公司文件存档及归档管理制度

公司文件存档及归档管理制度一、总则（一）制度目的为规范公司各类文件的形成、收集、整理、归档与管理工作，保证文件资料的完整性、系统性和安全性，提高档案利用效率，防范法律风险与信息泄露，依据《中华人民共和国档案法》及公司内部管理要求，特制定本制度。（二）制度依据本制度依据国家《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）、《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）及公司《行政管理办法》《保密管理制度》等相关规定制定。二、制度适用范围与核心应用场景（一）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、各部门（含子公司、项目部）在经营管理活动中形成的各类纸质文件、电子文件及声像档案的管理。（二）核心应用场景日常业务文件管理：如合同、协议、招投标文件、客户资料、财务凭证等，需在业务完成后及时归档，保证业务可追溯。项目全周期档案管理：从项目立项、审批、实施到验收、结算各阶段文件，需按项目分类归档，保障项目资料完整性。行政与人事档案管理：包括会议纪要、公司发文、员工档案、培训记录等，需按年度与部门分类存储，便于日常查询与审计。电子档案专项管理：OA系统、业务系统的电子文件，需按规范进行归档备份，防止数据丢失或损坏。审计与合规支持：应对内外部审计、司法检查时，可快速调取对应档案资料，保证合规性要求。三、职责分工与管理架构（一）档案管理部门档案管理部是公司档案管理的归口部门，职责包括：制定和完善档案管理制度及操作流程；负责公司总部档案的接收、整理、保管、鉴定、销毁及利用服务；指导各部门、分支机构的档案管理工作，开展档案业务培训；监督档案管理制度的执行情况，组织档案安全检查。（二）各业务部门各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，职责包括：指定专人（兼职档案员*）负责本部门文件的形成、收集、初步整理及移交工作；保证归档文件的完整性、准确性及规范性，对文件质量负责；配合档案管理部门开展档案鉴定、销毁及利用工作。（三）信息技术部提供电子档案管理系统的技术支持，保证系统运行稳定；负责电子档案的存储备份、数据迁移及信息安全防护；定期对电子档案存储介质进行检测与维护。四、文件归档全流程操作规范（一）第一步：文件收集与整理操作主体：各部门兼职档案员*操作说明：文件收集范围：凡反映本部门工作活动、具有查考利用价值的各种形式文件材料，均需收集，包括但不限于：纸质文件：合同、请示、批复、会议纪要、报表、图纸、照片等；电子文件：OA流程文件、邮件往来、电子发票、设计图纸（CAD/PDF格式）、数据库导出数据等；特殊载体文件：录音带、录像带、光盘等，需标注内容说明及形成日期。整理要求：纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，对破损文件进行修补，按“一事一件”原则排序；电子文件：检查文件完整性，保证可正常打开，删除冗余版本（仅保留最终生效版本），按“部门-年份-文件类型”命名（示例：“市场部-2023-年度工作计划.pdf”）。常见问题处理：若文件缺失，需由原经办人*出具说明并部门负责人签字确认后，随归档文件一并提交；跨部门协作文件，由主办部门负责收集，协办部门提供复印件并注明“复印件与原件一致”及经办人签字。（二）第二步：文件分类与编号操作主体：档案管理部专职档案员*操作说明：分类标准：采用“年度-机构-问题”三级分类法，具体分类一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2023年”；二级分类（机构）：按部门或项目组划分，如“市场部”“项目部”；三级分类（问题）：按文件内容性质划分，如“综合类”“业务类”“财务类”等（详见表1《公司文件分类表》）。编号规则：档案编号由“年度-机构代码-问题代码-流水号”组成，示例：“2023-MKT-001-001”（2023年、市场部、综合类、第1件）。