乡镇档案管理信息化实施方案

乡镇档案管理信息化实施方案一、前言档案工作是乡镇行政管理和社会治理体系中的基础性工作，承载着乡镇发展的历史记忆，服务于当前决策与未来研究。随着信息技术的飞速发展和电子政务的深入推进，传统的档案管理模式在信息存储、检索利用、共享协同等方面已难以满足新时代乡镇工作的需求。为提升乡镇档案管理的规范化、科学化、智能化水平，充分发挥档案资源的历史凭证、参考借鉴和公共服务作用，特制定本乡镇档案管理信息化实施方案。本方案旨在系统规划、分步实施，稳步推进我镇档案管理数字化转型，为乡镇各项事业发展提供有力的信息支撑。二、指导思想与基本原则（一）指导思想以国家关于档案事业发展的方针政策为指引，紧密围绕乡镇党委政府中心工作，坚持以需求为导向，以应用促发展，以安全为保障。通过引入先进的信息技术与管理理念，对乡镇档案资源进行系统性的数字化转换、规范化整合和智能化管理，构建标准统一、资源共享、安全可靠、服务高效的档案信息化管理体系，全面提升档案工作服务乡镇治理能力现代化的水平。（二）基本原则1.统筹规划，分步实施：档案信息化建设是一项系统工程，需进行整体规划，明确阶段性目标和任务，根据乡镇实际情况和财力状况，有序推进，避免盲目投入和重复建设。2.需求牵引，应用主导：紧密结合乡镇日常办公、政务服务、民生保障等实际需求，以提升档案利用效率和服务质量为出发点和落脚点，确保信息化建设成果实用、管用、好用。3.标准规范，安全可控：严格遵循国家及行业档案信息化相关标准规范，确保档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性。建立健全安全管理制度和技术防护体系，保障档案信息万无一失。4.资源整合，共建共享：打破档案信息壁垒，推动不同部门、不同类型档案资源的整合与共享，逐步实现跨部门、跨层级的档案信息协同利用，提升档案资源的整体效益。5.经济适用，适度超前：在满足当前需求的前提下，充分考虑技术发展趋势和未来业务拓展，选择性价比高、扩展性好的技术方案和软硬件产品，避免频繁升级换代造成浪费。三、主要目标通过本方案的实施，力争在未来一定时期内，实现我镇档案管理信息化建设的以下目标：1.档案资源数字化：完成乡镇现存主要门类、重点领域档案的数字化加工与著录，建立起较为完整的乡镇数字档案资源库，实现纸质档案与电子档案的双轨制管理。2.管理系统智能化：部署一套功能完善、操作便捷、安全稳定的乡镇档案管理系统，实现档案的接收、整理、著录、保管、统计、利用、销毁等全流程电子化管理。3.共享利用便捷化：依托档案管理系统，构建乡镇内部档案信息共享平台，并根据权限逐步向相关部门和社会公众提供便捷的档案查询利用服务，提升档案公共服务能力。4.安全保障长效化：建立健全档案信息安全保障体系，包括制度规范、技术防护、应急处置等，确保档案信息在产生、传输、存储和利用过程中的安全。5.管理队伍专业化：培养一支既懂档案业务又掌握信息技术的复合型档案管理队伍，提升档案工作人员的信息化素养和操作技能。四、主要任务与实施步骤（一）准备阶段1.组织领导与工作机制建立：成立由乡镇主要领导牵头的档案信息化工作领导小组，明确各相关部门职责分工，形成主要领导亲自抓、分管领导具体抓、档案管理部门牵头落实、各部门协同配合的工作格局。定期召开工作会议，研究解决信息化建设中的重大问题。2.现状调研与需求分析：对本乡镇现有档案资源状况（包括数量、门类、载体形式、保管条件等）、档案管理流程、人员配备、信息化基础（硬件设备、网络环境、已有软件系统等）进行全面摸底调查。深入分析各部门及社会公众对档案信息的实际需求，明确信息化建设的重点和方向。3.制定详细实施方案与经费预算：在现状调研和需求分析的基础上，结合本方案总体要求，制定更为详尽的分阶段实施计划，明确各阶段的具体任务、时间节点、责任单位和责任人。同时，根据实施方案，科学测算所需经费，包括软硬件采购、数字化加工、系统开发与集成、人员培训、运行维护等，并积极争取纳入乡镇财政预算。4.标准规范学习与制定：组织档案管理人员学习国家和地方关于档案数字化、电子文件管理、档案管理系统建设等方面的标准规范。结合本乡镇实际，制定或细化档案分类方案、著录规则、数字化加工质量要求、数据格式标准、元数据规范等，确保信息化建设有章可循。（二）基础设施建设与资源数字化阶段1.硬件设备配置：根据需求分析结果，采购必要的硬件设备，如高性能服务器、存储设备（考虑容量和扩展性）、计算机、扫描仪（不同类型，满足不同载体档案扫描需求）、打印机、复印机、不间断电源（UPS）、网络交换机、防火墙等。同时，改善档案库房及操作间的环境条件，确保温湿度控制、防火、防盗、防虫等符合档案管理要求。2.网络环境优化：确保乡镇内部局域网稳定畅通，具备条件的可考虑接入政务外网或政务云平台，为档案信息共享和远程利用提供网络支撑。保障网络带宽和稳定性，满足档案数据传输和系统运行需求。