条款不合理等），审核通过后出具《法律审核意见书》。按企业内部用印流程，由授权负责人在合同文本上加盖公章或合同专用章，保证“骑缝章”完整，避免单页换页风险。合同分发与信息归档签署完成后，将合同原件至少2份（甲乙双方各1份）进行编号登记，填写《合同台账》（见核心工具表格1），同步将扫描件分发至项目负责人、财务部门、法务部门及相关部门（如采购部、项目部），保证信息同步。签署日期、合同编号等信息需及时录入企业合同管理系统（如有），便于后续跟踪查询。（三）合同履行中：动态跟踪与过程管理制定合同履行计划与责任分工项目负责人根据合同约定，将履行内容拆解为具体节点（如“设计图纸提交”“材料进场”“阶段性验收”“最终交付”等），制定《合同履行计划表》，明确每个节点的“计划完成时间”“责任人”“交付成果标准”。召开启动会，向项目团队及合作方明确各节点要求、沟通机制（如例会时间、联系人*）及风险预案，保证责任到人。定期跟踪与记录履行情况项目团队按周/月对照《合同履行计划表》，跟踪合作方履约进度，填写《合同履行跟踪表》（见核心工具表格2），记录“实际完成时间”“交付成果质量”“存在问题”（如延迟原因、质量不达标项等），并附相关证明材料（如验收单、邮件截图等）。对延迟履行或质量不符合约定的情况，需在24小时内发出《履约提醒函》（模板可参考企业标准格式），明确整改要求及时限，并抄送法务部门备案。变更管理与争议处理履行过程中如需变更合同内容（如标的、数量、履行期限等），由合作方提出《合同变更申请》，说明变更原因、内容及影响，项目负责人组织评估变更对项目目标（预算、进度、质量）的影响，形成《变更评估报告》。经双方协商一致后，签订《合同补充协议》，明确变更条款及后续履约要求，补充协议与原合同具有同等效力，需同步更新《合同台账》及履行计划。出现争议时，优先通过友好协商解决；协商不成的，按合同约定的争议解决方式（如仲裁、诉讼）处理，法务部门全程参与，保留相关证据（如沟通记录、函件等）。（四）合同履行完成后：验收、归档与总结履约验收与成果确认按合同约定标准，组织项目负责人、业务部门、法务部门及合作方进行履约验收，填写《合同履约验收表》（见核心工具表格3），明确验收项目、结果（合格/不合格）、问题整改情况及验收结论。验收合格后，由双方授权代表签字确认，作为付款及后续结算的依据；验收不合格的，需在《验收表》中注明整改要求，合作方完成整改后重新验收。付款结算与资料归档财务部门根据合同约定及验收确认文件，办理付款手续，填写《合同付款审批表》，附发票、验收单等凭证，按财务流程审批后支付。项目结束后，由项目负责人牵头收集合同履行全过程的资料（包括合同文本、评审记录、变更协议、跟踪表、验收单、付款凭证等），整理成册，标注“合同编号+项目名称”，移交档案管理部门归档，电子版备份至企业服务器，保存期限不少于合同终止后5年。履约总结与经验复盘项目团队对本次合同履行过程进行复盘，分析履约中的风险点（如延迟原因、争议问题）、管理经验（如沟通机制有效性、风险预警及时性）及改进措施，形成《合同履约总结报告》，为后续项目合同管理提供参考。三、核心工具表格清单表1：合同台账合同编号合同名称签订日期甲方名称乙方名称合同金额（元）履行期限主要条款摘要（如标的、付款方式）负责人归档状态（已归档/未归档）备注表2：合同履行跟踪表合同编号履行节点计划完成时间实际完成时间责任人完成情况（正常/延迟/未完成）问题描述（如延迟原因、质量问题）整改措施后续计划证明材料（如验收单编号）表3：合同履约验收表合同编号项目名称验收日期验收地点验收项目合同约定标准实际完成情况验收结果（合格/不合格）问题整改情况验收结论甲方验收人*乙方验收人*表4：合同变更申请表合同编号原合同主要内容变更原因变更内容（如标的、数量、期限、金额等）变更后内容对项目的影响（预算/进度/质量）合作方意见甲方评估意见审批结果（同意/不同意）生效日期四、使用关键要点与风险提示信息同步与动态更新合同台账、履行跟踪表等工具需实时更新，保证项目负责人、财务、法务等部门信息一致，避免因信息滞后导致履约风险（如超期未付款引发违约）。责任分工明确化每个合同节点需指定唯一责任人，明确其职责（如跟踪进度、发起验收、处理争议等），避免责任不清导致推诿。跨部门项目需建立“牵头部门+配合部门”机制，保证协同高效。风险预警前置化对关键节点（如付款节点、交付节点）提前3-5个工作日提醒责任人，对延迟风险（如合作方进度滞后）及时启动预案（如增加沟通频率、调整资源），避免风险扩大。文档管理规范化合同履行过程中的所有书面材料（函件、协议、验收单等）需原件保存，重要沟通（如变更协商、争议处理）建议采用书面形式（邮件、盖章函件），避免口头约定导致举证困难。合规性审查贯穿始终合同条款需符合《民法典》《招标