机构代码及问题代码由档案管理部统一编制（详见表1）。工具使用：档案管理系统支持自动分类编号，人工复核后确认入库。（三）第三步：文件编目与著录操作主体：档案管理部专职档案员*操作说明：著录项目：依据《档案著录规则》（DA/T18-1999），需著录以下核心信息：档案题名（文件标题，原文无标题需自拟并加“[]”）；文号（发文机关字号，如“公司办发〔2023〕5号”）；责任者（文件形成部门或个人，个人需注明职务）；形成日期（文件生效日期，格式：YYYY-MM-DD）；页数（纸质文件总页数，电子文件标注“共页”）；保管期限（依据表2《档案保管期限表》确定）；备注（如原件存放位置、复印件说明等）。著录工具：使用档案管理系统录入数据，保证信息准确无误，纸质文件需同时填写《档案归档清单》（见表3），电子文件需至系统对应分类目录。示例：档案题名文号责任者形成日期页数保管期限备注2023年度市场营销计划公司市发〔2023〕8号市场部*2023-01-151210年含附件3份（四）第四步：文件装订与封装操作主体：档案管理部专职档案员*操作说明：纸质文件装订：采用左侧装订，对齐文件边缘，使用无酸纸档案盒封装，每盒厚度不超过3cm；盒面标注“档案编号”“档案题名”“年度”“部门”“起止页码”“保管期限”等信息（详见表4《档案盒封面标签模板》）；盒内放置《档案备考表》，注明盒内文件数量、整理人、检查人及日期。电子文件封装：按分类编号建立文件夹，将电子文件与著录数据一并存放；使用专用存储介质（如企业级硬盘、光盘），每份介质粘贴标签，标注“档案编号-内容摘要-形成日期-密级”；电子档案需进行加密存储，密钥由档案管理部专人保管。（五）第五步：档案移交与入库操作主体：部门兼职档案员与档案管理部专职档案员操作说明：移交时间：各部门次月10日前完成上个月文件的归档移交；年度重要档案（如年度总结、审计报告）需在次年1月31日前完成移交。移交流程：移交方填写《档案移交清单》（见表5），一式两份，注明档案数量、编号、题名等信息；双方共同清点核对，确认无误后在清单上签字，各执一份；档案管理部接收后，在档案管理系统中更新档案状态，并移交入库。注意事项：档案交接需全程有记录，纸质清单需存档备查；未按规定移交档案的，部门负责人需向分管领导*说明情况，并限期整改。五、档案保管与利用规范（一）档案保管要求库房管理：档案库房需配备温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45%-60%），每日记录温湿度数据；库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品，配备消防器材（如二氧化碳灭火器），定期检查电路安全；纸质档案与电子档案分库存放，特殊载体档案（如照片、胶片）需使用防酸柜保存。定期检查：档案管理部每季度对库存档案进行一次清点，核对账物是否一致；对破损、字迹褪色的档案及时修复或复制，保证档案安全。（二）档案利用流程利用申请：公司内部员工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》（见表6），经部门负责人签字后提交档案管理部；查阅涉密档案（如未公开合同、财务数据），需经分管领导*审批。查阅要求：档案原则上不得带出档案库房，确需借出的，需填写《档案借阅登记表》（见表7），借阅期限不超过3个工作日；查阅人需爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，查阅后由档案管理人员检查无误方可归还；复制档案需经档案管理部同意，复印件加盖“档案证明章”方为有效。六、档案鉴定与销毁管理（一）档案鉴定鉴定组织：档案管理部每3年组织一次档案鉴定工作，成立鉴定小组，由分管领导*任组长，档案管理部、法务部、相关业务部门负责人为成员。鉴定标准：依据表2《档案保管期限表》，对到期档案进行价值鉴定，仍有保存价值的期限延长，无保存价值的列入销毁范围。