商业合同审查与修订工作指引

商业合同审查与修订工作指引一、指引适用范围与业务场景本指引适用于公司各类商业合同的审查与修订工作，涵盖但不限于以下场景：日常业务合同：采购合同、销售合同、服务合同、加工承揽合同等，用于规范双方权利义务，保障交易安全。合作类合同：战略合作协议、联营合同、合作开发合同等，用于明确合作模式、收益分配及风险承担。专项事务合同：保密协议、知识产权许可合同、劳动合同补充协议等，用于聚焦特定事项的约定与管理。争议解决相关文件：和解协议、调解协议等，用于处理合同履行中的纠纷，维护公司合法权益。二、合同审查与修订标准化操作流程（一）前期准备：明确审查目标与资料收集明确审查目的区分合同类型：判断是首次签订、续签还是补充协议，明确审查重点（如新合同侧重条款完整性，续签侧重履约情况变更）。确定审查层级：根据合同金额、风险等级（如高风险合同指标的额超1000万元或涉及核心业务），确定由法务专员、法务经理或外部律师审查。收集基础资料合同文本：获取对方提供的合同草案（如为我方起草，需同步附业务需求说明）。主体资质材料：对方营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书（如签约人为代理人）、相关行业资质证书（如特许经营许可证、ISO认证等）。业务背景资料：与合同相关的招投标文件、往来函件、会议纪要、技术规格书等，用于理解交易实质。（二）形式审查：合规性与完整性核验形式审查聚焦合同表面是否满足法定及公司内部管理要求，避免因“形式瑕疵”导致合同无效或无法履行。审查项目审查要点审查标准当事人信息1.合同主体名称是否与营业执照、资质证书一致；2.自然人姓名、身份证号是否准确；3.多方合同中当事人是否齐全。名称不一致的，需提供工商变更证明；代理人签约需附授权委托书（载明代理权限、期限）。合同基本要素1.是否包含当事人、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方法等核心条款；2.合同名称与内容是否匹配（如“销售合同”是否包含交付、验收条款）。缺少核心条款的，需补充完整；名称与内容不符的，需调整名称或补充相关条款。签署形式1.是否为书面合同（法律法规要求或当事人约定书面形式的）；2.签字/盖章是否清晰：企业需加盖公章或合同专用章（优先公章），法定代表人或授权代表签字；自然人需亲笔签字；3.合同份数是否满足双方及存档需求。单方面盖章的合同需注明“合同自双方盖章之日起生效”；骑缝章是否加盖（多页合同）。（三）实质审查：合法性、商业性与风险评估实质审查是核心环节，需结合法律法规、行业惯例及公司利益，评估合同条款的合法性、可操作性和潜在风险。1.合法性审查主体合法性：对方是否具备签约主体资格（如经营范围是否包含标的业务，是否属于特许经营行业，是否存在营业执照被吊销、注销等情形）。内容合法性：条款是否违反法律、行政法规的强制性规定（如《民法典》第153条“违背公序良俗的民事法律行为无效”），是否存在“霸王条款”（如“本公司对商品瑕疵不承担责任”）。程序合法性：法律法规要求审批/登记的合同（如不动产抵押合同需办理抵押登记），是否已履行相应程序。2.商业条款审查标的条款：标的名称、规格、型号、数量等描述是否清晰、唯一，避免歧义（如“质量要求”需明确为国标、行标还是具体参数）。价款与支付：价款金额、计价货币、支付方式（转账/承兑/票据）、支付时间（如“验收合格后30日内”）是否明确；是否约定定金（不超过主合同标的额20%）及违约金比例（一般不超过实际损失的30%）。履行条款：履行期限（如“202X年X月X日前交付”）是否合理；履行地点（如“交货地点：甲方仓库”）是否明确，涉及管辖权约定；履行方式（如“分批交付，每批数量及时间附清单”）是否可执行。质量与验收：质量标准是否具体（如“符合GB/T19001-2016标准”）；验收流程（如“收货后5个工作日内提出异议，逾期视为合格”）是否完整；验收不合格的处理方式（如“退货、换货或降价”）是否明确。权利义务：双方权利义务是否对等（如“甲方有权要求乙方提供质保，乙方有权要求甲方支付预付款”）；是否存在单方限制权利或加重义务的条款（如“乙方违约需承担违约金，甲方违约无需承担责任”）。3.风险条款审查违约责任：是否约定明确的违约情形（如“逾期交货”“质量不合格”）及违约责任（继续履行、赔偿损失、支付违约金）；违约金是否过高（超过实际损失30%可能被调减），是否约定“损失赔偿额的计算方法”。知识产权：是否明确合同涉及的知识产权归属（如“乙方提供的技术方案归甲方所有”）；是否约定侵权责任承担（如“因乙方技术侵权导致甲方损失的，乙方需全额赔偿”）。保密条款：保密范围是否明确（如“技术信息、经营信息、客户名单”）；保密期限是否合理（一般至合同终止后2-5年）；是否明确违约责任（如“泄露商业秘密需支付万元违约金”）。不可抗力：是否定义不可抗力范围（如“地震、战争、行为”）；是否约定通知义务（不可抗力发生后X日内书面通知对方）及免责情形（如“因不可抗力导致无法履约，双方可解除合同，互不担责”）。