3.档案管理系统选型与部署：综合考虑功能需求、易用性、安全性、性价比、vendor服务能力及与其他系统的兼容性等因素，通过调研、考察、比选等方式，选择合适的档案管理系统软件。组织专业人员进行系统部署、初始化配置和参数设定，确保系统符合本乡镇档案管理实际。4.存量档案数字化加工：按照先重要后一般、先易后难的原则，分批次对现存纸质档案、照片档案、录音录像档案等进行数字化加工。*纸质档案：主要包括扫描（彩色或黑白，根据档案价值和内容确定分辨率）、图像处理（去污、纠偏、裁剪等）、OCR文字识别（可选，提高全文检索效率）、著录标引（按照既定规则录入档案著录项）、数据质检、数据挂接、封装存储等环节。可根据实际情况选择自行加工或外包给有资质的专业机构。若外包，需加强过程监管和质量验收。*特殊载体档案：对照片、录音带、录像带等，需采用专业设备进行数字化转换和格式处理，确保信息完整留存。5.增量电子文件接收与管理：建立健全电子文件归档制度，明确各部门电子文件的形成、积累、整理、归档流程和要求。确保新产生的电子文件能够规范、及时地纳入档案管理系统进行统一管理。（三）系统应用与推广阶段1.系统操作培训：组织档案管理人员及各部门兼职档案员进行档案管理系统操作培训，使其熟练掌握系统的各项功能，包括档案著录、查询、借阅、归档、统计等。2.管理制度完善：结合档案管理系统的应用，修订或制定新的档案管理制度，如电子档案管理办法、档案信息安全保密制度、档案查询利用规定、档案数据备份与恢复制度等，以适应信息化管理的新要求。3.档案信息共享与利用：*内部共享：在乡镇内部局域网内，根据不同部门和人员的职责权限，开放相应的档案查询利用权限，实现档案信息的内部高效共享，减少重复劳动，提高工作效率。*对外服务：依托乡镇政务服务窗口或线上服务平台，在严格遵守保密规定和知识产权保护的前提下，逐步向社会公众提供档案查询利用服务，简化利用手续，提升服务体验。可考虑提供档案证明在线申请、查询结果推送等便捷服务。4.系统运行维护与优化：建立系统日常运行维护机制，及时处理系统故障，定期进行数据备份（至少包括本地备份和异地备份）、病毒查杀、系统补丁更新等工作。根据实际使用情况和新的需求，对系统功能进行持续优化和升级。（四）安全保障体系建设阶段1.技术安全防护：部署必要的安全防护技术措施，如防火墙、入侵检测/防御系统、防病毒软件、数据加密技术、访问控制技术、安全审计系统等，构建多层次的安全防护屏障。2.数据备份与灾难恢复：制定完善的数据备份策略，定期对档案数据进行全量备份和增量备份，并对备份数据进行妥善保管和定期检验。制定灾难恢复预案，确保在发生意外情况时能够快速恢复数据和系统运行。3.安全管理制度建设：明确档案信息安全管理责任，建立健全人员管理（如权限分配、密码管理、离岗离职处理）、设备管理、网络管理、数据管理等方面的安全管理制度和操作规程。4.安全意识教育与培训：定期组织档案管理人员进行信息安全和保密知识培训，提高安全防范意识和能力，杜绝因人为因素造成的安全隐患。五、保障措施（一）组织保障充分发挥档案信息化工作领导小组的统筹协调作用，定期研究解决工作推进中的困难和问题。各相关部门要高度重视，密切配合，将档案信息化工作纳入本部门重要议事日程，确保各项任务落到实处。（二）经费保障将档案信息化建设所需经费（包括硬件采购、软件购置与开发、数字化加工、系统集成、人员培训、运行维护等）纳入乡镇年度财政预算，并根据工作进展和实际需要，确保经费及时足额到位。同时，要加强经费管理，提高资金使用效益。（三）人才保障加强档案管理队伍建设，通过引进、培养、培训等多种方式，提升档案工作人员的专业素养和信息技术应用能力。鼓励档案人员参加各类档案信息化业务培训和交流活动，学习先进经验和技术。可以考虑聘请专业技术顾问，为档案信息化建设提供技术支持。（四）制度保障建立健全与档案信息化管理相适应的各项规章制度和工作规范，形成一套涵盖档案收集、整理、保管、利用、安全保密等各个环节的制度体系，为档案信息化工作的规范化、长效化开展提供制度保障。（五）监督检查与评估建立档案信息化工作监督检查和评估机制。领导小组定期对各阶段任务完成情况、经费使用情况、系统应用效果等进行检查和评估，及时发现问题，总结经验，确保档案信息化建设按照既定目标稳步推进，并取得实效。六、预期成效通过本方案的有效实施，预期我镇档案管理工作将实现以下显著成效：1.档案管理效率显著提升：档案的收集、整理、著录、查询等工作流程得到优化，人工操作大幅减少，管理效率得到质的飞跃。2.档案利用服务更加便捷高效：打破时空限制，档案信息的查询、借阅、传递更加快捷方便，能够更好地满足领导决策、部门工作和社会公众的需求。3.档案资源价值充分彰显：档案信息的共享共用，使得沉淀的档案资源得以活化利用，为乡镇经济社会发展提供更有力的历史借鉴和决策支持。4.档案安全保障能力全面增强：通过技