（二）档案销毁销毁流程：鉴定小组编制《档案销毁清册》（见表8），列明销毁档案的编号、题名、形成日期、保管期限、数量等信息，经分管领导审批后，报总经理核准；销毁时需由两人以上监销，保证档案彻底销毁（纸质档案需碎纸处理，电子档案需低级格式化并物理销毁存储介质）；监销人在《档案销毁清册》上签字，销毁记录永久保存。注意事项：待销毁档案在销毁前需单独存放，严禁提前销毁或随意丢弃；涉及未结事项、法律纠纷的档案，需待事项处理完毕后方可销毁。七、电子档案专项管理（一）电子文件归档要求归档范围：包括但不限于OA系统审批文件、业务系统数据、电子发票、设计图纸、邮件往来等具有凭证价值的电子文件。归档格式：文本文件：PDF/A格式（长期保存）；图像文件：TIFF或JPEG格式（分辨率不低于300DPI）；视频文件：MP4或AVI格式（编码为H.264）；数据库文件：需导出为CSV或XML格式，并附带说明文件。（二）电子档案备份机制本地备份：每日17:00自动将电子档案备份至公司服务器，保留最近30天的增量备份；异地备份：每月将电子档案完整备份至异地灾备中心，保留最近12个月的备份；备份验证：每季度对备份数据进行恢复测试，保证备份数据完整可用。（三）电子档案安全防护访问控制：电子档案管理系统实行分级权限管理，用户需通过账号密码登录，关键操作（如删除、修改）需经二次授权；病毒防护：服务器安装杀毒软件，实时更新病毒库，定期对电子档案进行病毒查杀；操作审计：系统自动记录用户登录、文件访问、修改等操作日志，日志保存期限不少于5年。八、附则（一）责任追究对违反本制度规定，造成档案丢失、损坏、泄密等问题的，公司将视情节轻重对相关责任人进行处罚，包括但不限于通报批评、扣减绩效、解除劳动合同；构成犯罪的，依法追究法律责任。（二）制度解释与修订本制度由档案管理部负责解释，每年根据实际运行情况组织修订，修订后报总经理办公会审批发布。（三）生效日期本制度自2023年月日起施行，原《公司档案管理办法》（办发〔2020〕号）同时废止。九、工具表格清单及模板（一）表1：公司文件分类表一级分类（年度）二级分类（机构代码）机构名称三级分类（问题代码）问题类别说明2023年ADM行政部ZH综合类（请示、批复）MKT市场部YW业务类（合同、方案）FIN财务部CW财务类（凭证、报表）HR人力资源部RS人事类（档案、培训）（二）表2：档案保管期限表档案类别具体内容保管期限文书档案公司章程、股东会决议、年度工作计划、总结永久请示、批复、会议纪要、内部管理制度10年一般性通知、函件、工作简报5年业务档案采购合同、销售合同、服务协议合同终止后10年招投标文件、项目立项资料、验收报告项目结束后15年财务档案会计凭证、会计账簿、财务报告10年（其中原始凭证30年）人事档案员工录用、劳动合同、离职证明、奖惩记录员工离职后5年技术档案产品图纸、技术说明书、研发报告、专利文件产品淘汰后10年（三）表3：档案归档清单（年度：2023年部门：市场部）序号档案编号档案题名文号责任者形成日期页数保管期限备注12023-MKT度市场营销计划市发〔2023〕8号市场部*2023-01-151210年22023-MKT-002-001项目合作协议合〔2023〕15号市场部、客户方2023-03-202510年含附件………（四）表4：档案盒封面标签模板档案编号：2023-MKT-001-001档案题名：2023年度市场营销计划年度：2023年部门：市场部起止页码：1-12保管期限：10年整理人：档案管理员*检查人：档案管理部负责人*日期：2023-02-01（五）表5：档案移交清单移交部门移交人移交日期档案年度档案数量（卷/件）移交清单份数备注市场部*2023-02-052023年15一式两份含电子档案5件接收部门接收人接收日期监交人档案管理部*2023-02-05*（六）表6：档案查阅申请表申请人部门查阅日期查阅目的赵六*项目部2023-05-10项目结算审计档案编号档案题名查阅方式（□查阅□复制）复制份数2023-PRJ-003-001项目验收报告□复制2部门负责人意见档案管理部意见分管领导意见同意：钱七*同意：*同意：*（七）表7：档案借阅登记表借阅人部门借阅日期归还日期档案编号档案题名借阅原因孙八*法务部2023-05-122023-05-152023-FIN-005-