争议解决：是否约定争议解决方式（仲裁或诉讼），避免同时约定；仲裁机构是否明确（如“提交仲裁委员会仲裁”），诉讼管辖法院是否为“被告住所地”“合同履行地”“合同签订地”之一（或符合《民事诉讼法》专属管辖规定）。（四）修订阶段：条款优化与风险化解根据审查结果，对合同进行修订，原则是“合法合规、公平对等、明确具体、可执行”。修订方式文字修订：修正错别字、语法错误、表述歧义（如“尽量在X月X日前交付”改为“应于X月X日前交付”）。条款增补：缺失核心条款的，需补充（如补充“不可转让条款”“通知与送达条款”）。条款删除：违反法律或显失公平的条款，直接删除（如“乙方放弃对甲方所有违约行为的追索权”）。条款修改：不合理条款需调整（如将“甲方任意解除合同，无需赔偿”改为“甲方因自身原因解除合同，需向乙方支付合同总额10%的补偿金”）。修订说明对每处修改附“修订理由”，便于对方理解（示例）：原条款修订后条款修订理由“质量异议期为收货后7日内”“质量异议期为收货后15日内”7日过短，不利于全面检验，延长至15日更合理“争议解决由甲方所在地法院管辖”“争议解决由合同履行地法院管辖”履行地更贴近争议实际，便于诉讼高效开展（五）沟通确认：多轮协商与定稿内部沟通：审查人将修订后的合同及修订说明提交业务部门确认，保证修订内容不影响业务需求（如采购合同需确认交付时间调整是否影响生产计划）。外部沟通：通过邮件、函件或会议向对方发送修订意见，明确“需修改条款”及“可协商条款”，记录沟通内容（如“202X年X月X日，与对方联系人*沟通，对方同意延长质量异议期”）。最终确认：双方就所有修订条款达成一致后，形成定稿合同，保证文本内容与最终协商结果完全一致（避免“手写补充”或“涂改”，需重新打印签章）。（六）归档管理：留存记录与后续跟踪归档资料：合同定稿文本、审查记录表（含审查人*、审查日期、审查意见）、修订记录表、对方资质材料、沟通函件/会议纪要等。归档要求：电子档存入公司合同管理系统（标注合同编号、名称、签约方、日期），纸质档按“年度+合同类型”分类存放，保存期限不少于合同终止后5年。后续跟踪：合同履行过程中，业务部门需跟踪履约情况（如交付、验收、付款），发觉违约风险及时反馈法务部门，必要时启动争议解决程序。三、工具模板：审查清单与修订记录表单（一）商业合同审查清单表审查大类审查项目具体审查内容审查结果（√/×/△）备注（说明问题/修改建议）形式审查当事人信息1.名称与营业执照一致；2.代理人授权委托书完备；3.自然人身份信息准确。合同基本要素1.包含核心条款（标的、价款、履行、违约责任等）；2.合同名称与内容匹配。签署形式1.加盖公章/合同专用章；2.法定代表人/授权代表签字；3.骑缝章齐全（多页）。实质审查合法性1.主体资格有效；2.内容不违反法律强制性规定；3.履行法定程序（如审批/登记）。商业条款1.标的描述清晰；2.价款/支付明确；3.履行期限/地点/方式可执行；4.质量标准具体。风险条款1.违约责任对等；2.知识产权归属明确；3.保密范围合理；4.争议解决方式合法。其他特殊条款根据合同类型补充（如采购合同需查“质保期”，服务合同需查“验收标准”）。整体评估合同风险等级（低/中/高），是否需要补充协议或担保。风险等级：□低□中□高（二）合同修订记录表修订条款序号原条款内容修订后条款修订理由修订人日期对方确认情况（□同意□协商中□不同意）第3.2条“乙方应在合同签订后10日内交付货物”“乙方应在合同签订后15日内交付货物”10日交付周期过短，需协调生产排期*202X-X-X□协商中第5.1条“质量异议期为收货后5日内”“质量异议期为收货后10日内”5日不足以完成全面质量检测*202X-X-X□同意第8条“争议解决由甲方所在地法院专属管辖”“争议解决由被告住所地人民法院管辖”专属管辖需法律明确规定，调整为一般管辖*202X-X-X□同意四、关键风险提示与操作注意事项（一）法律合规风险主体资格风险：审查对方营业执照时，需注意“经营期限”“经营状态”（是否为“存续”“在营”），避免与吊销、注销的企业签约；涉及特殊行业（如食品、建筑），需核查对方是否具备相应资质（如食品生产许可证、建筑施工总承包资质）。条款无效风险：避免约定“法律、行政法规规定无效”的条款（如“造成对方人身损害的，不承担责任”“因故意或重大过失造成对方财产损失的，不承担责任”），此类条款即使约定也无效。管辖约定风险：诉讼管辖约定“由原告所在地法院管辖”或“由合同签订地法院管辖”可能被认定为无效（需与争议有实际联系），优先选择“被告住所地”“合同履行地”或“仲裁机构”。（二）商业操作风险条款模糊风险：避免使用“合理期限”“尽快”“原则上”等模糊表述，需明确具体时间、标准、流程（如“合理期限”改为“15个工作日内”）。权利不对等风险：警惕“单方解释权”“最终解释权”条款（如“本合同最终解释权归甲方所有”），此类条款可能因“排除对方主要权利”被认定无效；违约责任需对等，避免“只约束乙方，不约束甲方”。履约能力风险：对大额或长期合同，可要求对方提供担保（如保证、抵押），或通过“信用调查”（如查询裁判文书网、信用中国）评估对方履约能力。（三）流程管理风险审查时效风